Je m'appelle Ariel Klontz et je travaille à l'AgilePlace de Planview depuis quelques mois en tant que stagiaire aux côtés d'Andy Hoover dans l'équipe de documentation client.
Lorsque j'ai commencé ici, j'étais nerveux quant à la quantité de travail que je pouvais réellement accomplir à temps partiel ; mais travailler à Planview AgilePlace m'a ouvert les yeux sur une toute nouvelle façon de gérer le travail. Travailler dans un tableau Kanban virtuel m'a montré à quel point notre outil est puissant - il permet à toute notre équipe de rester sur la même page, même lorsque les pages tournent constamment. Je n'ai pas besoin d'attendre qu'on me dise ce que je dois faire. Je peux voir le travail que je dois accomplir en jetant un coup d'œil à notre tableau, et je dispose des outils pour le faire avancer.
Aujourd'hui, je vais partager comment Planview AgilePlace aide notre équipe à mettre systématiquement à jour notre base de connaissances en fonction des mises à jour du produit et des commentaires des clients, afin que les clients disposent toujours des dernières informations sur notre produit. J'expliquerai également comment l'utilisation d'un tableau Kanban virtuel permet à chacun - même aux stagiaires à temps partiel - d'apporter une réelle valeur ajoutée.
Rester sur la même page, quand les pages continuent de tourner
Mon travail à Planview AgilePlace a principalement consisté à mettre à jour la base de connaissances. La base de connaissances est notre ressource en ligne qui aide les utilisateurs à tirer le meilleur parti du logiciel Planview AgilePlace. L'amélioration continue du produit Planview AgilePlace nécessite une amélioration continue des informations que nous fournissons ; il est donc très important de mettre à jour la base de connaissances au fur et à mesure que le produit est mis à jour.
Il y a plus de 70 articles dans la base de connaissances - et le nombre ne cesse d'augmenter - il serait donc presque impossible de gérer le volume des mises à jour nécessaires sans une approche systématique et partagée. Avec Planview AgilePlace, notre équipe est en mesure de gérer les mises à jour des articles, les commentaires des clients et tout autre travail que nous avons, le tout en un seul endroit ! Malgré mon emploi du temps chargé, Planview AgilePlace me permet de me replonger dans le flux de travail dès que j'arrive au bureau, ce qui me permet d'être un élément productif de l'équipe.
Refléter notre flux de travail, améliorer notre processus
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même article ou document, il est facile de perdre le fil de qui travaille sur quoi - surtout lorsqu'une partie de l'équipe est à distance ou à temps partiel. Sans Planview AgilePlace, je ne pense pas que nous serions capables de garder nos mises à jour organisées. Planview AgilePlace nous permet de savoir qui est affecté à un certain article, qui a le plus récemment édité ou révisé un article, et à quel stade d'édition se trouve un article.
Nous avons modifié notre conseil à plusieurs reprises au fur et à mesure que nous en apprenions davantage sur notre processus. Mais maintenant, nous avons une disposition du tableau qui imite vraiment notre flux de travail et permet de garder le travail en mouvement. Notre tableau est organisé de telle sorte que les fiches passent par plusieurs étapes de révision à des fins d'édition, passant parfois par certaines étapes plus d'une fois afin que l'article/documentation sur lequel nous travaillons devienne le meilleur possible.
Sur notre tableau, nous avons un en-tête "contenu" avec des sous-volets qui imitent les étapes du processus d'écriture pour notre équipe. Une fois qu'une carte représentant un article a franchi toutes les étapes de l'édition, nous la plaçons dans une voie "prête à publier". Ensuite, nous publions l'article terminé dans la base de connaissances et nous faisons passer la fiche à "fait".
Nous sommes également en mesure de suivre l'apport des clients grâce à une intégration Zapier qui permet aux tickets d'assistance Zendesk d'apparaître sur notre tableau lorsqu'il y a un apport important de la part d'un client que l'assistance client estime devoir traiter. L'équipe d'assistance client peut cocher une case dans Zendesk indiquant l'entrée du client qui doit être envoyée à l'équipe de documentation client. Cela nous permet de rédiger de nouveaux articles ou de mettre à jour les articles actuels en fonction des commentaires directs des clients, le tout sur un seul tableau Planview AgilePlace !
Comment Kanban m'aide à ajouter de la valeur
Souvent, le travail est terminé pendant mon absence, mais en utilisant les utilisateurs assignés et les autres fonctions de visualisation de Planview AgilePlace, je suis en mesure de revenir facilement dans le flux de travail. Je n'ai pas besoin d'attendre qu'on me dise ce que je dois faire, car mes tâches sont affichées sur le tableau pour que je les voie.
Planview AgilePlace facilite la communication de la progression des articles entre les membres de notre équipe. Nous pouvons facilement garder trace des modifications, des questions et des suggestions en utilisant les différentes fonctions de la carte, comme les pièces jointes et les commentaires. Cela nous permet de travailler rapidement sur les articles sans perdre le fil de la progression des cartes.
Kanban et Planview AgilePlace
En tant que stagiaire à Planview AgilePlace, j'ai vu comment la pratique de Kanban avec notre produit fournit des moyens infinis de suivre et de gérer le flux de travail pour votre équipe, quelle que soit votre profession. Mon équipe a pu mettre systématiquement à jour le contenu des produits en fonction des mises à jour logicielles et des commentaires des clients en créant un tableau qui reflète fidèlement notre flux de travail. En plus de tout cela, notre outil m'a permis de contribuer de manière significative en tant qu'employé à temps partiel et m'a montré une nouvelle façon de travailler.
Planview AgilePlace rend tout processus de travail beaucoup plus facile. Il existe de nombreuses façons de configurer la disposition de votre tableau Kanban pour imiter le flux de travail personnel et d'équipe. La chose la plus importante pour notre équipe est de garder la trace de l'endroit où nous nous trouvons dans notre flux de travail et de savoir qui est responsable des différentes étapes du processus, et la visualisation de Planview AgilePlace permet de le faire facilement.
Commencez avec Kanban
Êtes-vous prêt à commencer votre propre voyage Planview AgilePlace ? Téléchargez la feuille de route Kanban pour en savoir plus sur la façon de commencer à visualiser votre travail en équipe.
