Les équipes virtuelles sont composées de personnes provenant de différents départements, organisations, zones géographiques et fuseaux horaires - et elles sont en augmentation, ce qui crée des défis pour une collaboration de projet efficace. Selon notre récente enquête, 38% des participants travaillent avec des membres de l'équipe dans plusieurs fonctions et départements ; 70% collaborent avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de leur organisation ; et 28% collaborent avec des collègues géographiquement dispersés. En fait, une 2014 enquête menée auprès de chefs d'entreprise lors du Global Leadership Summit à Londres a révélé que 34% des chefs d'entreprise pensent que plus de la moitié de leur personnel sera à distance dès 2020.
Cela devient la nouvelle normalité et pour les employés, faire partie d'une équipe virtuelle signifie une plus grande flexibilité pour gérer leur travail ainsi que la possibilité de collaborer avec des collègues du monde entier. Pour les organisations, la capacité à transcender les frontières géographiques offre la possibilité d'embaucher les meilleurs talents, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Cependant, les complexités des équipes virtuelles présentent une foule de défis lorsqu'il s'agit de s'assurer que chacun a accès aux informations dont il a besoin pour accomplir son travail, de partager des documents, de garder les membres de l'équipe motivés et engagés, et de leur donner une visibilité sur les activités en cours et les progrès réalisés.
Que pouvez-vous faire pour vous assurer que votre équipe virtuelle collabore efficacement ?
Comme le dit le célèbre dicton, chaque équipe virtuelle est "comme une boîte de chocolats" et chacune aura sa propre composition et ses propres défis. Un trait commun que j'ai observé au sein des entreprises qui ont réussi avec le modèle d'équipe virtuelle est de tirer parti de la technologie qui permet aux équipes de faire avancer les choses en "suivant le soleil". Grâce à un bureau virtuel basé sur le cloud, les équipes, quels que soient leur fuseau horaire et leur situation géographique, peuvent collaborer, communiquer et se tenir au courant sans avoir à attendre des données, des mises à jour de statut et des approbations.
Les membres de l'équipe peuvent se connecter, obtenir une vue d'ensemble du projet, accéder aux informations et obtenir des mises à jour sur les livrables, les délais et les responsabilités - le tout en un seul endroit, où qu'ils soient. Les équipes peuvent élaborer des plans à l'aide des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban, puis partager des fichiers, publier des commentaires, gérer les tâches et suivre l'avancement des travaux dans un endroit centralisé. Avec toutes les informations sur les tâches, les affectations et le statut sous un même toit, ce bureau virtuel peut également fournir un aperçu immédiat de la charge de travail des membres de l'équipe, garantissant ainsi que la direction est constamment au courant de l'évolution de la situation.
