La réunion de lancement de votre projet est la meilleure occasion pour les chefs de projet de donner le bon ton pour les semaines et les mois à venir. Il n'y a pas de problèmes de budget ou de calendrier à régler (du moins pour l'instant), ni d'ordres de modification susceptibles de créer des tensions ou de la confusion. L'équipe du projet et les autres parties prenantes sont enthousiastes à l'idée de voir le projet démarrer, et prêtent une attention particulière à chacun de vos propos.
La meilleure façon de mettre votre projet sur la bonne voie est d'arriver à votre réunion de lancement préparé avec un ordre du jour solide, et de communiquer clairement les informations dont votre équipe aura besoin. Les éléments décrits ci-dessous peuvent vous aider à construire un cadre qui fera de chaque réunion de lancement de projet un succès.
1. Introductions
En particulier au niveau de l'entreprise, les projets ont tendance à impliquer plusieurs sociétés, unités commerciales et départements, de sorte que vous ne pouvez pas compter sur le fait que tout le monde se connaît à l'avance. Prendre un moment pour présenter chaque personne pendant la réunion de lancement peut aider à mettre la salle à l'aise et à créer une atmosphère plus collaborative, d'autant plus qu'il s'agit d'une réunion à laquelle la plupart des personnes impliquées dans le projet assisteront.
2. Résumé
Vous ne pouvez pas non plus compter sur le fait que toutes les personnes présentes dans la pièce connaissent parfaitement le projet à l'avance. Les parties prenantes exécutives, si elles participent à la réunion, ont probablement trop d'autres choses dans leur assiette, et vous avez peut-être aussi de nouveaux membres d'équipe qui découvrent le projet pour la première fois. Consacrez quelques minutes, au début de votre réunion, à un résumé de l'analyse de rentabilité du projet et des objectifs généraux qu'il est censé atteindre.
3. Portée et résultats attendus
Tous les points de l'ordre du jour de votre réunion de lancement doivent être assez généraux, mais si vous devez entrer dans les détails, c'est le moment de le faire. Veillez à ce que chacun comprenne ce qui fait partie ou non du champ d'application du projet, et quels sont les produits livrables que l'équipe de projet doit fournir à la fin.
4. Rôles et responsabilités
Une fois que vous avez couvert les objectifs et les résultats attendus du projet, identifiez chaque groupe, équipe ou individu qui travaillera sur (ou suivra) le projet, et donnez une brève description de leurs responsabilités à chaque phase du projet. Si chacun comprend ce que l'on attend de lui, vous n'aurez pas à passer du temps plus tard à répondre à des e-mails de contrôle inutiles.
5. Lignes du temps
Une réunion de lancement n'est généralement pas le moment de se plonger dans les délais ou les affectations de tâches spécifiques, mais il est important de communiquer le calendrier de haut niveau du projet, y compris les jalons ou les points de décision de type "go/no go".
6. Plans de communication et de réunion
Avant de clore votre réunion, donnez à vos parties prenantes quelques détails sur les canaux de communication, le calendrier des réunions et la technologie de gestion de projet que vous utiliserez pour gérer le projet. Veillez à fournir tous les liens, numéros de téléphone ou autres détails dont l'équipe de projet aura besoin pour participer aux réunions ou accéder aux informations du projet.
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