Bienvenue dans la série de blogs PMO Spotlight de Planview AdaptiveWork. Ces articles de type interview s'efforcent de mettre en valeur les différents professionnels de la gestion de projet. Leurs antécédents, stratégies, perspectives et expériences qui façonnent l'utilisation de notre produit. Cet article est consacré à Marcia Gipson, vice-présidente du Corporate Project Management Office chez SITA. Profitez-en !
Parlez-nous un peu de votre début de carrière et de la façon dont vous avez été initié à la gestion de projet.
J'ai un parcours professionnel unique qui a commencé comme coiffeuse, mais j'ai ensuite eu la grande chance de travailler pour Eastern Airlines lorsqu'ils ont ouvert un nouveau bureau des réservations à Boston, où je suis née & élevée. J'ai commencé dans la vente de réservations à Boston et j'ai déménagé à Miami pendant la grève des contrôleurs du trafic aérien au début des années 1980. Cela m'a conduit à une affectation spéciale dans la division de l'automatisation qui m'a préparé à une carrière dans l'informatique.
C'était les premiers jours de l'automatisation des agences de voyage et les opportunités étaient nombreuses. Au cours des années suivantes, j'ai exécuté une série de projets informatiques pour divers départements de la division Automatisation, ce qui est devenu un formidable terrain d'apprentissage tant dans le domaine des affaires que de l'informatique. Mon éducation est venue d'une sorte d'"école des coups durs". Il ne s'agit pas d'une éducation formelle mais d'une éducation construite à partir de l'expérience professionnelle grâce à des missions réussies et des projets complexes.
Par la suite, j'ai assumé la responsabilité des systèmes d'information de gestion et le DPI m'a demandé de créer une organisation de gestion de projet. À l'époque, nos activités couvraient l'Amérique du Nord et du Sud ainsi que le littoral du Pacifique. J'ai passé un peu plus d'un an à mettre en place un bureau de gestion de projet avec 16 chefs de projet.
J'ai toujours été étiqueté comme un "réparateur" tout au long de ma carrière. S'il y avait un quelconque problème d'entreprise ou de processus, une partie de l'entreprise ne fonctionnant pas de manière optimale, ils me sollicitaient pour le régler. C'est le cœur de la gestion de projet après tout... l'analyse, la planification, l'organisation et l'exécution pour obtenir des résultats.
Vous avez construit votre carrière dans le secteur des compagnies aériennes et du voyage. Qu'est-ce qui vous attire dans ce secteur ?
J'ai eu la chance de grandir à Boston et d'avoir l'opportunité de déménager dans une zone de banlieue comprenant de nombreuses nationalités. J'ai toujours été intriguée par la langue, la nourriture et les traditions de chaque nationalité.
Donc, aller travailler pour une compagnie aérienne était un rêve devenu réalité. Cela m'a donné l'occasion de voyager davantage et de nourrir ma curiosité naturelle. J'aime l'excitation qui accompagne l'esprit d'aventure, et le sentiment d'anticipation lorsqu'on vit l'inconnu. Il y a aussi une aura de mystère et de magie autour du fait de monter dans un avion, puis en 8 ou plus d'heures vous êtes sur un autre continent entièrement !
Plus je voyageais dans des endroits nouveaux et lointains, plus je réalisais à quel point nous sommes tous semblables en tant qu'humains. C'est fascinant pour moi de rencontrer de nouvelles personnes et de découvrir leur culture, leur politique, leur mode de vie et leur quête du bonheur. Bien que mes expériences personnelles puissent être différentes, en fin de compte, j'ai constaté que nous sommes plus semblables que différents. Que le monde est en fait, un endroit beaucoup plus petit qu'il n'y paraît.
C'est donc passionnant pour moi de faire partie de cette industrie qui a contribué à façonner la vie moderne et à changer la façon dont les humains pensent à leur place dans ce monde. L'invention de l'avion et la prolifération des voyages en avion ont ouvert des frontières auparavant fermées et ont connecté le monde comme jamais. C'est en partie ce qui me permet de rester enthousiaste dans mon travail de jour.
Dans votre parcours professionnel, je vois un mélange de gestion de projet, de ventes et d'opérations. Votre expérience dans la vente vous a-t-elle aidé dans votre travail en gestion de projet ?
Je pense que cela m'a aidé à commencer dans les ventes et à diriger des fonctions opérationnelles au début de ma carrière. Le fait d'être l'utilisateur final des systèmes m'a donné une perspective unique. J'ai adoré être dans la vente, même si, franchement, ce n'était pas naturel pour moi. J'ai dû travailler beaucoup plus dur pour réussir, alors qu'être dans l'informatique semblait beaucoup plus facile. Le temps que j'ai passé dans la vente m'a donné une perspective importante sur les défis auxquels les organisations de vente sont confrontées quotidiennement. Cela m'a permis de livrer ce qu'ils vendent, et ils peuvent ensuite vendre ce que je livre. Tout est lié.
Le point commun est certainement le client. En tant qu'organisation, nous construisons et exécutons tous un cycle de vie du client, chaque équipe contribuant à ce cycle à sa manière. Je crois fermement qu'il ne faut qu'environ 5 minutes pour perdre un client et qu'il faut environ 5 ans pour le regagner si vous avez un peu de chance. Je souscris également à l'idée que le client a toujours raison, même quand il n'a pas raison !
Ainsi, au lieu de dire "non", les organisations doivent proposer des solutions alternatives, ce qui nous ramène à la gestion de projet. Dans ce secteur d'activité, vous n'avez pas le luxe de dire "nous ne ferons tout simplement plus ça". Si les choses sont difficiles, les PMO doivent toujours trouver une solution d'une manière ou d'une autre... avoir une mentalité orientée vers les solutions m'a bien servi tout au long de ma carrière.
Lorsque vous ne travaillez pas, qu'aimez-vous faire pendant votre temps libre ?
Eh bien, ce n'est pas une surprise, mais j'adore voyager et découvrir le monde. L'année dernière, il a été difficile d'avoir les pieds sur terre. Je passe une grande partie de mon temps libre à l'extérieur, ce qui signifie dernièrement être dans le jardin. J'ai un jardin d'herbes aromatiques que j'ai entretenu, et j'ai fait de la pâtisserie et de la cuisine.
Le jardinage correspond tout à fait à ma personnalité. Il a cet aspect organisationnel de la planification &. Mais la pâtisserie & la cuisine sont un type de satisfaction différent parce qu'elles procurent une gratification plus instantanée et qu'il s'agit de travailler avec mes mains plus qu'avec ma tête. Je peux commencer et terminer un projet dans la même journée et profiter immédiatement des résultats. Mon travail de jour n'est PAS du tout comme ça. Nos projets peuvent prendre des mois avant que vous ne voyiez les résultats tangibles, alors c'est bien d'avoir des passe-temps différents en dehors du travail.
Pendant les fêtes de fin d'année, j'ai préparé beaucoup de conserves et de biscuits italiens pour ma famille et mes amis. Quand tout sera terminé, j'aurai fait environ 50 douzaine de biscuits, dont mes préférés - les pizzellas.
J'ai également eu le plaisir de rencontrer mon premier petit-fils cette année. J'ai donc été un peu occupé par ces nouvelles et passionnantes responsabilités, mais pas autant que je l'aurais souhaité. Il y a eu quelques projets d'amélioration de la maison, notamment la transformation d'un grand placard sous mon escalier en salle de jeux pour mon petit-fils.
Parlez-nous de votre parcours chez SITA, en gravissant les échelons jusqu'au poste de vice-président.
En 2000, j'avais déménagé de Miami à Atlanta pour travailler pour SITA. J'ai reçu un appel d'un chasseur de têtes pour un poste de directeur des ventes. J'avais parlé à un collègue de travailler chez SITA, et ils étaient un peu surpris parce qu'à l'époque, il n'y avait pas beaucoup de femmes à des postes de direction. Ce n'était pas rare dans l'industrie, ni dans l'espace informatique.
À l'origine, on m'avait demandé d'occuper un poste de direction des ventes, mais lorsque j'ai rejoint l'entreprise, elle subissait une vaste réorganisation. Ainsi, lorsque tout s'est calmé environ 6 mois plus tard, j'ai rejoint la Division Voyageurs pour diriger les équipes de développement, de gestion de projet et d'exploitation. Cela a commencé par une mission de 90 jour qui s'est transformée en 4 ans.
Au cours de mon mandat, nous avons été à l'origine de nombreux changements importants dans le modèle opérationnel. Au sein de l'équipe, il y avait peu d'alignement des priorités. Nous nous sommes immédiatement concentrés sur l'établissement et l'alignement des priorités, l'ouverture des canaux de communication dans toute l'organisation et l'amélioration des performances. Tout le monde avance dans la même direction.
Au cours des années suivantes, j'ai évolué vers le groupe commercial, en dirigeant une équipe d'opérations de services chargée de gérer les réseaux de données internationaux pour les compagnies aériennes clientes de SITA en Amérique. Cette équipe a ensuite été consolidée avec le groupe des opérations aéroportuaires et j'ai été invité à diriger l'équipe combinée. J'ai dirigé ces groupes pendant plus de dix ans et, en 2017, notre nouveau PDG m'a demandé de mettre en place un PMO au sein de SITA. J'ai été ravi d'accepter le poste et nous y voilà !
Quelle est votre approche/stratégie chez SITA pour construire une équipe de Services centrée sur le client ?
Il ne s'agit pas seulement de mon approche, mais aussi de l'approche d'entreprise de SITA transmise par notre PDG. Chaque réunion interne devrait comporter une chaise vide représentant le client. Ce n'est pas vraiment une compétence que vous pouvez enseigner, mais un état d'esprit que vous pouvez contribuer à inculquer en tant que leader. Ce genre de choses nous aide à garder le véritable objectif à l'esprit ; cela oriente notre travail autour d'un but commun.
Une autre tactique consistait à effectuer une évaluation de notre niveau de maturité en matière de gestion de projet. Notre point de départ était le niveau 1... complètement réactif et des pompiers partout. Bien qu'elle ait été quelque peu efficace, elle était loin d'être optimale et a consommé une quantité énorme d'efforts et d'énergie de nos équipes.
Grâce en partie à des systèmes tels que Planview AdaptiveWork, nous sommes solidement installés au niveau 3 et nous nous dirigeons vers le niveau 4. En réduisant le nombre de bases de données et de systèmes utilisés par différents départements sur une seule plateforme PPM, nous avons fait un énorme pas en avant. Il a également permis de mieux comprendre les problèmes communs à toute l'entreprise dans la manière dont nous gérons nos projets. Cela a conduit à des projets d'amélioration des processus qui, en fin de compte, rationalisent la façon dont nous abordons nos activités de mise en œuvre technique et de transition.
En tant que PMO, nous ne sommes pas directement en contact avec le client, mais notre travail a un impact sur la façon dont les équipes en contact avec le client chez SITA font leur travail. Nous collaborons donc avec la communauté de gestion de projet, notamment ceux qui sont confrontés au client. Par conséquent, chacune de nos initiatives se déroule en consultation avec ceux qui sont en contact avec les clients. Cette approche collaborative a permis de construire un PMO centré sur le client.
Je l'ai déjà mentionné, mais ce qui a contribué à maintenir le client au centre de notre travail, &, c'est que nous essayons de ne pas nous contenter de régler les symptômes d'un problème, mais d'identifier la cause profonde du problème, &. Cela relie directement le PMO aux besoins du client et, en fin de compte, cela aide l'organisation à fonctionner plus harmonieusement.
Quelles sont vos priorités à l'aube de 2021 ? Comment mesurez-vous le succès de ces priorités ?
We have quite a bit of work lined up in 2021. I would say there are three key things we’re looking to accomplish. We’re in the process of deploying a time reporting mechanism throughout the entire company. While that isn’t necessarily in my wheelhouse, it is a predecessor to resource management, so I took it on. We have an aggressive plan to have 50 % of the org using it before the end of January, and the rest to be using it by the middle of the year. So far, we are on track.
Le deuxième élément est la conception et la mise en œuvre de nos pratiques d'entreprise pour l'intégration des systèmes. Aujourd'hui, tout arrive dans notre tuyau de vente de la même manière, qu'il s'agisse d'une vente directe de produit ou autre. Nous essayons d'améliorer la manière dont nous définissons les exigences des clients pour ces intégrations, afin de pouvoir les définir correctement et de répondre à ces attentes dans le respect du budget. Nous avons développé un manuel de processus qui est tout chaud sorti de la presse et prêt à être utilisé. Les prochaines étapes comprennent la mise en œuvre des processus de soutien et la formation de nos employés.
Le troisième Big Rock sur notre plateau en 2021 est la mise en œuvre d'un module de gestion financière pour la communauté de gestion de projet. Cela permettra d'automatiser nos budgets de revenus et de coûts, nos réalisations et nos prévisions pour tous les projets. Aujourd'hui, nous gérons cela à plusieurs mains manuellement, il s'agit donc d'une initiative de changement majeur.
Notre équipe de direction estime, et je suis d'accord, que les données sont le produit ultime qui nous permet d'améliorer et d'optimiser nos performances commerciales. Nous devons augmenter la qualité & le volume des données que nous fournissons en assurant une source unique de données dans toute l'entreprise. Nous nous efforçons de fournir une clarté commerciale et, de mon point de vue, vous ne pouvez pas y parvenir sans accroître les connaissances et les informations et, en fin de compte, l'adoption par les utilisateurs.
Quelle est votre fonctionnalité préférée de Planview AdaptiveWork ? Pourquoi ?
Ceci est lié à l'objectif de notre département de consolider les flux de données. Le fait que nous ayons des équipes à travers SITA qui utilisent un seul système pour exécuter et mesurer leur travail signifie tout. L'équipe de direction a ensuite accès à la vue du portefeuille qui est très puissante.
Nous venons de mettre en œuvre les pratiques de risques et de jalons dans Planview AdaptiveWork. Désormais, les chefs de projet et les directeurs de portefeuille disposent des données dont ils ont besoin en un seul endroit pour rester sur la bonne voie. En 2021, nous établirons une base de référence pour nos performances en matière de jalons afin de renforcer notre capacité à générer des revenus comme prévu.
Planview AdaptiveWork nous a aidé à fournir un ensemble cohérent de pratiques, ce qui a favorisé l'adoption et les contrôles nécessaires. Sans l'adoption par les utilisateurs, nous n'obtenons pas les données dont nous avons besoin. Il est donc également crucial de disposer d'un outil largement utilisé.
Quels sont les influenceurs que vous suivez, qui vous inspirent ?
Warren Buffet
L'une des personnes que je suis depuis longtemps est Warren Buffet. C'est évidemment l'un des hommes les plus riches du monde, mais ce que j'admire chez lui, c'est son pragmatisme. Je suis sûr qu'il possède plus que 1 maison, mais il possède et vit toujours dans la même maison qu'il a achetée en 1982, et il a déclaré qu'il ne laissera pas sa fortune à ses enfants. Il les pousse à trouver leur propre voie dans la vie et à réussir. Maintenant, ils auront toujours l'avantage de l'éducation et de la richesse dès le départ, mais c'est ce genre de choses terre à terre que j'aime chez lui.
J'aime aussi son attitude vis-à-vis des impôts. Il estime que lorsque vous gagnez le genre de richesse qu'il possède, vous devez rendre la pareille et payer votre juste part d'impôts.
MacKenzie Scott
Un autre exemple en est MacKenzie Scott, l'ex-femme de Jeff Bezos. Elle est aujourd'hui la deuxième femme la plus riche du monde, mais elle a signé un pacte selon lequel elle fera don de la plus grande partie de cette fortune à des organismes sans but lucratif tout au long de sa vie.
Sharyl Sandberg
Plus récemment, j'ai commencé à suivre Sharyl Sandberg et j'adore ce qu'elle a fait pour inspirer les jeunes filles et les femmes. Ce n'est pas un chemin facile pour les femmes, je crois que c'est encore un monde d'hommes et que nous devons travailler plus dur, livrer plus et livrer avec une meilleure qualité afin d'être (peut-être) considérées comme égales. Sharyl cherche à changer cela pour la prochaine génération.
Quels sont vos villes ou pays préférés à visiter ?
L'Asie au sens large
J'aime absolument visiter l'Asie, tout simplement. Lorsque je prendrai ma retraite, j'aimerais passer une bonne partie de mon temps, au moins 3 mois, en tournée. J'adorerais retourner au Vietnam, par exemple, et j'ai été à Pékin et à Bangkok de nombreuses fois, mais il y a encore tellement de choses à voir là-bas.
Palerme, Italie
J'aime aussi les villes européennes comme Prague, mais si je devais choisir une seule ville d'Europe où retourner, ce serait Palerme. Il est vraiment à part dans mon esprit. C'est tellement ancien ! La Sicile possède plus de ruines grecques que n'importe quel endroit à part la Grèce. C'est cette fusion de personnes, de culture et a une nourriture merveilleuse. Étant une île de la Méditerranée, elle bénéficie de nombreuses influences culturelles différentes tout au long de son histoire. Sans parler du caractère pittoresque des paysages... terres agricoles, vignobles, plages et le mont Etna qui plane toujours en arrière-plan.
Boston
Bien que j'aie voyagé dans le monde entier, je place toujours ma ville natale de Boston, MA, sur ma liste de villes à visiter. Je vis à Atlanta maintenant, donc je suis plus un touriste qu'un local. Mais j'adore les gens là-bas, je me sens comme à la maison chaque fois que j'y vais. La nourriture est fantastique, et parce que c'est juste sur l'océan, vous pouvez obtenir des fruits de mer si frais, et personne ne fait des palourdes frites comme Boston.
Avez-vous un conseil #1 à partager avec nous en tant que voyageur professionnel ?
Oh oui ! Si vous enregistrez votre bagage principal, prenez toujours un bagage à main. Votre bagage à main doit toujours contenir vos articles de toilette, un pyjama et des vêtements de rechange. De cette façon, si le sac enregistré se perd, vous aurez quelque chose à porter et vous pourrez survivre quelques jours sans avoir besoin de faire du shopping. J'ai appris à la dure. C'est une astuce facile à réaliser aussi, elle ne nécessite pas de listes fantaisistes ou d'adhésion à un club d'entreprise, il suffit d'être préparé et de s'épargner le mal de tête.
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