Ces dernières années, les bureaux de gestion de projet (PMO) ont eu leur part de mauvaise presse en interne.
De nombreux employés considèrent les BGP avec dédain, les considérant comme une charge inutile. Pour eux, le PMO semble se limiter à créer un nombre infini de diaporamas parlant de stratégie commerciale et décrivant les étapes que l'entreprise suivra pour atteindre ses objectifs. Le but, semble-t-il, s'arrête là.
C'est pourquoi un nombre croissant d'entreprises ne font plus référence aux PMO en tant que tels. Parmi les marques de substitution qui ont vu le jour ces dernières années, citons le le bureau de transformation des affaires et le bureau de planification stratégique.
Pourquoi les PMO ont mauvaise réputation
Les BGP ont tendance à avoir mauvaise réputation parce qu'ils fournissent un soutien quelque peu intangible à l'organisation. Pour de nombreux dirigeants, les PMOs absorbent une bonne partie du temps et du budget, et il leur faut beaucoup trop de temps pour commencer à apporter une véritable valeur ajoutée.
Au-delà de cela, un certain nombre d'autres problèmes perçus ternissent la réputation de nombreux PMO. Examinons brièvement six d'entre elles.
1. Un processus trop lourd
Il n'est pas rare que les PMO exigent que chaque projet - même les plus simples - suive un plan précis et produise des rapports volumineux, même lorsque ni l'un ni l'autre n'est vraiment nécessaire à la réussite. Dans de nombreux cas, le non-respect de ces directives pourrait faire dérailler un projet dès le départ ou, au moins, obliger les parties prenantes à soumettre des documents justificatifs supplémentaires.
2. Aucun lien avec la stratégie
Souvent, il est apparemment impossible de découvrir un lien entre les actions du PMO et la stratégie globale de l'entreprise. C'est pourquoi de plus en plus d'organisations transforment leurs PMO en départements de leadership stratégique qui articulent clairement les objectifs de l'entreprise afin que tous les employés sachent ce que l'on attend d'eux et pourquoi.
3. Outils inadéquats
Si une organisation choisit le mauvais outil et que cela complique les choses - ou même si l'organisation choisit le bon outil et que celui-ci ne parvient pas à être adopté par l'ensemble de l'organisation parce qu'il n'est pas bien vendu en interne - le PMO peut être considéré comme un ennemi et moins comme un ami.
4. Un dirigeant qui fait de la langue de bois plutôt que du leadership
Un chef de PMO est plus qu'un gestionnaire de projet glorifié. Sans le bon leader à la tête du PMO, l'unité ne parviendra presque certainement pas à atteindre son plein potentiel et sera plutôt considérée comme une couche supplémentaire de bureaucratie.
5. Une culture résistante au changement
De nombreux employés sont figés dans leurs habitudes. Ce n'est pas un secret. Lorsque les cultures résistent au changement et que la direction ne parvient pas à vendre un PMO en interne, l'adoption sera freinée.
6. Manque de visibilité sur l'ensemble du périmètre d'inclusion défini
Les BGP qui ne fournissent pas une visibilité descendante sur les projets qu'ils facilitent se rendent un mauvais service. Comment pouvez-vous espérer que les membres de l'équipe adhèrent à la promesse d'un PMO s'ils sont laissés dans l'ignorance ?
Maintenant que vous connaissez quelques-unes des principales raisons pour lesquelles le terme "PMO" s'est transformé en une sorte de gros mot ces dernières années, intéressons-nous à la façon dont les logiciels peuvent aider les PMO à se refaire une image - en devenant une composante essentielle de l'organisation.
Comment les logiciels peuvent aider les BGP à réaliser leur plein potentiel
La bonne nouvelle est qu'en investissant dans les bonnes solutions logicielles, les PMO peuvent éviter ces obstacles et s'imposer comme une partie utile et essentielle de l'organisation.
Par exemple, Daptiv PPM permet aux PMO de gérer et de surveiller plusieurs types de travaux grâce à des espaces de travail de projet adaptables, tout en connectant toutes les données PPM en une seule source de vérité. Avec Daptiv, vous pouvez adapter et faire évoluer vos processus PPM grâce à la flexibilité et à la configurabilité intégrées de l'outil.
Examinons quelques-unes des façons dont Daptiv aide les PMO à surmonter les défis qui freinent certains de leurs homologues.
1. Aligner la stratégie sur l'exécution
Avec une meilleure connaissance de votre portefeuille, il est plus facile de sélectionner les idées de projets en fonction de leur alignement sur votre stratégie commerciale et de l'impact qu'ils auront sur vos opérations. Daptiv vous donne une vue complète des ressources de votre entreprise et la personnalisation nécessaire pour construire un portefeuille qui s'aligne sur vos objectifs et vous aide à les atteindre.
2. Voir tous les types de travaux en un seul endroit
À l'ère des équipes distribuées, des solutions SaaS et des silos de données, il est plus difficile que jamais pour l'organisation moyenne d'obtenir une visibilité approfondie de toutes ses données et de tous les projets en cours en même temps. Avec le bon outil en place, votre équipe obtient une visibilité complète sur chaque projet que votre PMO gère, ce qui permet de s'assurer encore plus facilement que les ressources sont allouées efficacement et que les projets sont correctement priorisés.
3. Opérer avec agilité
Dans le monde du PMO, l'agilité est plus importante que jamais. Avec un outil comme Daptiv qui alimente votre PMO, De devenir ag ag ag agile est plus facile que l'on pourrait le penser. Les équipes sont habilitées à trouver les informations dont elles ont besoin et sont positionnées pour répondre aux changements dès qu'ils surviennent. Cela permet à votre équipe d'évoluer et d'adapter ses processus PPM pour obtenir les résultats que vous recherchez.
Votre PMO est-il aussi productif et bien perçu qu'il devrait l'être ?
Si ce n'est pas le cas, il est peut-être temps de réfléchir à la manière dont les solutions logicielles tactiques peuvent aider votre entreprise à commencer à considérer votre PMO sous un angle positif. Pour en savoir plus sur la façon dont les logiciels peuvent transformer votre PMO, regardez ça.
