Att uppfylla kraven på ständigt föränderliga prioriteringar inom en myndighet kan leda till inkonsekventa processer, avdelningar med begränsad insyn i vad som arbetas med och ingen möjlighet att övervaka investeringar. Nya Zeelands regering, liksom många andra statliga myndigheter, fick i uppdrag att övervinna dessa hinder för att utveckla och förvalta projekt- och investeringsportföljer för att få ekonomin att växa och skapa större välstånd, säkerhet och möjligheter för alla medborgare. Den här bloggen ger en sammanfattning av den senaste fallstudien och delar med sig av de utmaningar som de stod inför, deras tillvägagångssätt för att förbättra och några av de fördelar som uppnåddes efter att ha förbättrat processerna för portföljhantering och projektgenomförandet.
Fallstudie om den nyzeeländska regeringen
Nya Zeelands regering betjänar ungefär 4.7 miljoner människor. Den övervakar frågor som rör hela landet, medan lokala myndigheter bestående av regionala råd och territoriella myndigheter ger stöd på samhällsnivå. Ledarna för centralregeringen utses genom demokratiska omröstningar vart tredje år.
Utmaningar: Olika system och data med ständigt förändrade initiativ.
Som de flesta regeringar kan intyga kan det vara ett långsamt arbete att driva projekt genom systemet. Uppgifter delas sällan och samarbetet i projekten är litet. Med regeringschefer som kan byta till och från vart tredje år, och när de byts ut, ändras ofta prioriteringarna med dem. Långsammare projekt är
ofta stoppades eller åtminstone försenades avsevärt, vilket ökade kostnaderna och tärde på resurserna.
Under 2008 upplevde Nya Zeeland ett betydande regeringsskifte i ledarskapet. Den nyvalda regeringen lade ett större fokus på att hantera infrastruktur och stora projektutgifter, vilket sammanföll med utvecklingen av portföljförvaltningskontor (PMO).
Finansdepartementet behövde ett verktyg för att bättre förstå och följa upp det stora antalet projekt som de hanterade. En mängd olika verktyg användes av 40 olika avdelningar och över 200 statliga organ, men det fanns ingen enhetlighet eller integration. "Vi insåg att vi behövde något mer sofistikerat än kalkylblad för att förstå vilka projekt vi genomförde", säger Ricky Utting, tidigare chef för investeringsförvaltning och tillgångsprestanda vid finansdepartementet. "Du kan köra hundratals projekt i kalkylblad, men det är en plåga."
Finansdepartementet var fast beslutet att få kontroll över den statliga investeringsportföljen - att övervaka investeringarna, förstå vilka investeringsbeslut som skulle fattas, identifiera och hantera risker och balansera portföljen för att se till att vissa sektorer inte missar något. Ett gemensamt verktyg skulle göra det lättare att flytta data och se till att de hade den öppenhet som krävs inom hela avdelningen. En flexibel och skalbar lösning skulle dessutom kunna ge en struktur som skulle stå sig över tid och skapa en värdebaserad ram som skulle kunna överleva de många förändringarna inom förvaltningen.
Lösning: En konsoliderad bild av portföljen
Efter att ministeriet för social utveckling skapat en teknisk checklista med 400 krav valdes Planview Enterprise. "Planview Enterprises portföljfunktionalitet är imponerande", säger Utting. "Ingen annan produkt gjorde det möjligt för oss att göra så detaljerade analyser av vår portfölj, och vi visste att våra kalkylblad var helt ineffektiva på detta område."
Planview Enterprise automatiserar det som finansdepartementet använde tid och resurser på att göra manuellt. Planview Enterprise används nu som avdelningens gemensamma kunskapskälla för mer än 600 viktiga projekt. "Vår finansminister måste hålla sig informerad om alla större projekt", säger Utting. "Liksom andra länder har Nya Zeeland en historia av betydande projektmisslyckanden, så ju mer regeringen kan förstå sina projekt och införa kontroller, desto mer bekväma kan ministrarna vara med att minska riskerna."
I dag kan finansdepartementet producera detaljerade rapporter från Planview Enterprise, t.ex. om rörledningars status, riskområden, tillhörande aktuella finanser och de som kommer att tas upp i nästa budgetcykel. Finansdepartementet använder också rapporterna när de granskar enskilda projekt.
"Planview Enterprise har varit ovärderlig", avslutar Utting. "Utan Planview Enterprise skulle vi vara tillbaka på den mörka medeltiden."
Resultat: En lösning som ger portföljdata för att driva strategier, program och projekt
Sedan Planview Enterprise infördes har finansdepartementet:
- Tillförlitliga uppgifter som ger finansministeriet möjlighet att skapa effektiva investeringsstrategier till förmån för Nya Zeelands befolkning.
- En enda lösning med strategisk information för att hantera och leverera sina större projekt.
- Förmåga att prioritera projekt och maximera resurser för att öka framgången och minimera riskerna.
- Framsteg med evidensbaserad rapportering för att motivera investeringar och visa resultat jämfört med mål, vilket förbättrade beslutsprocessen.
Jag blev verkligen inspirerad av den nyzeeländska regeringens berättelse om hur man lyckas med portföljförvaltningen för att få ekonomin att växa för medborgarna och leverera på departementsprioriteringar - jag hoppas att du också blev inspirerad. Här är en länk till den fullständiga fallstudien i PDF-format.
