Entretien avec Maureen Carlson, responsable de l'étude
Questions que Jason pose à Maureen :
- Jason :Qu'avez-vous appris sur les caractéristiques et la composition des équipes qui doivent collaborer pour faire avancer les choses dans leur entreprise ?
Maureen: C'est intéressant, plus de 60% des personnes dirigent ou participent à des équipes de 6 à plus de 15 personnes, et un autre 12% collaborent avec jusqu'à 20 personnes sur des projets. Ces personnes ne sont pas nécessairement certifiées en gestion de projet, en fait, plus de 70% ne sont pas certifiées et plus d'un quart n'ont pas le titre officiel de "gestionnaire de projet" ; mais elles gèrent ou participent à des projets tous les jours pour produire du travail. Nous avons étiqueté ces personnes comme des chefs de projet "accidentels", ce que je pense pouvoir comprendre.
Dans leur grande majorité, ces collaborateurs sont également des équipes virtuelles ou élargies. La recherche a révélé que 70% de la collaboration sur les projets se fait à la fois avec l'interne et l'externe (entrepreneurs, consultants, agences et clients) au-delà du pare-feu ou en dehors de leur entreprise. Ces équipes travaillent de manière interfonctionnelle (38%) et plus d'un tiers sont dispersées géographiquement. C'est la preuve que les équipes modernes sont véritablement distribuées par nature et qu'elles sont au point de basculer vers un outil qui prend en charge un environnement dynamique et rapide.
- Quels sont, selon eux, les principaux obstacles à la collaboration sur les projets et quel est l'impact de ces défis sur eux et leur entreprise ?
Pour l'instant, la collaboration n'est pas facile. Il est souvent désorganisé, ce qui entraîne des délais manqués et des gains de productivité. En fait, 42% disent que le recours au courrier électronique est leur principal obstacle à la collaboration, suivi par le fait de rendre les informations sur le projet facilement accessibles à tous les membres (40%) ; et le fait de comprendre qui est disponible et qui est en surcharge (39%).
Le projet moderne d'aujourd'hui s'appuie fortement sur le courrier électronique pour partager des documents et pour comprendre l'état du projet. En fait, 73% des participants ont déclaré que l'e-mail est leur principal outil de collaboration, suivi par l'utilisation de feuilles de calcul (62%) et le téléphone (53%). Ces méthodes sont archaïques pour la tâche à accomplir. Ils n'offrent aucun moyen de répondre à leurs principaux besoins, qui incluent : Une communication active et continue pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde ; Voir l'avancement et le statut du travail, Partager les documents de manière efficace, Travailler avec des participants externes, Visibilité sur qui est disponible pour le prochain projet.
L'entreprise en souffre en termes d'inefficacité et de coups portés à la productivité. Les répondants américains ont déclaré qu'ils perdent 7 heures par semaine en raison des obstacles à la collaboration sur les projets. Cela s'additionne rapidement, faites le calcul et cela représente 350 heures par an ou deux mois complets ! De plus, ils risquent de ne pas atteindre les objectifs commerciaux et les délais (34%) qui peuvent avoir un impact commercial plus large.
- Vous avez dit qu'ils comptent sur le courrier électronique comme outil principal, mais qu'est-ce qu'ils pensent être vraiment important pour collaborer dans un environnement de travail moderne ?
La recherche montre que les équipes de projet qui ont besoin de collaborer essaient une variété d'outils (ex. Google Drive, disques en nuage, etc.) mais la majorité des cas signalés sont des solutions disparates et partielles. Les collaborateurs de projet ont déclaré que les éléments les plus importants pour la collaboration (pondérés de manière égale à environ 44%) sont le partage de documents (contrôle de version et itération), la planification et l'ordonnancement de projets (diagramme de Gantt ), la visualisation de la charge de travail, une solution de collaboration tout-en-un (pas d'outils séparés) et un tableau de bord pour suivre plusieurs projets.
Les résultats indiquent que chacune de ces tâches ou capacités en soi est intéressante, mais que l'intégration de la fonctionnalité dans une solution tout-en-un est la panacée. Les collaborateurs s'appuient actuellement sur une moyenne de 4.5 outils, ce qui peut freiner les gains d'efficacité potentiels.
Jason: Merci Maureen. Il semble que l'essentiel soit que les équipes d'aujourd'hui utilisent les mauvais outils de collaboration. Elle freine l'efficacité de l'équipe, crée de la frustration et conduit à la duplication des efforts. Il est temps pour les collaborateurs de projet et les chefs de projet accidentels de trouver l'harmonie dans un endroit où ils peuvent tous collaborer, compléter et suivre les tâches et visualiser le travail. Cet endroit est Projectplace.
Toutes les statistiques sont basées sur une enquête indépendante menée en Amérique du Nord auprès de 200 collaborateurs de projets commerciaux par Appleseed Partners et commandée par Planview.
