Varje dag fokuserar välskötta organisationer all sin energi på att ta hand om uppgifter och initiativ för att uppnå affärsmålen.
Genom att hålla alla anställda på samma linje och mot samma mål är det mycket lättare att uppnå det du vill åstadkomma. Detta är naturligtvis ofta lättare sagt än gjort. Det är inte alltid lätt att se till att alla är på samma sida, särskilt när det gäller projektledning.
Målet för bra projektledare är att genomföra projekt på rätt sätt. Projektportföljhantering (PPM) tar detta koncept vidare genom att göra det till ett mål att göra följande höger projekt på rätt sätt.
För att bli en mästare i PPM måste organisationer först bli experter på följande Resurshantering.
Med en stark strategi för resurshantering kan projektledare se till att de bästa personerna och de bästa tillgångarna finns på rätt plats vid rätt tidpunkt - vilket gör att de viktigaste projekten går smidigt.
Effektiv resurshantering kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande. Tänk på att resurshantering är mer än bara resursfördelning. Det handlar bland annat om att bygga rätt team, förhindra att omfattningen av projektet kryper, hantera oförutsedda frågor och skapa öppenhet i tidtabellerna.
Den goda nyheten är att en stark PPM-lösning gör det mycket lättare att hantera resurser på ett effektivt sätt. Men alla PPM-lösningar är inte likadana. Med detta i åtanke går vi igenom några av de funktioner som du bör leta efter i ett PPM-resurshanteringsverktyg.
4 Funktioner som din PPM-lösning för resurshantering måste ha
För att lyckas i dagens snabba värld måste PMO:s kunna välja projekt utifrån resurstillgång utan att först behöva sammanställa detaljerade tidsplaner.
Med rätt PPM-lösning får projektledare en 360-graders vy av organisationens alla resurser, vilket gör att de kan se till att kapacitetsplaneringen motsvarar efterfrågan på projektarbete.
De kan också förutse de viktigaste projekten tack vare en formulärbaserad intagnings- och poängsättningsmodell som automatiskt prioriterar de projekt som ger mest värde. Ledande PPM:er låter också projektledare visualisera budgetar, åtgärder och mål med hjälp av interaktiva verktyg.
Sammantaget gör detta att projektledaren kan planera strategiskt, balansera utbud och efterfrågan och få djupare insikter som hjälper dem att fatta bättre beslut.
När du börjar leta efter det PPM-verktyg som fungerar bäst för din situation kommer du snabbt att upptäcka att det finns många alternativ. För att göra ditt beslut enklare, här är fyra funktioner som du bör tänka på när du begränsar dina val.
1. Flexibilitet och konfigurerbarhet
Ingen PMO är den andra lik. Även om en PPM-lösning kanske fungerar utmärkt för ett företag, är den kanske inte lika bra för ett annat. Om så är fallet bör du leta efter en konfigurerbart PPM-verktyg som ger dig den flexibilitet som krävs för att växa med ditt företag - utan att kräva omfattande kodning. På så sätt kan du anpassa plattformen till dina specifika arbetsflöden.
2. Anpassningsbara arbetsutrymmen
Olika projekt hanteras ofta bäst med olika metoder. Ett projekt kanske kräver en agil metod, medan ett annat kanske bäst leds av ett lean-team. Ledande PPM-verktyg ger projektledare tillgång till anpassningsbara arbetsytor som kan hantera och rapportera om flera olika typer av projekt. Samtidigt är alla dessa arbetsområden tillgängliga från en enda portfölj.
3. System för registrering
Många organisationer hålls tillbaka av det faktum att de har data överallt i olika versioner. Om ett team förlitar sig på en uppsättning data medan ett annat team förlitar sig på en mer aktuell uppsättning av samma data, kan saker och ting snabbt hamna utom kontroll.
Med rätt PPM-lösning kan du koppla ihop alla dina systemdata - oavsett om de finns i plattformar som Jira, SAP, Workday eller ServiceNow - till en enda sanningskälla.
Som ett resultat av detta kan teamet gå framåt med tillförsikt, eftersom de vet att de alltid har tillgång till aktuell information.
4. Inbäddad affärsinformation
Ledande PMO:er har fullständig insyn i alla sina portföljer - till stor del för att de använder PPM-lösningar som har inbyggd business intelligence.
Changepoint PPM (Daptiv) använder till exempel IBM Cognos BI för att hjälpa organisationer att fatta de bästa besluten. Lösningen gör det möjligt för PMO:er att använda data i estetiskt tilltalande grafiska rapporter och hitta de exakta svaren de letar efter med hjälp av robusta rapporteringsfunktioner.
Hur Changepoint PPM kan hjälpa din organisation att blomstra
Det är inte lätt att övervaka flera projekt samtidigt och se till att de utförs i prioriterad ordning, i tid och enligt budget.
Men det finns ingen anledning att göra det svårare än vad det behöver vara.
Den goda nyheten är att genom att investera i ett modernt PPM-verktyg kan företagets PMO arbeta effektivare och samtidigt se till att projekten blir som du vill att de ska bli.
Tack vare PPM-resurshantering kan projektledare se till att rätt resurser tilldelas rätt projekt vid rätt tidpunkt, vilket är receptet för ett framgångsrikt PMO och i sin tur en stark organisation.
