Si vous êtes novice en matière de gestion de projet, vous pouvez trouver incroyablement difficile de déléguer des tâches, de suivre les ressources et de suivre les membres de l'équipe. L'idée de jongler avec plusieurs responsabilités à la fois peut même être un peu écrasante - ne vous inquiétez pas, c'est normal. La bonne nouvelle, c'est que d'excellentes pratiques de gestion de projet contribuent grandement à garantir le respect des délais en temps voulu et de manière efficace. Et pour y parvenir, vous devez d'abord élaborer un plan d'action qui maintient les canaux de communication ouverts entre les départements et les équipes, afin que chaque personne impliquée dans un projet sache ce que l'on attend d'elle à tout moment. Pour en savoir plus, consultez nos conseils aux nouveaux chefs de projet.
Il est important de se rappeler qu'en matière de gestion de projet, il n'existe pas de solution unique pour gérer les équipes. Chaque projet est différent, et avant que les gestionnaires de projet puissent concevoir une stratégie efficace, ils doivent tenir compte des :
- le type de projet géré
- les besoins et les attentes des clients et des parties prenantes
- les règlements et politiques de leur organisation
Par-dessus tout, vous devez tenir compte de l'industrie dans laquelle vous travaillez lorsque vous élaborez une feuille de route de projet. Après tout, les méthodes permettant d'atteindre les objectifs d'un projet dans un domaine comme l'informatique ne se transposent pas nécessairement dans un secteur comme la construction, et vice versa. Cependant, lorsqu'il s'agit de compétences organisationnelles générales, de planification et de résolution de problèmes, il existe quelques conseils de base qui peuvent vous aider à rester maître de vos projets du début à la fin.
- Commencez par un coup d'envoi formel du projet
La dernière chose que vous voulez faire est de vous lancer dans votre projet sans être préparé - surtout si vous êtes nouveau dans la gestion de projet. L'organisation d'une session formelle de lancement de projet vous permet de vous connecter avec toutes les personnes impliquées dans le projet, des membres de l'équipe aux parties prenantes, avant de commencer officiellement le projet. Bien que cela puisse sembler inutile, c'est un excellent moyen de s'assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet sont sur la même longueur d'onde. Voici quelques éléments que vous voudrez confirmer lors de la séance de lancement :
- Les objectifs et les attentes de vos parties prenantes.
- Les ressources disponibles pour mener à bien le projet.
- L'étendue et le calendrier de votre projet.
Que vous décidiez de mener votre réunion de lancement par téléphone ou d'organiser une réunion en face à face dépend de la taille et de la disponibilité de votre équipe. Le processus ne doit pas nécessairement être long et étendu, tant que toutes les personnes impliquées sont en mesure de se réunir et de finaliser tous les détails importants.
2. Passez en revue les détails avec votre équipe
Il est fort possible que le client / les parties prenantes vous donnent une liste d'exigences avant le début du projet. Si vous ne disposez pas de cette liste, veillez à la demander lors du lancement du projet, car elle vous aidera à mieux comprendre les résultats que vous devez chercher à atteindre.
De plus, vous voulez inclure votre équipe dans le processus de planification une fois que vous avez reçu ces informations. Ce sont eux qui travailleront activement à la réalisation de ces objectifs. Il est donc judicieux de faire appel à leurs connaissances et à leur expérience lors de la création de votre plan d'action. Non seulement cela créera une plus grande cohésion entre vous et les membres de votre équipe, mais cela vous donnera également une idée de ce que votre équipe peut réaliser dans un laps de temps donné.
3. Toujours suivre les progrès
L'établissement de rapports cohérents est un élément essentiel d'une bonne gestion de projet. Sans elle, les responsables et les membres de l'équipe ne peuvent pas mesurer précisément leurs progrès, ce qui peut nuire à leur capacité à respecter les délais. Grâce à la technologie de gestion de projet , le suivi de l'avancement de vos projets est plus facile que jamais. Grâce à des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, vous pouvez toujours savoir ce que vos équipes ont accompli et à quelle distance elles se trouvent de la ligne d'arrivée.
4. Restez à jour avec la budgétisation
Projects don’t fail because of overspending. They fail when managers don’t keep track of the budget. One of the most common mistakes new project managers make is not keeping track of the budget after the launch of the project. As a rule, you should be assessing your project budget once a week. That way, if you do go over budget by a small amount like 10%, you can adjust and keep your project running smoothly. But if you don’t catch overspending until you’ve gone 50 % or 60% over your budget, you could be too far gone to save your project.
5. Utilisez une solution de gestion de projet intelligente
Les progrès de la technologie ont rendu la gestion de projet plus facile que jamais, surtout pour les nouveaux managers. Lors du choix d'un outil de gestion de projet, il est important de sélectionner une plateforme à la fois puissante et facile à utiliser. Les plateformes qui offrent un grand nombre de fonctionnalités rarement utilisées peuvent sembler attrayantes, mais il peut être difficile de s'y retrouver. Pour cette raison, il est recommandé d'opter pour un outil conçu spécifiquement pour la gestion de projet.
Les caractéristiques importantes à rechercher dans une solution logicielle sont les suivantes :
- Communication transparente entre les départements et les membres de l'équipe.
- Représentation visuelle de la progression qui est mise à jour en temps réel au fur et à mesure que les membres de l'équipe accomplissent des tâches.
- La possibilité d'ajouter, de supprimer et de modifier des tâches au fur et à mesure que la portée du travail change.
Êtes-vous un chef de projet accidentel qui a été jeté par hasard dans un poste de direction sans aucune formation préalable ? Si c'est le cas, ProjectPlace est parfait pour vous. Sa plateforme intuitive est suffisamment simple pour s'adapter à une gestion nouvelle et accidentelle, tout en étant suffisamment puissante pour répondre aux besoins des chefs de projet traditionnels.
ProjectPlace permet aux équipes de collaborer plus facilement sur des projets, de planifier des échéances et de partager des informations de n'importe où dans le monde. Grâce aux diagrammes de Gantt et aux tableaux Kanban, les membres de l'équipe peuvent atteindre leurs objectifs plus rapidement et les chefs de projet peuvent suivre les performances plus efficacement.
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