Les courriels, dans leur durée de vie relativement courte, sont devenus la méthode de communication la plus importante sur de nombreux lieux de travail, plus encore que la méthode originale, à savoir parler à quelqu'un. Non seulement ils dominent la communication, mais ils constituent également l'une des plus grandes actions de travail que de nombreuses personnes effectuent dans leur journée. Les résultats d'une enquête menée par McKinsey and Company, montrent que l'employé de bureau moyen passe près de 30% de sa semaine de travail à lire et à répondre à des e-mails.
Quelle que soit la nécessité de ces e-mails, on ne peut nier que c'est une quantité énorme de temps à consacrer à une tâche qui n'est même pas l'objectif principal de son rôle. Pour les chefs de projet, pour lesquels la communication est en fait l'une des principales caractéristiques de leur poste, la gestion des e-mails devient encore plus importante.
Si l'on n'y prend garde, une mauvaise gestion des e-mails peut coûter beaucoup trop de temps et drainer l'énergie et l'élan d'un projet. Si vous pensez que cela pourrait vous arriver, voici quelques conseils de gestion des e-mails pour essayer de maîtriser votre habitude des e-mails.
- Désactiver les notifications
L'un des plus gros problèmes des e-mails est que, outre le fait qu'ils font perdre du temps à d'autres tâches, les notifications elles-mêmes distraient le cerveau. C'est le même problème avec les messages des médias sociaux, ce petit ping déclenche un réflexe de curiosité dans le cerveau. Nous savons que l'e-mail est très probablement banal et lié au travail, mais notre cerveau nous dit aussi qu'il s'agit peut-être de quelque chose d'extrêmement excitant et qu'il ne sera pas satisfait tant que l'e-mail ne sera pas vérifié. Le fait de désactiver toutes les notifications aide votre cerveau à rester sur la bonne voie.
- Définissez des périodes de temps spécifiques pour les e-mails
Un autre des meilleurs conseils de gestion des e-mails consiste à limiter l'utilisation des e-mails à des périodes déterminées de la journée, comme une sorte de temps d'arrêt. Par exemple, la règle 3-21-0 vous permet de limiter la consultation de vos e-mails à 3 fois par jour, pendant 21 minutes chacune, en essayant de réduire votre boîte de réception à 0.
- Clarifier les sujets
Une méthode facile pour réduire la perte de temps sur les e-mails est d'instaurer une politique où le plus d'informations possibles figurent dans l'objet. Par exemple : "Compte Henderson, Connexion refusée, Urgent" vous indique que l'e-mail doit être ouvert et traité dès que possible, tandis que "Compte Henderson, Feedback mensuel, NRN" vous indique que l'e-mail est plus une courtoisie et peut être laissé pour une autre fois (NRN signifie "not right now").
- Utilisez une structure de courriel fixe
L'un des principaux problèmes des e-mails est qu'ils peuvent durer trop longtemps et qu'il est difficile de savoir ce qu'il en est vraiment. En créant une structure de courrier électronique fixe, à utiliser par l'ensemble de l'équipe ou de l'organisation, chacun sait quelles actions doivent être entreprises, à quel moment, et qui est responsable. D'autres détails peuvent être remplis en bas, mais la structure donnera d'abord toutes les informations importantes afin qu'elles puissent être comprises d'un seul coup d'œil.
Si vous trouvez que les e-mails et la communication avec votre équipe en général prennent trop de temps, il est probablement temps de commencer à utiliser un logiciel de gestion de projet plus efficace. Avec Planview AdaptiveWork, votre équipe pourra communiquer et accéder plus rapidement aux informations importantes et permettre la mise à jour des tâches à distance en temps réel.
