Det är inget fel med grundtanken att "bara kolla in". Men för det mesta betyder denna fras i projektledningslandskapet oftast följande: "Hallå där - kommer du ihåg mig? Jag är antingen din chef, din kollega eller din kund, och jag får inte den information jag behöver från dig. Vad är det som händer?"
Lyckligtvis finns det ett effektivt sätt att filtrera legitima och nödvändiga incheckningar från den irriterande versionen som människor fruktar både att skicka och ta emot: använd en molnbaserad lösning för samarbetshantering (CWM).
Nedan följer de fem viktigaste skälen till varför detta beslut hjälper företag att läka och återhämta sig från ett allvarligt fall av "bara för att checka in"-syndromet.
- Kommunicera samtidigt som du arbetar
Den största orsaken till oändliga incheckningar är att projektmedlemmarna är för upptagna för att lämna regelbundna uppdateringar. En CWM-lösning fyller denna lucka genom att automatiskt samla in och dela statusuppdateringar. Förutom att undvika avbrott (och upprörda "fick du mitt senaste meddelande?" Uppföljningar), skapar denna process en verifieringskedja för efterlevnadsändamål och hjälper nya medarbetare att snabbt komma igång med arbetet.
- Centraliserad dokumenthantering
Projekten går i stå - och kontrollerna flyger snabbt och häftigt - när teammedlemmarna har tillgång till olika versioner av samma dokument. Dessutom är vissa dokument svåra att hitta, medan andra försvinner helt och hållet ("Jag är säker på att rapporten fanns på min bärbara dator... jag menar, jag tror att jag är säker... eller kanske var det mitt skrivbord?").
Med en CWM-lösning lagras alla dokument säkert på en centraliserad och molnbaserad plattform, så att teammedlemmarna kan få tillgång till och redigera huvudversionen (komplett med fullständig ändringshistorik för att se vem som gjorde vad och när).
- Länka konversationer och uppgifter
Projektgruppens medlemmar kommunicerar via flera olika kanaler, inklusive anteckningar, snabbmeddelanden och e-post. Men konventionell programvara för projekthantering - eller ofta värre, ad hoc. verktyg som kalkylblad och hemmagjorda databaser - misslyckas med att fånga upp dessa samtal. Det gör att alltför många incheckningar inte bara är möjliga utan oundvikliga.
En CWM-lösning gör det möjligt för projektgrupper att koppla diskussionsämnen från socialt samarbete till relevanta arbetsobjekt och åtgärdsobjekt (t.ex. kostnadsrapporter, ansökningar om godkännande osv.). Det gör att alla kan fokusera på sina prioriterade uppgifter i stället för att slösa tid och förlora tålamodet med varje ytterligare incheckning.
- Håll kontakten med kunderna
- Anslut och fortsätt arbetsresan
Håll kunderna engagerade, informerade och medvetna om sina åtgärder (t.ex. granska utkast, samla in information etc.). kan vara mycket lättare sagt än gjort. Men för många check-ins kan uppfattas som påträngande. Dessutom illustrerar det Einsteins definition av vansinne: att göra samma sak om och om igen och ändå förvänta sig ett annat resultat.
En CWM-lösning återställer situationen genom att göra det enkelt för kunderna att delta i diskussioner och hålla sig informerade. De kan också vidta åtgärder genom att svara på ett e-postmeddelande jämfört med att logga in i systemet, vilket avsevärt ökar sannolikheten för att de inte blir flaskhalsen.
70 procent av företagen har personal som arbetar på distans, och även de som sitter på samma kontor är ofta på resande fot när de deltar i möten, samlas för konferenssamtal och så vidare. Att försöka hålla alla informerade och produktiva kan leda till en ström av incheckningar (och incheckningar om incheckningar).
Motgiftet mot detta är att använda en CWM-lösning som stöds av mobilappar, som gör det möjligt för teammedlemmarna att ansluta och fortsätta med arbetsresan oavsett var de befinner sig eller när de arbetar.
Slutsats
Syndromet "Just check in" är vanligt, men det är inte obotligt. Genom att använda en robust CWM-lösning i företagsklass säkerställer du att incheckningar är en funktionell, effektiv och ibland använd taktik för att få nödvändig information. Med andra ord: de får faktiskt folk att checka in istället för att checka ut!
Lär dig mer om Planview AdaptiveWorks prisbelönta molnbaserade CWM-lösning genom att boka en guidad live-demo eller starta en fullfjädrad 30-dagars gratis provperiod idag.
