Att planera ett projekt är ingen lätt uppgift, särskilt inte för stora företag och organisationer där team ofta samarbetar i olika tidszoner och ibland till och med över hav. Därför finns det många viktiga saker att tänka på när du tar fram åtgärder för att starta ett projekt, bland annat:
- Budgetrestriktioner
- Resurser och arbetskraft
- Vad som ligger i organisationens intresse.
Med det sagt finns det vissa standardelement som förekommer från projekt till projekt, och om du lär dig hur du förbereder dig för dem kan du se till att din kampanj startar utan problem. Läs vidare för att lära dig vilka fem steg som kan hjälpa ditt team att arbeta effektivare.
Börja ditt projekt på rätt sätt
När du startar ett projekt för första gången är det viktigt att ha företagets mål i åtanke. Annars kan du hamna i en situation där du några månader senare måste förklara dina åtgärder för intressenterna eftersom du har tappat bort dina affärsmål.
Den här artikeln tar upp fem viktiga steg som kan hjälpa dig att förhindra att ditt projekt hamnar på avvägar. På så sätt är det troligare att du uppnår dina förutbestämda resultat, samtidigt som du ser till att dina medarbetare, intressenter och kunder är nöjda med företagets framsteg.
- Granska allt som är relevant för projektet
Du kan inte starta ett projekt förrän du har en gedigen förståelse för relevanta tillgångar och resurser. Annars förlorar du snabbt dina affärsmål ur sikte, vilket gör att projektet kan misslyckas. Därför är det viktigt att granska allt som sammanfattar ditt projekt.
Helst bör du kunna få tag på en arbetsbeskrivning. Detta ger dig en djupgående bild av projektets omfattning och täcker allt från förväntningar på prestanda till önskade tidsramar. Om du inte kan hitta någon SOW, se till att du kan samla in följande information på annat håll:
- En uppdelning av de beräknade kostnaderna och projektbudgeten.
- Allmänna milstolpar
- Förväntade resultat
- Nyckelroller för varje medlem i projektgruppen
- Eventuella antaganden och begränsningar som kan påverka dina framsteg.
Det är viktigt att du har all denna information innan projektets startmöte. Om du måste, kan du till och med memorera informationen. Om du kommer oförberedd till startmötet kommer projektet att börja på ett dåligt sätt, vilket kan förstöra chanserna till framgång innan det ens har påbörjats.
2. Träffa din projektsponsor före start
Generellt sett är -projektsponsorn den person som ansvarar för att kampanjen uppfyller intressenternas affärsmål. Eftersom de spelar en så viktig roll för projektets ledning är det viktigt att du träffar sponsorn någon gång före start, antingen per telefon eller personligen.
Syftet med det här mötet är att diskutera grunderna för ert uppstartsmöte. Du vill bekräfta följande uppgifter:
- När hålls startmötet för projektet?
- Vilka är de viktigaste diskussionsämnena för denna session?
- Var kommer kickoff-sessionen att äga rum?
Och en sak till: Som projektledare är det ditt ansvar att leda diskussionen på startmötet. Kom förberedd genom att gå igenom den information som finns i ditt SOW-dokument.
3. Skapa en formell mötesagenda och presentation
Efter mötet med sponsorn bör du utarbeta en dagordning som täcker ämnena för mötet och förbereda dig för din kommande presentation vid projektstartmötet. Det är viktigt att du är väl förberedd inför din presentation, eftersom du kommer att tala med nyckelpersoner i projektet, bland annat;
- Projektets leveransgrupp
- Sakkunniga och slutanvändare.
- Högre tjänstemän i ledningen (vanligtvis PMO-chefen och berörda avdelningschefer).
- Projektsponsorn.
- Alla intressenter som har en beslutsfattande roll i projektet.
4. Begränsa deltagandet av kundpersonal i förväg.
Om ditt projekt innebär att du måste arbeta med personal på kundsidan är det en bra idé att begränsa kunddeltagarna till endast relevant personal.
Även om kundrepresentanternas åsikter och feedback är värdefulla under ett projekts livstid, vill du inte göra din kickoff-session till plattformen för alla kundrelaterade frågor. Att inkludera icke nödvändig personal kan lätt förvandla en snabb session till ett två- eller tredagars evenemang och göra det svårare att hålla sig till agendan. Se därför till att begränsa vem som kan delta i projektstartmötet och ge personalen på kundsidan en annan plattform för att ställa frågor och dela med sig av sina farhågor.
5. Ställ upp förväntningar
Som projektledare är det ditt ansvar att se till att kickoff-sessionen, projektet och eventuella efterföljande evenemang går smidigt. En del av detta är att hålla alla andra informerade om kommande evenemang. Använd de sista minuterna av projektets kickoff-session för att påminna deltagarna om kommande evenemang så att de kan anpassa sina scheman och ordna resan på rätt sätt. På så sätt behöver ingen oroa sig för att överskrida budgeten för att de behövde boka boende i sista minuten.
Att knyta ihop säcken
Även om varje projekt i sig är annorlunda, är goda färdigheter i organisation och projektledning universella. Om du förbereder dig ordentligt och har en öppen kommunikationskanal är det troligare att du startar ditt projekt med det stöd som behövs för att genomföra det från början till slut.
