La communication sur le lieu de travail peut être un champ de mines, capable d'augmenter ou de diminuer la productivité, en fonction de sa qualité. Il est donc tout à fait compréhensible qu'il s'agisse de l'une des compétences de gestionnaire de projet les plus importantes. Obtenir des résultats positifs de la part de ses subordonnés directs peut souvent nécessiter un mélange délicat d'encouragement et de pression, dont la juste dose diffère d'une personne à l'autre. Une chose est sûre, cependant, c'est que peu de reporters, voire aucun, n'apprécient la sensation d'un manager planant au-dessus de leur épaule, leur demandant constamment quand quelque chose sera terminé.
Si vous souhaitez renforcer vos compétences de chef de projet et commencer à communiquer plus efficacement au travail, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.
Respecter leur temps et leur situation
Malgré ce que certains dirigeants peuvent penser, si le travail est retardé, ce n'est probablement pas parce que quelqu'un dort à son bureau ou prend deux heures pour déjeuner. Une première étape pour créer plus de compréhension et une meilleure communication sur le lieu de travail consiste à reconnaître d'où vient l'autre personne. S'ils n'ont pas livré quelque chose, c'est très probablement parce qu'ils sont occupés et rattrapés par autre chose.
Bien sûr, cela peut ne pas être le cas 100% du temps, mais supposer le meilleur vous aide à partir d'un lieu de respect qui ouvre la voie à une communication plus honnête à l'avenir. Vous constaterez souvent que l'une des deux choses suivantes est vraie : votre subordonné direct a en fait trop de choses à faire, ou sa productivité n'est pas vraiment au niveau souhaité pour une raison indépendante de votre volonté. Dans les deux cas, un va-et-vient honnête et respectueux peut vous aider à travailler ensemble pour remédier à la situation.
Demandez des mises à jour sur les tâches
Selon le système de flux de travail que vous utilisez, vous avez peut-être déjà un processus prêt à l'emploi pour ne pas avoir à demander directement à quelqu'un où se trouve ce travail. Si vous utilisez un outil de gestion de projet, tel que la suite de logiciels de Planview AdaptiveWork, qui exige que chaque membre responsable mette à jour l'état d'avancement sur la barre des tâches, vous pouvez simplement demander une mise à jour rapide de l'état d'avancement si la tâche est passée en mode différé.
Soyez sur la même longueur d'onde
Combler le fossé entre la direction et les rapports est l'une des compétences les plus importantes du chef de projet, et l'une des meilleures façons d'y parvenir est de créer une éthique d'équipe. Bien qu'un quart-arrière de franchise puisse être le membre le plus important d'une équipe de football, sans une ligne d'attaque, il passerait la majeure partie du match à se faire plaquer au sol. Pour la direction, cela signifie mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et soutenir la productivité plutôt que de pointer les erreurs.
Par exemple, si certaines tâches ne sont pas trop urgentes mais que vous êtes constamment en train de demander où elles en sont, vous créez un sentiment d'urgence qui n'est pas nécessaire. Ce stress et cette panique peuvent inciter les gens à se dépêcher de faire ce que vous voulez, mais à long terme, ce n'est pas une bonne chose pour un bureau ou pour la productivité de votre équipe. En fait, cela peut même se retourner contre vous en créant un travail inutilement précipité (et bâclé).
Intégrez un espace de respiration dans les délais
Si quelqu'un dépasse un délai, il y a de fortes chances qu'il le sache lui-même et qu'il s'efforce de le respecter. Dans cette situation, le fait de disposer d'un espace de respiration vous permet de prendre du temps avant de devoir assurer un suivi.
Pour ce faire, créez deux estimations d'achèvement des tâches, une "optimiste" et une "réelle". Donnez à vos rapports un délai "optimiste", en vous assurant qu'il leur est réellement possible de le faire dans ce délai. Utilisez ensuite la différence entre l'échéance de vos rapports et l'échéance "réelle" comme un "flottement" flexible ou un espace de respiration.
CCing : Ne rendez pas public ce qui peut facilement rester privé
Le CCing est devenu l'un des champs de bataille les plus chauds sur le lieu de travail. Cependant, cet ajout simple, silencieux et pas du tout passif-agressif à un courriel peut sembler exagéré, voire inutile. C'est comme si un barista vous avait donné du skinny au lieu du moitié-moitié, mais qu'au lieu de simplement signaler le problème, de reconnaître que nous faisons tous des erreurs et de demander poliment un nouveau café, vous décidiez d'entamer une conversation avec le gérant du café à ce sujet, directement à portée de voix du barista qui a préparé votre boisson.
Bien sûr, il est toujours bon d'avoir une trace écrite et de tenir les parties prenantes concernées informées si nécessaire. Mais pour le simple contrôle de l'avancement des travaux, assurez-vous que les CC sont réellement nécessaires avant de les jeter comme des confettis lors d'un mariage très jugeant. En prime, vous réduirez la surcharge de la boîte de réception des autres.
Une excellente communication sur le lieu de travail est essentielle pour une collaboration efficace. Chez Planview AdaptiveWork, nous comprenons ce dont les équipes ont besoin pour travailler ensemble de manière productive. C'est pourquoi la communication a toujours été un point fort de notre logiciel, permettant aux équipes de communiquer de manière transparente, que ce soit dans des espaces de travail spécifiques à une tâche ou au niveau d'un projet entier. Pour découvrir comment Planview AdaptiveWork peut aider votre équipe à mieux communiquer, contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration guidée.
