Par : George Shaheen, consultant en vente & évangéliste de produits chez Innotas
Sur cette base solide, nous allons dresser un tableau de la situation actuelle. Mais avant de pouvoir le faire, comment définir la charge de travail actuelle ? Voici une équation simple pour focaliser notre pensée :
Charge de travail actuelle = (Travail de projet) + (Travail opérationnel)
Jetons un coup d'œil à chacune de ces pièces.
Travail de projet
Nous définissons le travail de projet comme un travail qui a un début et une fin spécifiques, avec un objectif défini et spécifique. Quelques exemples sont les projets de mise en œuvre d'applications, les projets d'amélioration des processus d'affaires ou les projets de mise à niveau des postes de travail d'entreprise. Nous devons comprendre la demande que ces projets font peser sur notre véritable capacité/approvisionnement.
Pour ce faire, nous avons besoin, au minimum, des informations suivantes pour chaque projet en cours et planifié (afin que nous puissions voir la demande dans le futur) :
- Titre du projet
- Chaque rôle dont le projet a besoin (par ex. chef de projet, analyste d'entreprise, etc.) : pour chaque rôle, nous avons besoin de la date de début, de la date de fin et de l'effectif/ETP ou du nombre d'heures nécessaires.
- Chaque ressource remplissant les rôles définis (par ex. Joe est le chef de projet, Jane est l'analyste commercial, etc.) : pour chaque ressource, nous avons besoin de la date de début, de la date de fin et de l'effectif/ETP ou du nombre d'heures affectées.
Innotas est livré en standard avec la capacité de capturer les données ci-dessus, ainsi que de nombreux autres attributs de projet (nous les aborderons dans la partie 3 de cette série). De plus, lorsque vous commencerez à mieux comprendre comment les ressources passent leur temps sur les projets, Innotas vous permettra de contourner les allocations afin de montrer comment différentes ressources passent plus de temps dans différents domaines du projet. Par exemple, un analyste commercial passera plus d'heures au début d'un projet qu'au milieu ou à la fin. Cela permet d'obtenir une image encore plus précise de la localisation des contraintes de ressources.
Travail opérationnel
Le deuxième ensemble de travaux que nous devons saisir est le travail d'exploitation. Nous définissons le travail opérationnel comme un travail continu non spécifique. C'est-à-dire qu'il n'y a pas de date de début ou de fin pour ce travail, et nous ne sommes pas trop concernés par ce que exactement nous faisons (réparer un téléphone, par exemple). Du point de vue de la gestion des ressources à un niveau plus élevé, nous sommes davantage préoccupés par le temps que nous consacrons à certains types de travail. Nous saisissons donc ce travail par catégories, les catégories étant ce qui est important pour votre organisation. Il peut s'agir, par exemple, du temps consacré au travail du service d'assistance, à une application spécifique ou au travail d'infrastructure.
Au minimum, nous avons besoin des informations suivantes :
- Titre de la catégorie (par ex. SAP, Infrastructure, Help Desk, etc)
- Chaque rôle que la catégorie exige (par ex. ingénieur réseau, technicien junior du service d'assistance, etc.) : pour chaque rôle, nous avons besoin de l'effectif/ETP ou du nombre d'heures nécessaires.
- Chaque ressource remplissant les rôles définis (par ex. Joe est l'ingénieur réseau, Jane est le technicien du service d'assistance, etc.) : pour chaque ressource, nous avons besoin de l'effectif/ETP ou du nombre d'heures affectées.
Innotas vous permet de définir ces catégories ou seaux de travail, d'y affecter les rôles et ressources appropriés et de définir le temps qu'ils y passeront. Lorsque vous commencez à vous améliorer, Innotas permet également de définir des sous-catégories de travail. Par exemple, vous souhaitez peut-être répartir le temps consacré à SAP en fonction des travaux de réparation ou d'amélioration.
Et maintenant ?
OK, nous avons donc capturé toutes ces merveilleuses données. Super. Mais c'est plutôt inutile si nous ne pouvons pas en rendre compte d'une manière qui ait du sens. Innotas fournit des écrans détaillés de capacité et de demande qui peuvent vous montrer comment vos ressources sont actuellement allouées du point de vue des ressources, des rôles et des projets pour n'importe quelle période, à n'importe quel niveau de granularité, pour n'importe quel ensemble de rôles, de ressources ou de projets.
Grâce à ces écrans, nous pouvons voir comment nous nous situons actuellement par rapport à notre capacité réelle, maintenant et à l'avenir, du point de vue des ressources, des rôles et des projets. Nous comprenons maintenant ce sur quoi nous travaillons à travers l'organisation. Ces rapports sont cependant assez statiques... alors comment jouer avec les données pour voir ce qui se passe si nous annulons un projet ? Ou changer la chronologie ? Ou un projet plus prioritaire se présente et nous devons le faire ? Que se passe-t-il si quelqu'un part en vacances ? Quels sont les projets sur lesquels cela a un impact ?
Pour les réponses à ces questions, vous devrez attendre la partie 3 de cette série où nous parlerons de l'optimisation, de l'alignement et de l'efficacité grâce à certaines fonctions puissantes d'Innotas.
Dans la partie 3 de cette série, nous allons explorer comment optimiser et aligner vos ressources.
Regardez notre webcast à la demande "L'approche intelligente de la gestion des ressources informatiques."
