Il n'est pas facile de suivre les coûts d'un projet. Il est encore plus difficile de les relier aux ressources, au temps et aux budgets alors que les projets sont encore en cours.
Souvent, nous nous retrouvons à attendre la fin du mois (ou même plus longtemps) pour voir les finances précises du projet. À ce moment-là, il est trop tard pour prendre des décisions rapides si un projet n'est pas sur la bonne voie.
En cette ère de changement continu, les organisations doivent garder un contrôle étroit sur leurs finances. Par conséquent, il ne suffit plus d'attendre la fin du mois, de l'étape ou du projet pour obtenir des réponses définitives.
Les finances du projet doivent être disponibles à la demande - à n'importe quel stade - pour permettre une prise de décision rapide et précise.
Pourquoi les finances d'un projet à la demande sont-elles importantes ?
Dans le passé, les finances des projets se concentraient sur les coûts et les revenus. Cependant, une approche aussi simpliste ne suffit plus pour permettre aux équipes de projet de s'adapter aux besoins des clients en constante évolution.
Aujourd'hui, les finances de projet sont axées sur la gestion de scénarios et la réalisation de compromis pour soutenir les cycles de planification continus et le travail en cours. Il ne s'agit pas seulement de savoir quels projets obtiennent un financement - il s'agit de savoir quel rendement le temps et le budget investis vont générer.
Dans un environnement où tout va si vite, il est essentiel de comprendre le résultat final de chaque décision financière. Tout le monde, de l'équipe de projet aux hauts dirigeants, doit comprendre les implications de chaque décision afin de pouvoir prendre des décisions précises et opportunes qui contribuent aux objectifs généraux de l'organisation.
Des données financières précises basées sur les performances réelles du projet peuvent aider votre organisation :
- Agir rapidement en réponse à des conditions changeantes
- Maintenir l'alignement sur les objectifs commerciaux
- Comprendre le statut exact d'un projet, y compris son budget, l'avancement des travaux et les problèmes potentiels.
- Veiller à ce que tous les travaux de projet, y compris l'affectation des ressources, soient conformes au budget et aux objectifs commerciaux.
- Planifier l'avenir de manière proactive
- Répondre rapidement et avec précision à des questions, par exemple : "Quels projets pourrions-nous mettre en attente pour aider l'entreprise à réduire ses coûts ?" ou "Quel est l'impact sur la charge de travail et les résultats du projet si nous devons réduire les coûts de 10% le mois prochain ?"
3 Étapes pour améliorer les finances d'un projet
Jusqu'à présent, la plupart des organisations ont géré les finances du projet séparément du travail du projet, souvent en utilisant un système d'approvisionnement comme SAP ou Oracle. Bien qu'il y ait une certaine logique dans cette approche, elle n'est pas adaptée aux exigences de l'environnement de travail continu d'aujourd'hui. Après tout, comment pouvez-vous prendre des décisions précises sur un projet en cours si vous ne pouvez pas relier les données financières aux travaux en cours ou déjà réalisés ?
La solution est simple. Lorsque vous gérez les finances en même temps que le travail - en utilisant le même système pour les deux - il devient facile de voir les résultats de chaque décision de projet.
Il suffit de trois étapes simples.
Étape 1 : Identifiez le coût réel du travail dans votre organisation
Comment les heures des employés se traduisent-elles en dollars ? Répondre à cette question nécessite deux éléments :
- Coûts horaires
Il n'est pas nécessaire de descendre au niveau individuel, et il est clair que tout le monde ne devrait pas être en mesure de voir ce que gagnent les autres individus. En définissant des taux moyens basés sur les rôles, vous pouvez estimer les coûts de main-d'œuvre pour différents types de projets. Si votre entreprise repose sur des heures facturables, vous devez également déterminer des taux horaires de facturation afin de pouvoir facilement mesurer et suivre les marges bénéficiaires pendant que le travail est en cours. - Suivi précis du temps
Avec le bon système, le suivi du temps au niveau individuel peut être rapide, facile et, surtout, obligatoire. Si vous ne suivez pas le temps passé sur les projets avec précision, vous ne saurez jamais vraiment comment les gens passent leur temps. Par conséquent, vous ne disposerez jamais de données financières précises sur le projet.
Étape 2 : Améliorer de manière proactive la planification et la prise de décision
Avoir beaucoup de données n'est utile que si vous avez une visibilité en temps réel. Si vous ne le faites pas, vous ne disposerez tout simplement pas d'une base efficace pour prendre des décisions judicieuses.
Lorsque vous disposez de systèmes permettant de suivre les coûts et les ressources des projets en temps réel, vous améliorez considérablement votre capacité à prendre des décisions rapides et précises, tant pour les projets individuels qu'à un niveau stratégique plus large.
Par exemple, si vos données montrent qu'une phase ou une tâche du projet a tendance à dépasser le budget, vous pouvez immédiatement décider comment réagir. D'un autre côté, si vous deviez attendre la fin du mois pour disposer de données précises, il se peut que le budget ait déjà été largement dépassé, vous laissant dans une situation bien pire.
Disposer de données en temps réel sur le travail et les finances des projets peut également vous aider à identifier des tendances plus larges. Par exemple :
- Quels sont les types de coûts pour lesquels vous dépassez régulièrement vos dépenses ?
- Quels types de projets offrent le meilleur rendement, que ce soit en termes de revenus ou de valeur commerciale ?
- Quelles équipes ou personnes sont les plus productives en termes de conversion de leur temps en dollars ? Et avez-vous la bonne combinaison de compétences et de niveaux d'expérience pour maximiser leur niveau d'engagement et minimiser vos coûts ?
Lorsqu'il s'agit de planifier l'avenir, il est essentiel de disposer d'un ensemble complet de données montrant les performances des employés, des projets et des portefeuilles - et c'est exactement ce que vous obtiendrez lorsque vous gérerez les finances et le travail des projets dans le même système.
En effet, votre système de gestion du travail devient la source unique de vérité pour tous les éléments de planification, d'exécution et de suivi. Cela vous permet de prévoir avec précision les performances des projets et des portefeuilles sur la base des dossiers de travail et financiers les plus récents - et de les ajuster dynamiquement pour répondre aux changements.
Par exemple, vous pouvez :
- Mesurer de manière tangible l'impact des risques, des problèmes et des demandes de changement tout au long du cycle d'approbation.
- Prévoir l'impact financier d'un ordre de modification
- Prévoyez et re-prévoyez de manière flexible tous les coûts du projet, qu'il s'agisse de la main-d'œuvre ou autre.
- Identifier les tendances au sein de l'organisation afin que les dirigeants puissent voir où ils doivent prendre des mesures.
- Utiliser des données historiques pour estimer les coûts et les recettes d'un projet ou d'un nouveau client avant de commencer.
- Estimez les ressources, les coûts, les revenus et les bénéfices du projet afin de pouvoir fournir des devis précis aux clients.
Étape 3 : Alignez et optimisez tout le travail par rapport aux objectifs de l'entreprise
Le but ultime de tout travail de projet est de soutenir les objectifs commerciaux, que ce soit par une augmentation des revenus, une réduction des coûts ou d'autres résultats mesurables. Le fait de disposer d'une source unique de vérité pour les travaux et les finances du projet facilite infiniment l'optimisation du déploiement des ressources du projet.
Cela présente des avantages évidents pour l'organisation dans son ensemble, mais cela peut aussi être un avantage énorme pour les gestionnaires de projets et de portefeuilles. Avoir la capacité de démontrer la corrélation entre le travail et les finances et les objectifs de l'entreprise peut faire la différence :
1. Conserver toutes vos ressources ; ou,
2. Les perdre au profit d'un autre projet ou d'une autre priorité.
Pour illustrer cela, considérez cette histoire de client, récemment rapportée à notre VP de l'expérience client, Angela Bunner.
Dans l'organisation de cette personne, la direction a inspecté tous les départements pour voir quels projets ils avaient en cours et comment ils fonctionnaient. Cette personne a entendu d'autres départements dire que l'inspection était éreintante, avec des réunions qui duraient plusieurs heures.
Cependant, lorsque l'équipe est venue inspecter les projets de cette personne, la réunion a duré 20 minutes. Elle a pu faire apparaître des tableaux de bord dans Planview AdaptiveWork pour faciliter la discussion. Ces tableaux de bord reflétaient son plan de capacité, ce que faisaient ses équipes et comment leur travail s'alignait sur les objectifs de l'organisation en utilisant des données financières et de ressources en temps réel.
Le résultat : les inspecteurs sont passés à autre chose sans faire de réduction dans l'organisation parce qu'ils ont pu voir rapidement et clairement la valeur que la division avait sur les résultats commerciaux.
C'est le pouvoir de disposer de données à la demande, tant pour les projets que pour les finances - la possibilité de prendre des décisions rapides et précises à tous les niveaux et de s'assurer que les ressources sont investies pour soutenir au mieux les objectifs de l'entreprise.
Déterminez l'impact financier de chaque décision liée à un projet
Cet article a couvert les bases de comment et pourquoi vous devriez gérer les finances et le travail du projet par le biais d'un système unique. En réalité, il y a beaucoup plus à dire sur le sujet.
Pour en savoir plus, regardez notre dernier webinaire à la demande, présenté par Angela Bunner, VP de l'expérience client de Planview AdaptiveWork. Le webinaire couvre :
- Pourquoi des données financières précises, actualisées à la minute près et basées sur les performances réelles du projet sont essentielles à une bonne prise de décision.
- Comment lier plus étroitement les données financières aux projets en cours pour s'assurer que vous faites les bons compromis
- Comment un meilleur accès aux données financières des projets apporte des avantages à l'ensemble de l'organisation, des commanditaires de projet et des gestionnaires de portefeuille aux équipes chargées de la réalisation de chaque projet.
- Les arguments en faveur de la gestion des travaux de projet et des finances connexes par le biais d'un système unique et comment cette approche peut profiter à votre entreprise.
Regardez maintenant : Maximisez votre impact : Déterminez l'impact financier de chaque décision liée à un projet
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