Av alla saker som en projektledare måste hantera - tidslinjer, budgetar, ändringsorder och så vidare - kan det viktigaste av allt vara intressenternas förväntningar. När allt kommer omkring är slutförandet av ett projekt beroende av att intressenterna gör vad de förväntas göra, och det är också intressenterna som avgör om ett projekt är en framgång eller ett misslyckande. 
Enligt Project Management Institute, den ledande auktoriteten inom projektledningsstandarder och PM-certifiering, är en projektintressent "...en individ, grupp eller organisation som kan påverka, påverkas av eller som uppfattar sig själv som påverkad av ett beslut, en aktivitet eller ett resultat av ett projekt." Detta inkluderar alla individer eller team som arbetar med eller fattar beslut om ett projekt, t.ex. högre chefer, interna teammedlemmar och externa entreprenörer, för att nämna några. Att hantera och engagera intressenter är ofta komplext och utmanande, särskilt i stora projekt, men riktlinjerna nedan kan hjälpa alla projektledare att undvika missförstånd och hålla sina projekt på rätt spår.
Mål och tidsramar
När en projektledare hanterar projektets intressenter bör han först se till att alla intressenter förstår projektets slutliga mål och resultat. Detta kan tyckas vara ett överflödigt eller onödigt steg i processen, men många projektledare upptäcker för sent att vissa intressenter, särskilt de som inte har deltagit i de första mötena eller kommunikationen, har en ofullständig eller felaktig förståelse för vad projektet är tänkt att åstadkomma.
Av samma anledning bör projektledare alltid se till att tydligt kommunicera förfallodatum för uppgifter och slutleveranser, så att intressenterna kan planera sitt arbete i enlighet med detta redan från början.
Möten
De flesta företagsprojekt omfattar hundratals möten, från ett inledande startmöte till ett avslutande möte, månader eller år senare, med en sammanfattning eller en genomgång av de lärdomar som dragits av projektet. Mellan dessa två måste intressenterna i varje projekt informeras om vilka möten de måste delta i och vilka de kan hoppa över. Varje meddelande om ett möte bör innehålla tid, plats (virtuell eller fysisk) och en kort beskrivning av mötets syfte och mål.
Uppgifter och ansvarsområden
I stora organisationer arbetar de anställda ofta med flera projekt samtidigt, vilket tvingar dem att jonglera med en ständigt föränderlig samling uppgifter och leveranser. I den här typen av miljö behöver gruppmedlemmarna tydliga beskrivningar av sina uppdrag för att hålla sig på rätt spår. En kraftfull projekthanteringslösning som Planview AdaptiveWork kan göra det lättare för projektledare att tilldela uppgifter och kommunicera ändringar till gruppmedlemmar och andra intressenter som är utspridda över stora områden.
Teknik och resurser
Under de senaste åren har projektledare lagt allt större fokus på de tekniska verktyg de använder för att hantera projektinformation och kommunicera med intressenter. Det är viktigt att komma ihåg att inte alla intressenter är bekanta med modern programvara för projektledning, så projektledare bör ta sig tid i början av varje projekt för att berätta för intressenterna om de verktyg de kommer att använda. Lyckligtvis är molnbaserad PM-programvara som Planview AdaptiveWork lätt att komma åt och lätt att använda, så intressenterna kan vanligtvis börja dra nytta av dess funktioner med ett minimum av utbildning.
Om du vill hålla dina intressenter engagerade och informerade även i de mest komplexa projekten kan Planview AdaptiveWorks molnbaserade lösningar för projektledare hjälpa dig.
