Cela arrive tout le temps : vous travaillez sur un projet et on vous demande d'en prendre un autre, puis un autre et encore un autre. La perspective de la gestion de plusieurs projets peut être intimidante et remplir d'effroi même les chefs de projet les plus expérimentés. Quelle que soit la probabilité de faire des erreurs en gérant un seul projet, celle-ci est amplifiée avec chaque nouveau projet que vous prenez en charge.
Nous examinons ici quelques-unes des erreurs les plus courantes et ce que vous pouvez faire pour les éviter :
Essayer de tout micromanager
La clé pour savoir comment gérer plusieurs projets est de comprendre que vous ne pouvez pas tout faire par vous-même. Si vous vous surprenez à envoyer constamment des e-mails aux membres de votre équipe pour prendre de leurs nouvelles ou à regarder par-dessus votre épaule pour voir comment se déroule le travail, vous avez probablement un problème de contrôle.
SOLUTION: Déléguez le travail et fixez des points de repère pour les rapports, tout en encourageant les membres de l'équipe à venir vous voir immédiatement si un problème survient. En apprenant à déléguer le travail et à donner des responsabilités aux autres, vous vous libérez l'esprit et vous vous accordez plus de temps. Faites confiance à ceux qui vous entourent pour remplir leur rôle et arrêtez de vous préoccuper autant de ce qu'ils font à chaque minute de la journée.
Séparation des plans de projet
En ne fusionnant pas vos plans et vos informations, vous finirez par rebondir, physiquement et mentalement, entre différents formats, objectifs et dates. Le résultat est que, tout en gérant plusieurs projets, votre esprit essaiera de fusionner ces choses pour vous et finira par s'embrouiller ou par oublier des éléments de votre agenda.
Solution : Allégez la pression en utilisant l'un des nombreux excellents outils de gestion de projet existants qui peuvent intégrer facilement différents calendriers.
Mauvaise communication
Cela peut être dû à la pression du temps ou au fait de ne pas avoir un calendrier de rapports et de réunions clair établi dès le départ, mais une mauvaise communication entraînera inévitablement des malentendus et des objectifs retardés. La gestion de plusieurs projets peut être suffisamment difficile sans que les différentes parties ne sachent pas ce que fait l'autre.
SOLUTION: Vous devez avoir une communication forte et régulière appropriée avec votre équipe et les autres parties prenantes. Établissez un plan clair pour les réunions et les briefings. Vous pouvez également utiliser des outils de communication en ligne, comme le logiciel de collaboration d'équipe Clarizen.
Attentes déraisonnables
Tout le monde doit connaître ses limites, pour paraphraser Clint Eastwood dans Dirty Harry. Se pousser soi-même et son équipe pour assurer une efficacité maximale est bénéfique et fait partie du rôle d'un chef de projet. Cependant, en attendre trop peut conduire à des délais déraisonnables, à des relations tendues et éventuellement à l'échec du projet. Ceci est particulièrement vrai pour la gestion de plusieurs projets.
SOLUTION: Identifiez clairement vos ressources et vos capacités dès le début. Les gens peuvent être coupables de sous-estimer le temps que prendra quelque chose ou la difficulté d'atteindre un objectif. Comprendre comment gérer plusieurs projets, c'est reconnaître les forces et les faiblesses de votre équipe, l'ampleur de la tâche à accomplir et l'impact des facteurs externes sur l'obtention des résultats. Soyez ouvert et clair avec vous-même et les autres parties prenantes, vous en bénéficierez au fur et à mesure de l'avancement des projets.
Il est possible de gérer plusieurs projets avec succès grâce à une planification et des processus adéquats. Évitez le stress et les pièges liés à la réalisation simultanée de différents objectifs en étant conscient des endroits où les problèmes peuvent survenir. Si vous trouvez que les choses vous accaparent toujours et affectent la productivité, consultez d'autres conseils sur le multitâche que nous avons écrits sur.
