Une gestion efficace des investissements et des dépenses en capital (CapEx) garantit que les ressources financières sont orientées vers les investissements et les initiatives qui offrent le meilleur rendement potentiel et s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. À l'inverse, de mauvaises décisions en matière de capital peuvent entraîner un gaspillage de ressources, des occasions manquées et une baisse de la compétitivité, mettant en péril la santé financière et les perspectives d'avenir de l'entreprise.
Malgré l'importance d'un processus de gestion du capital solide, de nombreuses organisations à forte intensité de capital s'appuient encore sur des feuilles de calcul statiques ou des systèmes ERP peu flexibles pour gérer ces investissements importants. Ce qui a pu fonctionner lorsque l'organisation était plus petite ne fonctionne plus lorsqu'elle est confrontée à des décisions plus importantes et plus complexes. À un moment donné, l'organisation doit se poser la question suivante : "Gérons-nous vraiment des millions de dollars/euros/etc. à l'aide d'Excel ?"
Examinons trois défis importants qui se posent lorsque des solutions traditionnelles sont utilisées :
- Allocation de capital
- Gestion des risques
- Analyse de scénarios
Allocation de capital
Le défi fondamental de l'allocation des capitaux est que la demande de ressources financières est toujours supérieure à l'offre. Dans le contexte des budgets d'investissement, il est très rare qu'une organisation dispose de plus d'argent qu'elle ne sait en faire - la grande majorité des organisations doivent établir un budget extrêmement prudent pour atteindre leurs objectifs stratégiques avec le capital disponible. La capacité d'évaluer, de hiérarchiser et de statuer sur les projets d'investissement de manière cohérente et rapide est donc une compétence clé pour les organisations.
Si les projets d'investissement peuvent produire des avantages non financiers, l'évaluation des investissements est presque toujours basée sur des chiffres. Le processus se perd dans une mer de feuilles de calcul ou est intégré de force dans un système ERP qui a été conçu pour répondre à d'autres besoins.
L'utilisation de solutions traditionnelles pour l'allocation des capitaux pose les problèmes suivants :
Asymétrie de l'information : les hypothèses sont conservées dans des feuilles de calcul, cachées sur des disques durs ou enfouies dans les entrailles des systèmes ERP, ce qui prive les décideurs d'une source de vérité unique et claire.
Évaluation incohérente ou incomplète : les systèmes ERP ne sont pas conçus pour tenir compte de l'hétérogénéité des différents types d'investissements. Les feuilles de calcul sont intrinsèquement rigides, ce qui entraîne des méthodologies différentes d'une initiative à l'autre. Lorsqu'ils sont utilisés ensemble, ces outils hétéroclites rendent presque impossible pour les organisations d'évaluer leurs projets de manière exhaustive tout en garantissant des conditions de concurrence équitables.
Absence de suivi et de responsabilité : Pouvez-vous imaginer essayer de ramener un système ERP à une date antérieure ou de faire la même chose pour des dizaines ou des centaines de feuilles de calcul ? Les historiques d'audit et de version sont au mieux maladroits, au pire inexistants.
Les meilleures solutions combinent les aspects positifs de chaque solution traditionnelle tout en éliminant les aspects négatifs :
- Comparaisons normalisées : Faciliter les comparaisons entre les différents pays permet de garantir une évaluation équitable de tous les investissements.
- Efficacité : La réduction du temps consacré aux calculs et à la mise à jour des feuilles de calcul se traduit par des décisions plus rapides et mieux informées.
- Historique des données : Le suivi de qui a changé quoi et quand à travers le spectre complet des coûts, du calendrier et des avantages financiers et non financiers, avec la possibilité de revenir en arrière à n'importe quel point dans le temps.
Gestion des risques
Les investissements en capital comportent souvent des risques importants, notamment en ce qui concerne l'incertitude des coûts, la faisabilité des projets et les changements réglementaires. Il est essentiel d'identifier, d'évaluer et d'atténuer efficacement ces risques pour garantir le succès de chaque investissement et protéger la santé financière de l'organisation.
Les approches traditionnelles de la gestion des dépenses d'investissement sont basées sur des prévisions de réussite qui supposent des coûts fixes, une réussite technique et des conditions économiques statiques. Le seul truisme concernant les estimations ponctuelles est qu'elles seront toujours erronées ; seule l'ampleur de l'erreur est incertaine. Comment les entreprises peuvent-elles intégrer la prise de décision basée sur le risque dans la gestion des dépenses d'investissement ?
Une solution de premier ordre fournira les mesures suivantes pour atténuer les risques dans l'ensemble du portefeuille de dépenses d'investissement :
- Mécanismes d'identification et de quantification des risques liés au projet.
- Analyse de sensibilité pour identifier les risques clés au sein des projets et dans l'ensemble du portefeuille.
- Capacité d'analyse pour produire des données financières et métriques ajustées au risque.
- Des analyses de portefeuille et des visualisations qui démontrent clairement les compromis risque/récompense.
Avec de tels outils à leur disposition, les organisations peuvent intégrer en toute confiance les pratiques de gestion des risques dans le processus d'allocation des capitaux, améliorant ainsi leur capacité à optimiser le profil risque/rendement de leur portefeuille d'investissement.
Analyse de scénarios
Les portefeuilles CapEx se caractérisent par des budgets considérables, des investissements individuels importants et de longs cycles de vie de projet marqués par des étapes. Compte tenu de l'importance des enjeux, il est primordial d'offrir la plus grande souplesse possible en matière de prise de décision.
Prendre des décisions sur des projets d'investissement de manière isolée entrave l'organisation, c'est pourquoi une approche de portefeuille est indispensable. De même, le fait d'imposer une décision simple de type "oui/non" pour chaque projet limite également les options disponibles. Un bon processus de portefeuille CapEx doit aller bien au-delà d'une approche "à prendre ou à laisser".
Les capacités les plus performantes sont les suivantes :
- Scénarios de projets multiples: La possibilité d'élaborer rapidement et facilement des plans de dépenses alternatifs pour chaque investissement qui reflètent différentes hypothèses et priorités permet aux décideurs de sélectionner non seulement les meilleurs projets, mais aussi la version de chaque projet qui correspond le mieux au portefeuille.
- Gestion des étapes: L'ampleur des investissements individuels peut entraîner des dépenses irrégulières et irrégulières tout au long de l'année, ce qui pose d'importants problèmes de gestion de la trésorerie. Le fait de pouvoir avancer ou repousser des étapes afin de lisser les dépenses peut alléger la charge qui pèse sur la trésorerie de l'entreprise.
- Scénarios de portefeuille:Les portefeuilles de dépenses d'investissement étant souvent évalués en fonction d'objectifs stratégiques multiples, il est essentiel de pouvoir générer et comparer des ensembles d'investissements alternatifs. Les décideurs peuvent alors prendre des décisions de compromis basées sur les objectifs les plus importants, ce qui permet d'optimiser la valeur du portefeuille.
Relever le défi avec les bons outils
Il est essentiel pour les entreprises d'allouer correctement leur capital afin d'optimiser les rendements, d'atténuer les risques, d'aligner les investissements sur les objectifs stratégiques et de créer de la valeur à long terme pour les parties prenantes. En mettant en œuvre des processus d'allocation de capital solides et en prenant des décisions d'investissement éclairées, les entreprises peuvent améliorer leur performance financière, leur résilience et leur durabilité dans le paysage commercial concurrentiel d'aujourd'hui.
La gestion efficace des dépenses d'investissement exige plus que ce que les tableurs ou les systèmes ERP peuvent offrir. Des solutions avancées telles que Planview Advisor rationalisent la prise de décision et garantissent que les investissements sont alignés sur les objectifs stratégiques.
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