Några av de bästa projektledarna tycks ha en otrolig känsla för vad som måste göras av vem. Om du sitter i ett möte med dessa typer kommer de genast ihåg vilka aktiviteter de andra i rummet utför, vilka frågor som behöver besvaras och vilka nästa steg som krävs. Oavsett om de interagerar med enskilda personer eller grupper är de alltid medvetna om vad som behöver göras i den specifika miljön.
projektplanering är en självklarhet för de flesta projektledare, men många missar att ta hänsyn till en viktig del av varje uppgift: dess sammanhang. Kontext är ibland samma sak som den person som tilldelats en viss uppgift, men oftare är det miljön där en uppgift måste utföras. Genom att organisera uppgifter och projektdelar på detta sätt kan du snabbt reflektera över din nuvarande miljö och samla in de uppgifter som är relevanta för den miljön.
Om du ska ha ett möte med ett visst team kan du snabbt hämta uppgifter för det sammanhanget, och med ett ögonblick av framförhållning kan du komma till mötet med en idé om vad som behöver göras i det sammanhanget, vilket gör mötet och dess resultat betydligt bättre. På samma sätt kan du fokusera dina ansträngningar när du har en oavbruten stund med din dator och snabbt hämta uppgifter som rör det sammanhanget, vilket förhindrar att du slösar bort din tid.
Kontextuell uppgiftshantering är också mycket effektiv på individnivå. En av de viktigaste färdigheterna som utmärker mycket effektiva personer är deras förmåga att snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter, dvs. att kunna avsluta en uppgift och omedelbart börja arbeta med en annan. Mindre effektiva arbetstagare spenderar en stor del av denna övergångstid med att försöka organisera sig och samla sina tankar, samtidigt som de måste hantera allt från ringande telefoner till popup-meddelanden. På fem minuter kan den person vars uppgifter är organiserade i ett sammanhang snabbt uppnå ett relevant mål, medan den mindre effektiva personen knappt har bestämt sig för vad han eller hon ska göra härnäst.
Även om alltför mycket planering och kategorisering kan göra planeringen av projekt eller enskilda uppgifter alltför betungande och komplex, kan en kortfattad övervägning av sammanhanget för en ny uppgift öka din effektivitet när det är dags att utföra den uppgiften. Precis som en tillverkningsanläggning som noggrant planerar sin produktion för att uppnå maximal effektivitet när den växlar mellan olika produkter, kommer denna planering att ge resultat i det långa loppet.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
