För att kunna leda ett team på ett effektivt sätt krävs rätt personer och rätt verktyg. En enkel regel som är svår att följa. I rampljuset den här gången står Maria Nordborg, Projectplaces kundrelationschef.
I det här inlägget diskuterar vi de utmaningar som projektledare står inför när det gäller att behålla kontrollen över planering och projektleveranser, samtidigt som vi ger teamen möjlighet att organisera sig själva i den agila tidsåldern, där man arbetar var som helst.
Hur har projektledarens roll utvecklats på senare tid?
PM:s roll formas av flexibelt arbete, globala projektgrupper och molntjänster. Lean och agila metoder är starka trender. Dessa trender understryker verkligen vikten av omedelbar och smidig kommunikation och samarbete. Samtidigt ser vi ett ökande behov av öppenhet och ansvarsskyldighet i alla projekt. PM:s, liksom deras team och ledningen, vill se vem som gör vad och när - och det är PM:s uppgift att leverera denna nya nivå av öppenhet. Grupper presterar bättre när de kan se vad varje medlem gör och när de får beröm när det är på sin plats.
Vilken är den största gränsen som PM:s möter när det gäller effektivt teamarbete?
Bristande kommunikation och brist på definierade roller, särskilt för projektledare, kan vara avgörande för ett projekt.
Grupper måste kunna dela och utbyta idéer enkelt, var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst. Det är viktigt att rätt information når rätt person för att undvika missförstånd och att alla under PM:s ledarskap kan hålla sig till tidslinjer och projektleveranser.
Det är lika viktigt att projektledaren kan ha en översiktlig syn och fokusera på att planera och uppfylla målen, precis som teamet förlitar sig på färdplanen och fokuserar på det dagliga arbetet. Det är här som samarbetsteknik verkligen gör skillnad.
Vad tror du att projektledare bör leta efter i en projektledningslösning för att kunna utföra sitt arbete effektivt i denna alltmer komplexa miljö?
Lösningar som PM:s använder måste vara anpassade till organisationens metoder och processer, men tänk på att verktygen vi använder också formar vårt beteende. Med andra ord, riktigt bra programvara gör oss effektivare och låter oss göra nya saker.
Idag behöver PM:s en molnbaserad lösning som gör det möjligt för dem, deras team och ledningen att kommunicera och samarbeta sömlöst oavsett tidszon och att enkelt dela och granska dokument. De behöver en fullständig överblick över projektets övergripande status, liksom över enskilda åtgärder, så att de omedelbart kan åtgärda om någon aktivitet släpar efter. PM bör välja ett verktyg som gör det möjligt för teammedlemmarna att kommunicera direkt med varandra för att skapa en känsla av att vara ett team och öka ansvarstagandet. Viktigast av allt är att lösningen är enkel och intuitiv att använda, vilket gör det möjligt för teamen att organisera sig själva och gör att PM kan fokusera på att övervaka projektet.
Varför ska PMs bry sig om huruvida deras verktyg är molnbaserat eller inte?
Molnet är i de flesta fall lika med sömlöshet och eliminerar behovet för PM eller gruppmedlemmar att logga in på ett intranät eller lära sig använda ofta komplexa och kostsamma specialprogram. Det gör det möjligt för alla att få tillgång till och dela information från vilken plats som helst och när som helst. Det betyder också att du kan bjuda in vem som helst, både inom och utanför organisationen, att delta i projektet och samarbeta, vilket är avgörande för att möjliggöra ett smidigt samarbete med partnerföretag och kunder. Molnbaserat samarbete handlar om att bryta ner de gamla barriärerna för teamarbete och att nå mål tillsammans.
