Article invité par Arnon Yaffe
Vous avez la responsabilité d'un projet, mais peu de l'autorité nécessaire pour faire avancer les choses ?
De temps en temps, chefs de projet sont chargés de diriger des projets sans qu'on leur accorde l'autorité formelle nécessaire pour faire le travail. Plus encore, si vous gérez des projets complexes et interdépartementaux, alors cette situation est votre pain & beurre. Pourquoi ? Tout simplement parce que la plupart, sinon la totalité, des membres de votre équipe de projet occupent des postes de routine auprès de superviseurs permanents qui ont d'autres tâches et priorités pour eux. C'est ce qu'on appelle la "gestion matricielle", et votre projet n'est qu'un autre effort temporaire dans la matrice.
Alors, comment pouvez-vous faire avancer les choses sans autorité formelle ? Il s'agit d'un dilemme classique en matière de gestion qui est généralement résolu en se concentrant sur les compétences de communication et de leadership du gestionnaire. Si je ne saurais trop insister sur la nécessité de ces compétences, je suis également conscient que leur développement demande du temps, de l'engagement et du kilométrage ; il existe toujours des situations où la structure, la politique et la culture de l'organisation rendent presque impossible l'accomplissement du travail sans autorité formelle, même pour un leader chevronné.
J'ai découvert qu'une utilisation intelligente de la gestion du travail collaboratif fournit un moyen efficace et élégant de gérer de telles circonstances. Suivez ces directives et vous pourrez vous aussi appliquer avec désinvolture l'autorité du sponsor exécutif, accroître la transparence et renforcer la confiance et la crédibilité.
- Le sponsor is la source de l'autorité - Tout projet stratégique doit avoir un sponsor exécutif. Le sponsor exécutif est l'agent qui a un intérêt direct dans la réussite du projet et dispose de toute l'autorité dont le chef de projet a besoin pour mener à bien son travail.
- Créez un lien en ligne entre le sponsor et le terrain - Employez une solution de gestion du travail collaboratif , comme Planview AdaptiveWork, pour fournir un suivi et des rapports d'état en ligne et à la demande. Créez des vues et des tableaux de bord simples qui mettent en évidence les exceptions et permettent aux commanditaires d'explorer, d'approfondir et de comprendre les causes profondes des anomalies.
- Déléguez - Transférez les tâches et les responsabilités aux chefs d'équipe et encouragez-les à déléguer des tâches et des sous-tâches à leurs subordonnés. Ainsi, l'activité de routine consistant à maintenir et à rendre compte de la progression dans l'ensemble de la structure de répartition du travail devient un effort de collaboration. Cultivez une culture où les propriétaires et les gestionnaires de tâches sont responsables de la communication de l'avancement de leurs tâches.
- Présenter les rapports exécutifs comme une discipline hebdomadaire - Mettez en place une routine hebdomadaire de rapports d'avancement qui garantit que votre solution de gestion du travail collaboratif est à jour avant les réunions de gestion de projet et les examens exécutifs. Encouragez les parties prenantes et les sponsors à participer activement aux discussions en contexte, à poser des questions et à s'informer directement auprès des équipes dans un écosystème ouvert et transparent.
La magie opère lorsque les équipes de projet comprennent que leur travail est présenté aux sponsors exécutifs par le biais de la solution. Les gens veulent exposer leur contribution et être reconnus pour leurs réalisations. Personne ne veut être pointé du doigt comme cause de retard ou de contre-performance. Ainsi, la nécessité pour le chef de projet de suivre l'exécution et d'exercer son autorité est considérablement réduite. Bien que ce concept soit simple et direct, certains chefs de projet traditionnels peuvent penser qu'il défie l'essence de leur perception du rôle de chef de projet.
Avant l'apparition du logiciel de gestion de projet collaboratif , une grande partie du travail du chef de projet était de nature administrative - tenir à jour les Gantts, organiser des réunions d'état, assurer le suivi de l'exécution, élaborer des présentations et classer les rapports d'état. Le bureau de gestion de projet traditionnel était le système nerveux central - tout passait par lui et tout était contrôlé par lui, y compris les informations présentées aux parties prenantes et aux sponsors.
Dans la gestion du travail collaboratif, vous "laissez aller" toutes ces activités centrées - elles ne sont plus nécessaires. Le rôle du chef de projet est transformé. Moins d'administration, moins de suivi de l'exécution, moins autoritaire, moins stressant. Votre travail consiste à cultiver la collaboration, à vous renseigner et à poser des questions stimulantes. Vous avez maintenant plus de temps pour élaborer des stratégies, planifier à l'avance, rechercher les dépendances et identifier les goulots d'étranglement. Vous ne devez pas vous inquiéter de l'autorité, elle est intégrée dans le système que vous avez créé.
Êtes-vous prêt à lâcher prise ? Pour en savoir plus, inscrivez-vous à une visite gratuite et à la demande du produit Planview AdaptiveWork en en cliquant ici.
