En ces temps difficiles, le redoutable décret sur la réduction des coûts fait son apparition et se traduit souvent par des réductions de coûts arbitraires en pourcentage dans tous les départements. Mais les coupes sombres sont rarement intelligentes, car la réduction des coûts n'est qu'une partie de la solution ; vous pouvez aussi vouloir faire pivoter vos investissements pour dépenser moins dans certains domaines tout en positionnant votre entreprise pour un avenir prospère. Vous devrez redéfinir les priorités et replanifier les investissements de votre projet et personne ne sait mieux le faire que le bureau de gestion de projet (PMO).
Voici trois scénarios tendances où le PMO peut avoir un impact sérieux.
- Transformation numérique
- Rationalisation des applications
- Initiatives de changement
Transformation numérique
Les entreprises passent rapidement au numérique. Il ne s'agit pas seulement d'une tendance à court terme où nous travaillons depuis chez nous jusqu'à ce que la pandémie se termine, puis nous retournons tous au bureau. Même si beaucoup d'entre nous retourneront au bureau d'une manière ou d'une autre, l'expérience sera probablement très différente. Cette tendance permet aux organisations d'économiser des coûts de deux manières. Le travail à distance nécessite moins d'espace de bureau et d'infrastructure, et il peut ouvrir des opportunités d'embauche dans des zones géographiques plus larges. Vous pouvez vous procurer cet ingénieur difficile à trouver partout dans le pays ou dans le monde.
Mais le passage au numérique nécessite des investissements dans la technologie de communication à distance, l'infrastructure de réseau, et peut-être même de nouvelles applications basées sur le cloud pour un accès à distance plus facile. Et certains de ces investissements seront rentables plus tôt que d'autres. Vous devrez peut-être faire pivoter rapidement votre portefeuille de projets en dépriorisant certains projets de routine au profit des projets de transformation numérique les plus impactants. Vous devrez évaluer non seulement l'impact stratégique, mais aussi la capacité des ressources, le budget et le calendrier. Ainsi, la pratique de Strategic Portfolio Management est essentielle pour résoudre cette énigme, qui vous permet de hiérarchiser et de replanifier visuellement le portefeuille stratégique.
Rationalisation des applications
Ces dernières années, les entreprises ont déployé des efforts plus concertés en matière de gouvernance des applications afin de réduire la dépendance à l'égard des applications qui offrent un faible rendement commercial. Ces initiatives de rationalisation des applications sont des projets à part entière qui doivent être priorisés au sein d'un portefeuille de projets complet. Cependant, cet effort peut parfois se concentrer à tort sur la consolidation des applications, ce qui risque de laisser les systèmes stratégiques sur la touche au nom de la réduction des coûts à court terme. À long terme, la suppression de ce système peut coûter beaucoup plus cher en opportunités commerciales manquées, en erreurs, en inefficacités et en une myriade d'autres problèmes. "Vous en avez pour votre argent".
Le système de gestion de portefeuille de projets (PPM) est le meilleur exemple que j'ai sous la main, même s'il est partial. Surtout si elle est axée sur la stratégie. En utilisant des pratiques PPM adaptables, vous serez en mesure d'optimiser des portefeuilles de projets de plusieurs millions de dollars et d'éviter de choisir les mauvais projets - ou pire encore, ceux qui ont une probabilité d'échec plus élevée - qui peuvent coûter des millions et noyer les économies réalisées grâce à la rationalisation des applications. Il est donc important de mettre en place un système PPM correctement axé sur la stratégie.
Où devez-vous chercher des économies sur les coûts d'application ? Dans la plupart des entreprises, les applications prolifèrent à l'infini et il peut y en avoir beaucoup qui ne servent plus leur objectif et qui prennent la poussière sur une étagère virtuelle. C'est là que doit se concentrer la rationalisation des applications. Chaque application à déprécier donnera alors naissance à un projet, qui devra s'intégrer dans le portefeuille global.
Initiatives de changement
Les entreprises traversent des changements constants, et 2020 en a apporté des niveaux sans précédent. Nombre de ces initiatives de changement débouchent sur de simples projets de réduction des coûts. De la réduction des espaces loués à la réorganisation, il existe de nombreuses initiatives de changement à l'échelle de l'entreprise à lancer. Et, comme pour toute chose, il y a beaucoup plus d'idées de réduction des coûts que de capacités à mettre en œuvre. Ces idées devront également être triées et justifiées dans le cadre du portefeuille d'entreprises.
En résumé, la plupart de ce que nous faisons dans les entreprises passe par des projets, même s'ils ont une apparence très différente aujourd'hui de celle de l'époque purement Waterfall. Le changement n'est pas différent. Quelqu'un doit déterminer lequel de ces projets permettra d'économiser le plus d'argent et de positionner au mieux l'entreprise pour sa réussite future. Et c'est, bien sûr, la spécialité du PMO - sans eux, ce serait le chaos !
