Varje dag talar jag med människor som lär sig att hantera projekt, men inte med typiska projektledare som är PMP-certifierade och tillhör ett traditionellt PMO. Det är unika individer som hamnar i denna roll av misstag - forskare, revisorer eller ingenjörer som väljer att anta utmaningen att leda projekt, helt enkelt för att det måste göras, även om de har mycket liten eller ingen bakgrund eller erfarenhet. Vissa tvingas in i det, andra väljer att utöka sina kunskaper, men båda lär sig snabbt att det är hårt arbete och att det kan bli mer än de räknat med. Om du själv driver ett projekt som en av dessa icke-projektledare får du här en beskrivning av hur du kommer igång, från en erfaren veteran i branschen.
1) Omfattning - Gör det crystal klart
När du väl har fått information om vad det nya projektet kommer att vara, se till att du är helt klar över vad omfattningen är - det förväntade resultatet och kommunikationsplanen. Träffa dina intressenter, sponsorer eller interna kunder för att få en god förståelse. Om de är för upptagna för att träffa dig kan du ifrågasätta hur viktigt detta arbete är.
Du behöver inte använda en formell projektstadga eller ett formellt förslag, men dokumentera alltid vad som överenskommits. Det kan vara så enkelt som att skicka ett e-postmeddelande efter mötet för att redogöra för vad som diskuterades och ge dem en chans att rätta till eventuella missförstånd. Detta kommer att fungera som projektets omfattning och bör förstås av alla inblandade parter. När detta ändras, till exempel om du begär att lägga till fler leveranser, ska du se till att alla parter godkänner ändringarna i det ursprungliga avtalet (även om det bara finns en annan part).
2) Det är en dubbelriktad gata.
Det är viktigt att se till att du får den information och vägledning du behöver för att lyckas, men det är lika viktigt att du ger dina supportrar och din ledning vad de behöver: frekventa och regelbundna uppdateringar. Ett sätt att göra detta är att skapa en rapport med information som veckans viktigaste prestationer, nästa steg, kommande milstolpar och risker/problem att vara uppmärksam på. Ett annat sätt är att varje vecka skicka en kort uppdatering via e-post till dem som är intresserade av ditt projekt.
Du kanske frågar dig varför du ska göra en uppdatering när ingenting har förändrats? Även en projektledare utan PMP måste ge uppdateringar konsekvent för att upprätthålla kommunikationslinjen och hålla projektet i rörelse, och låt oss vara ärliga, det tvingar dig att fundera över var projektet befinner sig och vad nästa steg är.
3) Delegera för att leverera
Om du är ämnesexpert är det frestande att bara göra arbetet själv och dessutom hantera det. Det är ju du som kan göra det bäst och snabbast, så vad är problemet? I själva verket kommer detta tillvägagångssätt att skapa flera problem för dig som lätt kan undvikas genom att delegera arbetet. Genom att dela upp arbetsbördan med ett team skapar du en känsla av gemenskap; alla arbetar mot samma mål. När fler personer utför arbetet blir det dessutom snabbare och mer fullständigt utfört. Genom att dela på arbetsbördan får du mer tid över för att se till att kunden är nöjd och hjälpa teamet att undanröja hinder när de dyker upp.
4) Ta dig tid för detaljer
Det här projektet är förmodligen inte ditt enda jobb, så det är lätt att tappa bort småsaker och kalla det "tillräckligt bra" när du har andra saker att arbeta med. Även om du fokuserar på att hålla tidsfrister för leveranser och hålla dig inom budgeten är det också viktigt att hålla ett öga på de detaljer som dyker upp i det dagliga arbetet. Ta dig tid att jämnt fördela din uppmärksamhet på slutmålet och de mindre delarna, till exempel att regelbundet kontrollera teamet, se till att de har vad de behöver för att lyckas och naturligtvis skicka ut de där irriterande statusrapporterna. Om detaljer inte är din styrka kan du skapa en checklista för att se till att du inte missar något.
5) Gör en ordentlig avstängning.
När projektet avslutas ska du inte bara gå därifrån! Omedelbart efter att kunden har godkänt ditt arbete är det bästa tillfället för en avrapportering med teamet. Vad fungerade bra? Vad skulle de vilja se annorlunda nästa gång? Detta är också frågor som du bör ställa till din kund, särskilt om du kommer att arbeta med dem igen i framtiden. Gav din kommunikationsstil och frekvens dem vad de behövde?
När teamets feedback upplöses kan du fira det goda arbetet! Att ta med kaffe och munkar till en kontorsfest eller skicka ett mejl till varje gruppmedlems chef för att berömma deras goda arbete är enkla men meningsfulla sätt att tacka gruppen för deras bidrag.
Projektledning är en konst och som allt annat blir det lättare med övning. Om det tar några försök att få det rätt är det normalt, så var inte för hård mot dig själv. Du måste hitta dina egna metoder som fungerar för dig och teamet, men kom ihåg att det är ett maraton, inte en sprint. Även när du lyckas leda ett projekt från början till slut finns det alltid utrymme för utveckling. Detta innebär inte att du ska gå in i en traditionell projektledarposition och bli PMP-certifierad, utan mer som en möjlighet att växa i din karriärutveckling. De mest framgångsrika projektledarna är de som kommunicerar både bra och dåliga saker, inspirerar gruppmedlemmarna och framför allt levererar konsekvent de önskade resultaten.
![Värdet av att kombinera robust PPM med lättviktigt arbetsutförande [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
