Les travaux vieillissants - ou les travaux en cours qui n'avancent pas - nous surprennent souvent.
Comme notre propre processus de vieillissement, c'est un problème que nous reconnaissons rarement. Bien que nos décisions quotidiennes de redéfinir les priorités ou de commencer un nouveau travail puissent sembler mineures, ces actions normalisent le travail ancien dans l'ensemble de l'organisation au fil du temps.
Après avoir travaillé avec des dirigeants et des équipes pendant plus de 25 ans pour améliorer la fluidité, j'ai observé que lorsque les équipes acceptent le travail vieillissant comme normal, cela devient le plus grand obstacle à la fluidité et entrave le temps de mise sur le marché.
Pour nous améliorer, nous devons faire face à l'impact cumulatif de nos choix et changer notre façon de hiérarchiser et de gérer le travail.
Un examen quotidien du travail de vieillissement permet à l'organisation de changer de cap en temps réel plutôt que dans le rétroviseur.
Qu'est-ce que le travail sur le vieillissement ?
Le travail vieillissant fait référence aux tâches qui ont commencé mais qui ont dépassé leur temps d'exécution, c'est-à-dire la durée totale entre le début et la fin d'un processus particulier. Le travail vieillit parce qu'il est bloqué, attendant souvent la fin d'une autre activité.
D'après mon expérience, de nombreuses organisations effectuent des travaux de vieillissement bien au-delà de leur temps d'écoulement. Il n'est pas rare de voir des arriérés remplis de travaux datant de plus d'un ou deux ans.
À toutes fins utiles, l'œuvre vieillissante semble abandonnée, mais nous gardons l'espoir de l'achever un jour. Cette approche crée des problèmes, tels que l'encombrement du carnet de commandes et de fausses attentes, qui empêchent de se concentrer sur les priorités et de réaliser des progrès significatifs.
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Charge d'écoulement vs. travail de vieillissement
Le vieillissement du travail et la charge de travail sont des notions liées mais différentes.
La charge de travail correspond à tout le travail que vous avez commencé mais que vous devez encore terminer, et le travail vieillissant ne représente que le travail bloqué dans votre charge de travail.
J'utilise souvent un diagramme à bandes de vieillissement pour faire la distinction entre les deux mesures.
Par exemple, j'ai récemment travaillé avec une organisation dont la charge de travail actuelle était d'environ 700 articles, dont 56% étaient âgés de plus de 90 jours. Leur objectif était d'améliorer le flux avec un temps d'écoulement global de 14 jours.
Cependant, cela ne correspond pas à la réalité : 80.5% des articles avaient déjà dépassé leur durée d'écoulement globale. Il était pratiquement impossible pour cette organisation d'améliorer le flux de travail tant qu'elle ne s'était pas attaquée au problème du vieillissement de son personnel. L'arriéré lui-même a sapé leurs progrès.
3 Les raisons pour lesquelles les travaux en cours vieillissants sabotent le flux de travail
Il entraîne des variations dans vos données.
Il peut être difficile d'améliorer le temps d'écoulement moyen lorsque les données varient beaucoup. Cependant, pour 90% des flux de valeur avec lesquels je travaille, le temps d'écoulement est tellement faussé par des valeurs aberrantes que toute autre amélioration est occultée.
Supposons que votre temps d'écoulement moyen soit de 19.91 jours. Cela semble être un bon chiffre jusqu'à ce que vous examiniez les temps d'écoulement individuels.
- 50 % d'éléments achevés en 9 jours ou moins
- 85% d'éléments terminés en 44.7 jours ou moins
- La variation du délai d'écoulement semble s'accentuer dès qu'un poste reste ouvert au-delà de 30 jours.
Si l'objectif réel est d'améliorer l'expérience du client (le résultat de l'entreprise) - et que le principal facteur d'insatisfaction des clients est le dépassement du délai de livraison de 30 jours (le résultat de l'équipe) -, l'entreprise doit examiner ses travaux en cours vieillissants sur 15 jours.
Lorsque les organisations commencent par comprendre la variation de leurs données, elles sont beaucoup plus à même d'identifier les améliorations significatives à apporter aux résultats de l'entreprise.
C'est un canari dans la mine de charbon qui permet d'anticiper les déchets.
Dans une organisation type, 15% des efforts sont gaspillés dans des travaux annulés - et plus près de 30% des efforts sont gaspillés dans les organisations les moins performantes.
Plus les équipes tardent à annuler un travail, plus le coût de l'annulation est élevé. Annulez tôt. L'examen régulier des travaux vieillissants permet de prendre des décisions d'annulation anticipées et d'identifier les travaux qui ont déjà été abandonnés.
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Elle désensibilise les gens à l'expérience du client.
Dans une organisation avec laquelle j'ai travaillé, le vieillissement du travail était un problème majeur - 80% du carnet de commandes datait de plus de 90 jours, et 28% datait de plus d'un an.
Ironiquement, cette même organisation a vanté ses succès en matière de transformation agile. Leurs mesures axées sur les sprints donnaient une image de progrès, mais les données vieillissantes racontaient une autre histoire.
Lorsque j'ai montré aux équipes l'étendue de leur travail de vieillissement, elles ont acquiescé. Le problème ? Ils ne mesuraient que le travail accompli, ignorant les retards dans leur carnet de commandes qui les empêchaient de fournir rapidement de la valeur au client. L'expérience de leurs clients en souffrait.
De petits ajustements donnent de grands résultats
De toutes les pratiques que je recommande dans le cadre de mon travail avec les organisations, les examens réguliers du travail lié au vieillissement sont les plus difficiles à mettre en œuvre et les plus largement adoptés.
C'est parce que le travail sur le vieillissement est le mouvement de judo pour le flux - de petits ajustements qui produisent des résultats puissants.
Voici deux changements que vous pouvez mettre en œuvre pour que le travail sur le vieillissement reste ancré dans vos équipes :
- Favorisez un changement d'état d'esprit entre le fait de commencer le travail et celui de le terminer.
- Associez votre examen quotidien du travail de vieillissement en demandant : "Qu'avons-nous terminé aujourd'hui ?".
Ces actions permettront d'améliorer considérablement les flux avec un minimum d'efforts et auront un impact durable sur la manière dont les équipes établissent des priorités et apportent de la valeur.
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Chris Gallivan
Principal Flow Advisor at Planview
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