Chaque industrie est confrontée à des défis qui lui sont propres. Mais dans l'environnement commercial accéléré d'aujourd'hui, la rapidité du service et la livraison à temps ont une valeur constante dans pratiquement toutes les organisations de services.
![[Blog] Image- Comment maintenir la livraison de vos services à temps](https://media.planview.com/changepoint-blog/hubfs/[blog]-image--how-to-keep-your-services-delivery-on-time.png)
La qualité la plus importante d'un responsable de la prestation de services est bien sûr la livraison à temps. Il est crucial de mener à bien les projets des clients dans les délais impartis. Quand vous ne le faites pas ? Les clients commencent à considérer les fournisseurs de services comme un obstacle à la réussite de l'entreprise, plutôt que comme un soutien à valeur ajoutée.
En donnant la priorité à la prestation de services dans les délais, les organisations peuvent réduire le taux de désabonnement, améliorer la satisfaction des clients et réaliser des gains d'efficacité dans leurs propres opérations qui réduisent les dépenses et augmentent la productivité. Lorsque vous disposez d'une infrastructure d'entreprise qui permet de respecter systématiquement les délais, vous êtes en mesure de planifier les processus avec une plus grande assurance de respecter ces délais, ce qui relève la barre de la charge de travail que vous êtes en mesure de gérer et facilite la fourniture de services à l'échelle.
Mais cette prestation de services cohérente et en temps voulu ne se fait pas toute seule. Elle nécessite une planification, l'adhésion de toute l'entreprise et des procédures qui guident les actions correctives lorsque les délais ne sont pas respectés. Voici un aperçu de la manière d'assurer la fourniture de services en temps voulu au sein de votre organisation.
Fixer des attentes pour votre équipe et vos clients
La première étape pour garantir la livraison de services à temps est d'intégrer cette attente dans la culture de votre lieu de travail. Fixer des délais et des échéances ne garantit pas un service en temps voulu. Il doit y avoir une compréhension profonde, tant au niveau individuel que collectif, du rôle critique que joue le service en temps opportun dans le succès de l'organisation.
La direction doit élaborer un message qui transmet l'importance de la priorité accordée à la livraison dans les délais et justifier cette position en définissant la valeur de la ponctualité pour vos clients, ainsi que les risques potentiels liés au non-respect de cette promesse. Mais l'adhésion de vos équipes ne se fait pas uniquement du bout des lèvres : Vous devrez probablement les soutenir par des formations supplémentaires, ainsi que par des outils qui traitent les points douloureux dans les flux de travail des services.
L'automatisation peut aider à cet égard. Grâce à un dialogue bidirectionnel avec leurs employés, les dirigeants des organisations de services peuvent identifier les principaux défis opérationnels à la prestation de services dans les délais, et ils peuvent rechercher des solutions d'automatisation des services professionnels qui répondent à ces défis et facilitent des flux de travail plus fluides et plus rapides, en évitant les goulots d'étranglement qui peuvent empêcher un service dans les délais. Que votre organisation ait besoin d'outils chatbot pour rationaliser les interactions avec les clients, de solutions de travail mobile pour soutenir une main-d'œuvre à distance, d'outils de gestion des ressources, ou de tout ce qui précède, la bonne technologie peut faire toute la différence.
Et, bien sûr, le leadership doit être en mesure de proposer des protocoles et des procédures pour gérer ces flux de travail, ce qui permet d'atteindre les objectifs temporels, quels que soient les défis opérationnels auxquels sont confrontés les employés.
Établir des échéances réalisables
Les délais de prestation de services ne peuvent pas être prescrits comme une solution unique. Si vous voulez des services rapides et de qualité qui répondent aux besoins spécifiques de chaque client, ces délais doivent être élaborés au cas par cas avec des représentants de l'organisation de chaque client.
En fixant des échéances mutuellement bénéfiques, l'organisme de services et ses clients peuvent adopter un plan d'action réaliste au regard des défis rencontrés dans la prestation de services, et réalisable au niveau de détail et de qualité attendu par le client. Ces échéanciers facilitent également une meilleure communication tout au long du processus de prestation de services, en identifiant les jalons qui permettent de suivre les progrès et d'améliorer la transparence.
Grâce à ces jalons, les clients peuvent suivre la progression vers la livraison des services dans les délais, et s'impliquer davantage s'ils craignent que le projet ne réponde pas aux attentes. Les organisations de services, quant à elles, peuvent utiliser ces jalons pour évaluer leur stratégie de livraison à venir. Dans certains cas, une étape manquée peut entraîner des changements stratégiques ou opérationnels qui permettent d'ajuster les flux de travail, de réorganiser les tâches et les niveaux de priorité, et de gérer les ressources internes afin de rattraper le retard et de respecter la date de livraison finale plus tôt que prévu.
Les échéanciers ne sont pas un outil utilisé pour micromanipuler la prestation de services jusqu'au bout ; ils sont un moyen de faciliter une meilleure communication, améliorant la sensibilisation interne et externe aux défis et aux besoins de l'organisation. Dans les cas où un manque de structure pourrait entraîner des délais non respectés et des clients mécontents, cette approche organisée peut éviter le désastre et produire un scénario gagnant-gagnant pour toutes les parties.
Respecter les délais établis
Au niveau de l'entreprise, la prestation de services est un processus commercial fluide. Les besoins et les défis peuvent évoluer au cours du projet. Il est impossible de tenir compte de toutes les variables susceptibles d'affecter la livraison des services dans les délais. Les délais que vous fixez avec vos clients peuvent donc devenir des outils essentiels qui vous aident à gérer les besoins et les attentes et, dans certains cas, à ajuster votre stratégie de livraison.
Cet état fluide des opérations peut guider à la fois votre gestion des équipes de projet et vos conversations avec les clients - surtout si des décisions ou des ajustements doivent être pris à la volée.
Lorsqu'il s'agit de gérer les membres de votre équipe, vous pouvez utiliser des calendriers pour suivre les progrès et vérifier les défis auxquels ils sont confrontés. Des défis imprévus pourraient ralentir les progrès, ou des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires pour atteindre les objectifs fixés au début du projet. Mais vous pouvez également utiliser ces échéanciers pour rappeler à votre équipe les risques encourus en cas de non-respect des délais de livraison, tant en termes de pertes financières que de pertes de temps résultant d'un projet qui dépasse son budget.
Lorsque vous traitez avec des clients, vous pouvez prendre les commentaires de votre équipe et les utiliser pour réévaluer les délais et les objectifs. Dans certains cas, la portée initiale d'un projet peut ne pas être suffisante pour répondre aux besoins de votre équipe. Les dirigeants devront travailler avec les clients pour examiner les plans de prestation de services et décider si des révisions sont nécessaires.
Aborder les faux pas, gérer la correction du cap
Peu importe la rigueur de vos procédures de gestion de la prestation de services, des perturbations sont inévitables. Cela peut venir de toutes parts : demandes de dernière minute des clients, défis commerciaux imprévus, rotation interne, mauvaise gestion des ressources, ou même contraintes légales qui créent des arriérés ou nécessitent de nouvelles procédures à contourner.
Ce ne sont pas des situations dans lesquelles votre organisation se tourne vers son plan de continuité des activités, mais ces complications peuvent affecter la livraison de vos services à temps à un ou plusieurs clients, mettant ainsi en péril la réputation de votre marque et vos perspectives de revenus.
Ramener le navire sur la bonne voie peut être un défi, mais il existe des meilleures pratiques pour corriger le cap (et des outils de soutien) qui peuvent vous donner du pouvoir. Bien que vous ne puissiez pas éviter ces problèmes dans tous les cas, vous pouvez disposer de l'infrastructure nécessaire pour gérer une correction de trajectoire qui remettra les projets sur la bonne voie et vous permettra de respecter les délais initiaux.
Une façon de donner un coup de pouce aux lignes de temps ? Adopter l'automatisation à plus grande échelle. Que vous ayez ignoré les avantages des outils d'automatisation des services ou que vous n'ayez déployé cette technologie que dans des situations limitées, s'appuyer sur l'automatisation peut vous aider à rationaliser les opérations et à accélérer la livraison pour votre organisation.
Article connexe : Évaluer un logiciel d'APS : 7 Choses à rechercher
En même temps, les tableaux de bord de projet qui offrent une vue d'ensemble des flux de travail et de l'allocation des ressources peuvent vous aider à organiser une réinitialisation des activités lorsque des retards ou d'autres perturbations font dévier un projet de sa trajectoire. Vous pouvez utiliser des outils de surveillance en temps réel pour suivre de près les projets lorsque vous essayez de rattraper le temps perdu et qu'il n'y a pas de marge d'erreur. Cela peut également permettre une meilleure gestion des ressources, ainsi qu'une gestion du temps et des dépenses, afin d'optimiser les opérations de manière à remettre votre projet sur les rails - tout cela dans l'espoir de respecter votre délai initial et d'impressionner votre client.
Conclusion
Les entreprises n'ont ni le temps ni les ressources pour tout faire en interne. C'est là que les organisations de services entrent en jeu, en utilisant leur spécialisation et la profondeur de leurs connaissances pour fournir une performance de qualité que les autres organisations ne peuvent pas égaler.
Mais la vitesse est importante. La fourniture de services en temps voulu est cruciale pour soutenir d'autres activités commerciales sans créer de goulots d'étranglement dans les flux de travail de vos clients. La bonne technologie peut faire toute la différence pour soutenir la gestion de la prestation de services. Pour en savoir plus sur l'impact de la technologie, lisez The Ultimate Guide to Services Automation.
