Les semaines, les mois ou même les années au cours desquels un projet est planifié et exécuté constituent une mine de travail et de documentation, y compris les contrats, la planification, la communication, les livrables et les rapports. Lorsque vous arrivez à la fin du cycle de vie d'un projet, vous constaterez que plusieurs étapes supplémentaires sont nécessaires juste pour la clôture.
La phase de clôture d'un projet comprend la remise des livrables, l'archivage des documents, la clôture des contrats et le transfert des ressources vers de nouveaux projets. La phase de clôture de la gestion de projet est une partie nécessaire du cycle de vie du projet. Si cette phase n'est pas terminée, cela peut entraîner des problèmes en cours de route, par exemple si les livrables ne sont pas reçus par le client ou si des documents juridiques ne sont pas signés. Voici quelques bonnes pratiques pour les phases finales de la gestion de projet.
Transfert des livrables du projet
Transfert des produits livrables pour un projet pourrait inclure la remise des biens promis et de la documentation associée, ainsi que la fourniture de services convenus comme des démonstrations, des formations, etc. Vous voulez vous assurer que le client est satisfait de toutes les phases de la gestion du projet, y compris du produit final, et cela exige que vous respectiez tout ce qui a été promis dans le cadre du contrat. Le transfert des produits livrables peut en fait avoir lieu tout au long du cycle de vie du projet, en fonction des jalons et des conditions du contrat. Toutefois, avant que la clôture finale puisse avoir lieu, vous devez livrer tout ce dont le client a besoin pour aller de l'avant en utilisant le produit que vous avez promis.
Achèvement des contrats
La partie la plus importante de la phase de clôture de la gestion de projet est peut-être de faire en sorte que toutes les personnes impliquées signent l'achèvement des contrats . Cela signifie que toutes les personnes impliquées sont d'accord pour dire que tout le travail a été livré, que toutes les factures ont été payées, que tous les objectifs ont été atteints et que chaque partie est satisfaite de l'exécution du contrat. Si les contrats ne sont pas complétés et signés, cela pourrait ouvrir la porte à des poursuites judiciaires en aval, peut-être de la part de clients affirmant qu'ils n'étaient pas satisfaits ou qu'ils n'ont pas reçu tout ce qui leur avait été promis. Pour cette raison, un projet n'est pas complet tant que cette étape cruciale n'a pas été réalisée.
Analyse et archivage des projets
Cette partie de la phase de clôture de la gestion de projet peut ou non impliquer la contribution du client. L'analyse consiste à revisiter chacune des phases de gestion du projet pour déterminer comment le travail a progressé, ce qui a été fait correctement et les erreurs commises. Cela aide les chefs de projets et les équipes à rationaliser les processus, à réduire les gaspillages, à tirer des leçons des maladresses et à améliorer continuellement les performances. Vous pouvez également demander aux clients un retour sur le projet en général, ou sur des préoccupations spécifiques.
À partir de là, vous devez organiser toute la documentation de manière judicieuse, l'étiqueter de manière appropriée, fournir un bref aperçu du contenu et l'archiver, juste au cas où le projet devrait être revisité à une date ultérieure pour référence ou comme base pour de futurs projets avec un client.
Reprogrammer les ressources
Une fois que vous avez terminé la phase de fermeture, il est temps de réaffecter vos ressources. En d'autres termes, vous devez transférer les membres de l'équipe vers de nouveaux projets. Cela peut signifier déplacer des employés sur des projets existants ou redéfinir les priorités d'une équipe entière pour lancer un nouveau projet. D'une manière ou d'une autre, vous voulez vous assurer que les employés ne sont pas laissés à l'abandon une fois qu'un projet est terminé, et en utilisant les solutions de gestion de projet de Clarizen vous avez la visibilité et l'intégration dont vous avez besoin pour réaffecter les ressources de manière transparente.
