Projektledare måste bli mästare i jonglering för att vara skickliga i sin roll, från att försöka sträcka ut personal för att fylla luckor till att ändra ett arbetsschema från början till slut på grund av förseningar hos leverantörer. En stor del av detta jonglerande beror också på att godkännandeprocessen är långsam och förvirrande. Uppgiftsområden kan bli försenade och inte kunna gå vidare till nästa fas trots att arbetet har utförts, bara för att ingen är medveten om vem som måste skriva under på vad.
Effektivisering av processer för att godkänna eller avvisa arbete inom ditt projekt kan göra stor skillnad för hur smidigt det går och till och med om det i slutändan blir framgångsrikt eller inte. Men hur skapar man en så effektiv och ändamålsenlig godkännandeprocess? Om du följer de här tipsen är du på god väg att nå dit.
- Håll antalet granskare så litet som möjligt.
Det är självklart att ju fler personer som måste godkänna något, desto längre tid tar det. Att minska antalet anställda är dock inte så enkelt som att bara skära ner på antalet personer, utan godkännande är nödvändigt av kvalitets-, organisations- och regleringsskäl bland annat. Det kan dock hända att personer läggs till i en process av bekvämlighets- eller artighetsskäl. Tricket är att inkludera endast de intressenter som absolut måste delta i godkännandet och att behandla denna ansvarsposition som guldstoft.
- Gör datumen mycket tydliga
Eftersom så många människor lider av överbelastning av e-post är det knappast någon överraskning att material tas emot för godkännande, men att tidsfristen sedan glöms bort, vilket leder till förseningar som kan undvikas. En nyckel till effektivisering av processerna är att göra det tydligt vilka datum du förväntar dig att åtgärder ska vidtas genom att ge dem en framträdande plats i kommunikationen. Genom att ställa in automatiska påminnelser vid specifika tidpunkter kan du också hjälpa till att "knuffa" relevanta intressenter att vidta nödvändiga åtgärder.
- Identifiera stegen tydligt
Godkännandeprocessen kan verka komplicerad, vilket leder till att de flesta teammedlemmar och intressenter undviker att tänka på den och litar på att PM hanterar allt. Genom att förenkla beskrivningen av processenOm du till exempel använder ett flödesschema för att visuellt visa godkännandestegen blir det mycket lättare för alla att förstå och engagera sig i vad du behöver uppnå.
- Skapa en checklista så att granskarna vet exakt vad som förväntas av deras feedback.
En stor avstängning för många är att bli ombedd att ge feedback på något som inte har några riktlinjer eller prejudikat. Hur ska det formuleras? Vem kommer att se den? Vad kommer att bidra till att projektet blir bättre? För att se till att du får exakt det du behöver och för att undvika att skrämma de intressenter som ska godkänna projektet, kan du skapa en checklista som delar upp hela godkännandeprocessen i mycket mer lätthanterliga delar.
- Fastställa "automatiska" kriterier för avslag eller godkännande.
Ibland sker godkännandet automatiskt ändå när vissa tröskelvärden har uppnåtts. I detta fall bör det räcka med att informera intressenterna om att de på förhand beslutade kriterierna för en deluppgift har uppfyllts och en enklare begäran om att de ska bekräfta att de har mottagit denna information. Detta gör det möjligt att påskynda godkännandeprocessen när ett beslut inte behövs.
- Ange nästa steg i processen för godkännande eller avslag.
Som en del av din kommunikationsstrategi för godkännandeprocessen är det viktigt att alla vet vad nästa steg i processen är. Att ha en tydligt beskriven väg innebär att arbetet, oavsett om det handlar om en ytterligare iteration av en förkastad del eller om att gå vidare med Nästa del av uppdelningen av arbetsschemat., kan börja omedelbart, oavsett vad resultatet av godkännandeprocessen blir.
