Travailler à partir de feuilles de calcul peut rendre la vie stressante - inutilement. Cette situation n'est qu'aggravée lorsque les équipes sont également réparties entre les départements et les sites géographiques. Prenez Allen par exemple. En tant que membre de l'équipe mondiale du PMO pour l'organisation aéronautique, ses journées de travail sont souvent extrêmement stressantes. Non seulement il doit aider à surveiller le travail sur trois continents et 12 fuseaux horaires, mais il doit aussi gérer un portefeuille d'environ 45 projets par an, tout en fonctionnant à partir de feuilles de calcul. Ce problème n'est pas rare, bien au contraire. Les grandes et petites organisations du monde entier se débattent avec la collaboration entre les équipes, qu'elles soient géographiquement dispersées ou non. Pour cette raison, l'équipe d'Allen s'est toujours contentée de feuilles de calcul, ne sachant pas comment changer et laissant la familiarité l'emporter sur l'amélioration de la productivité.
Cependant, garder ces feuilles de calcul à jour et pertinentes n'est pas une entreprise simple. À la fin de chaque semaine, d'innombrables mises à jour de l'état d'avancement des projets sont remises au chef de la réalisation des projets informatiques, qui doit les trier puis les mettre à jour dans de nombreuses feuilles de calcul différentes et les compiler dans des rapports utilisables. Non seulement cela peut prendre des heures, mais cela peut être extrêmement fastidieux et, franchement, angoissant. Ayant fini par en avoir assez du chaos des feuilles de calcul au sein de son PMO et de l'organisation plus large, Allen a décidé de faire un changement.
Les points douloureux ne doivent pas nécessairement être permanents.
Voici le dilemme : les feuilles de calcul sont courantes, familières, mais elles comportent de nombreux points douloureux. Les organisations sont enclines à s'en tenir aux tableurs - les gens savent les utiliser, ils sont logiques - mais sont-ils la méthode de collaboration la plus efficace ? Non. Pas du tout. Et il n'y a aucune raison pour que les équipes se contentent ou acceptent leurs points de douleur comme permanents. Il y a une meilleure solution, quelque chose qu'Allen a compris. Il commence son chemin vers l'amélioration en analysant les nombreux points douloureux que son PMO rencontre actuellement en raison de leur dépendance aux feuilles de calcul :
- Le PMO ne reçoit qu'un instantané de leurs progrès ;
- La mise à jour des feuilles de calcul est extrêmement fastidieuse et prend beaucoup de temps ;
- La collaboration exige que les employés téléchargent puis rechargent des copies locales de feuilles de calcul ; et
- Les membres de l'équipe doivent attendre le rapport hebdomadaire pour savoir s'il y a des problèmes ou des risques.
Tout le monde est touché, d'une manière ou d'une autre.
Le PMO et le chef de la réalisation des projets informatiques ne sont pas les seuls à être affectés par ce chaos et cette inefficacité. En discutant avec ses collègues, Allen découvre que le responsable adjoint du département a du mal à voir les étapes des projets et les rapports d'état, que les spécialistes de la transformation des données sont obligés de partager un seul fichier qui rend le filtrage des données difficile, et que le responsable du développement Web rencontre des problèmes concernant la charge de travail de son équipe et la compréhension de qui fait quoi.
Ne vous inquiétez pas, il existe un moyen de sortir de la folie.
Après avoir recherché des solutions alternatives de gestion de projet, Allen arrive à la conclusion que le PMO doit remplacer toutes les feuilles de calcul par un seul outil de collaboration doté de capacités Lean et Kanban. Ce n'est qu'à ce moment-là que tout le monde aura un accès partagé à un outil flexible qui améliore non seulement la collaboration mais aussi le processus de travail individuel. Les managers pourront mieux comprendre et visualiser les charges de travail individuelles de leur équipe, il n'y aura plus besoin d'un gardien central de l'information, et il ne sera plus nécessaire d'attendre le rapport hebdomadaire pour voir les problèmes - les membres de l'équipe pourront voir immédiatement les retards ou les problèmes.
Asseyez-vous et détendez-vous, en sachant que tout est sous contrôle.
Allen a contribué à révolutionner son organisation en présentant la solution de la livraison allégée et agile pour remplacer toutes ces feuilles de calcul. Désormais, plutôt que de passer des heures à mettre à jour ou à creuser pour trouver la feuille de calcul la plus récente, son PMO mondial a.. :
- Obtention de la possibilité de voir rapidement ce qui se passe dans le monde, rendue possible par des filtres qui séparent les lieux géographiques ;
- Équilibrer la charge de travail des employés afin que personne ne soit surchargé de travail ou n'ait trop de temps libre ;
- Réduisez le temps passé en réunion d'équipe hebdomadaire d'une heure à 20-25 minutes ;
- économisé 40 heures par an dans la préparation des rapports exécutifs ; et
- Ils ont obtenu des notes élevées de satisfaction de la part de leurs clients internes pour avoir livré des projets dans les délais, le budget et la portée.
Allen et son équipe n'ont pas regretté un seul instant de travailler hors des feuilles de calcul, et ils ne sont qu'un exemple parmi d'autres. Grâce aux solutions Lean et Agile, le travail devient plus simple, plus organisé, et les équipes peuvent accomplir leur travail plus rapidement et plus efficacement. Intéressé de savoir quel outil Allen a recommandé pour remplacer toutes ces feuilles de calcul ? C'est la solution Lean and Agile Delivery de Planview. Faites-en l'expérience en vous inscrivant à une démo gratuite sur , et consultez la présentation de la solution, "Accelerate Lean and Agile Delivery".
