Skulle dina processer för arbetsintag och hantering av efterfrågan kunna behöva en uppfräschning? Var inte rädd, Savvy PMO är här! Den här bloggserien är till för dig oavsett om du är översvämmad av arbetsförfrågningar, behöver en mer strömlinjeformad process, behöver bättre poängsättning och prioritering eller har andra utmaningar med efterfrågestyrning.
Med hjälp av en formaliserad process för hantering av efterfrågan kan din organisation samla in och utvärdera arbetsförfrågningar på ett konsekvent och öppet sätt. Ditt expertteam kan objektivt bedöma allt inkommande arbete för att se om det är anpassat till strategin, riskminimering, kundpåverkan, övergripande förbättring, finansiell nytta, kapacitet och mycket mer. Som ett resultat av detta kan du bättre välja de initiativ som överensstämmer med dina affärsmål och strategier och som kontinuerligt levererar värde.
I den här bloggserien diskuterar vi fyra sätt att förbättra efterfrågestyrningen i din organisation. Det här inlägget handlar om riktlinjer ett och två.
1. Fånga upp inledande arbetsbegäran
Den smarta PMO:n vet att de anställda är en stor källa till idéer, men de behöver ett enkelt sätt att skicka in dem. Utmaningen är att skapa ett verktyg för arbetsidéer och önskemål som inte överväldigar organisationen. Så här kan du börja i liten skala och sedan, när du har haft framgång, gradvis öka antalet användare med tiden:
- Samla in rätt information från början: Utforma ett formulär för arbetsintag som är lämpligt för både de som begär och de som godkänner arbetet. Samarbeta med teammedlemmar för att fastställa vilka typer av fält och vilken information som krävs, inklusive data som bör döljas vid vissa grindar för att effektivisera och förenkla processen.
- Utforma olika förfrågningsformulär efter behov: En storlek behöver inte passa alla. Skapa det intagningsformulär och den godkännandeprocess som är bäst lämpad för det arbete som begärs, olika avdelningar eller grupper av sökande.
- Skapa ett flöde för inkommande arbete under flygning: Detta kommer att hjälpa till att hantera ändringsförfrågningar och uppdatera befintligt arbete.
- Starta processen: Börja samla in arbetsidéer och önskemål från ditt team.
2. Styr processen för arbetsintagning
Din process för arbetsintag bör vara strategisk, konsekvent, lättförståelig och synlig för alla inom organisationen. En stark process gör det möjligt för dig att snabbt avbryta onödiga arbetsförfrågningar, skjuta upp eller lägga arbete av lågt värde på is och snabbt föra fram arbete av högt värde.
Använd grindar vid behov för att organisera flödet, insamlingen och utvärderingen av information. Anpassa godkännandegränserna till beslutspunkterna i din affärsprocess. Samla in stöddata och utvärderingar logiskt för att effektivisera processen.
Den kunniga PMO:n fastställer steg som de som visas i bilden nedan. Denna bild innehåller åtta steg, men dessa steg kanske inte behövs för den typ av arbete som begärs. Anpassa de steg som din organisation fastställer och som är meningsfulla för din arbetsintagsprocess.
För att smidigt ta dig igenom dessa faser eller din egen anpassade uppsättning kan du överväga att göra följande:
- Lita på dina experter: Låt dina experter flytta inkommande förfrågningar vidare i processflödet när det är lämpligt. Utrusta dem för att utvärdera varje förfrågan, be om ytterligare information och fatta beslut om att godkänna eller inte godkänna den.
- Automatisera flödet av projektintag: Automatisering snabbar upp processen. Du kan ställa in automatiska meddelanden för händelser som t.ex. inträde i en grind och förfrågningar som har stannat vid en grind. Du kan också varna dina godkännare när det är dags att vidta åtgärder, tillsammans med påminnelser.
- Samarbeta med: Kloka PMO:er gör det enkelt för människor att kommunicera, följa processen och slutföra arbetet. Gör det möjligt för dina experter att dokumentera beslut, nästa steg och åtgärder i arbetsflödet med hjälp av anteckningar och bilagor. Informerade teammedlemmar kan göra korrigeringar, lösa problem, tillhandahålla information som saknas och till och med bli motiverade att förnya det begärda arbetet. Samarbetslösningar arbetsledning kan göra kommunikationen smidig, särskilt när de integreras i ditt centrala PPM-system.
I del 2 av den här bloggserien tar vi upp de två sista stegen för hantering av efterfrågan:
- Utvärdera och skapa viktiga arbetsuppgifter: Kategorisering och prioritering
- Granska, spåra och förbättra: Förbättra processen kontinuerligt
Om du inte kan vänta på detaljerna om alla fyra stegen kan du ladda ner hela e-boken med en checklista som du kan använda för att starta eller förbättra din process för hantering av efterfrågan: "The Savvy PMO's Guide to Demand Management."
