Skrivet av: Brad Egel
När du tänker på projektstart, vad tänker du först på? Börjar du ett nytt projekt där allt är som det ska? En ny början med en ny kund som är entusiastisk och redo att samarbeta med dig på vägen mot en framgångsrik slutlösning? En nystart med noll problem, noll omfattning och noll ändringsbeställningar hittills? Ett nytt projekt som varken överskrider budgeten eller överskrider tidsgränsen?
Jag antar att allt beror på vad som frustrerar oss mest i våra projekt. Slutsatsen är följande - åtminstone ur mitt perspektiv - att projektstart är vår bästa chans att lägga allt på bordet med projektkunden på förhand. Vi måste ställa upp ordentliga förväntningar, vi måste se till att alla är på samma sida och vi måste se till att projektkunden förstår hur projektet kommer att drivas ... hur det kommer att utvecklas till en slutlig, framgångsrik lösning som vi kommer att leverera till dem.
För att få till och genom en effektiv och framgångsrik projektstartssession...
Projektledaren- och teamet, om ett sådant har utsetts vid den tidpunkten - bör följa dessa fem allmänna steg:
- Granska arbetsbeskrivningen och all dokumentation som finns före uppdraget. Förhoppningsvis har du en arbetsbeskrivning (SOW) eller ett liknande dokument från slutförandet av projektet, priset och det allmänna arbetet som krävs. Detta dokument bör innehålla åtminstone en beskrivning på hög nivå av projektets mål, insatser, tekniska krav, viktiga datum och leveranser samt antaganden. Utifrån detta kan du börja sammanställa det första utkastet till projektplan och börja planera arbetsuppgifterna - och vem som ska utföra dem - för hela projektet.
- Presentera dig för projektkunden. Presentera dig sedan för projektkunden som den person som kommer att hantera deras projekt under resten av uppdraget. Eftersom du har studerat SOW och all annan tidig projektdokumentation som du har kunnat få tag på, kan du nu vara redo att ställa frågor till projektsponsorn för att kunna fastställa datum och uppgifter och kanske klargöra vissa antaganden om projektet. Det verkliga fokuset i det här steget är dock att få den första introduktionen genomförd - att diskutera när, var och hur projektets kickoff-session ska äga rum och vem som ska delta. När du har den informationen kan du förbereda detaljerna för mötet.
- Utarbeta en projektplan. Nu har du all den information som du troligen behöver för att färdigställa det första riktiga utkastet till projektplanen. Du kanske inte har namnen på teammedlemmarna, men du vet vilka typer av positioner du behöver fylla i ditt team, så du kan hänvisa till dem med titlar i stället för med namn. Nyckeln är att det ska se så nära det slutgiltiga och redo för projektstart som möjligt för att ge kunden förtroende för att du och ditt team kan få jobbet gjort på rätt sätt.
- Skapa en presentation och låt kunden granska den. Vad du sammanställer och hur formellt det blir är verkligen upp till dig, din organisations praxis och policy och dina kunders önskemål. (Jag vill gärna ge detta till projektsponsorn i förväg så att det inte blir några överraskningar under mötet och så att jag kan få feedback från den personen om de känner att det finns andra punkter som de skulle vilja ta upp.) Jag brukar välja att använda en PowerPoint-presentation med 15-30 bilder som innehåller följande:
- Allmänt syfte/mål för projektet
- Viktiga datum och milstolpar
- Antaganden
- Process för kontroll av ändringar
- Metodik för projektledning
- Genomför sessionen och fastställer nästa steg. Slutligen ska du genomföra den egentliga projektstartssessionen. Håll deltagarna till ett minimum om det är möjligt. Du vill att rätt personer ska vara där för att ställa och besvara frågor, men du vill inte att rummet ska vara så fullt av slutanvändare att det blir ett kravinsamlingsmöte. Jag har låtit det hända en gång - aldrig mer! Det var smärtsamt och förvandlade ett tvåtimmarsmöte till ett tvådagars maraton.Som alltid när det gäller ett projektstatusmöte - och kickoff-mötet är i princip det första projektstatusmötet - bör du som projektledare följa upp mötet med anteckningar som delas ut till de viktigaste intressenterna för att säkerställa noggrannhet och gemensam förståelse. Begär att eventuella ändringar eller tillägg skickas till dig inom 24 timmar, revidera sedan och skicka på nytt. Genom att göra detta snabbt säkerställer du att alla nyckelaktörer är på samma sida inom 24 timmar eller så efter startskottet och redo för att påbörja det verkliga arbetet med ett produktivt (och förhoppningsvis mycket framgångsrikt) projektengagemang.
Sammanfattning / uppmaning att lämna synpunkter
För att se till att projektet verkligen börjar på rätt sätt vill du genomföra projektstart på ett sådant sätt att du får svar på nödvändiga frågor, diskuterar antaganden och ställer förväntningar. Du, teamet, alla nyckelintressenter och projektkunden måste komma ut från projektstartssessionen på samma sida, med realistiska projektförväntningar och med alla som förstår vilka nästa steg som kommer att ske och när.
Vad tycker du om dessa steg? Vad skulle du lägga till eller ändra i den formella projektstartssessionen? Har du några framgångshistorier eller mardrömmar som du vill dela med dig av?
