Alla - från vd:ar till praktikanter - vet att samarbete är viktigt för att projektledningen ska lyckas. De flesta lärdomar (som är mer som en grym obduktioner) av misslyckade projekt har en välbekant orsak: brist på samarbete.
Det är dock lika viktigt att undvika att gå till den andra sidan av spektrumet och se samarbete som ett universalmedel som botar alla projektproblem - för ibland är samarbete inte nödvändigt eller till hjälp. Tvärtom finns det scenarier där det kan skapa förvirring och hämma utvecklingen.
Här är några vanliga scenarier där samarbete helt enkelt inte fungerar - och aldrig kommer att fungera:
- När syftet är att brainstorma.
Brainstorming är en av de viktigaste - och roligaste - sakerna i arbetslivet. Men det är ett misstag att beteckna denna aktivitet som ett verkligt samarbete, eftersom målet inte är att successivt föra arbetet framåt mot fullbordan. Det handlar snarare om att generera idéer, alternativ och möjligheter som hjälper till att klargöra ett problem och identifiera en lösning. Ironiskt nog är det så att när ett ramverk för samarbete tillämpas på brainstorming tenderar det att hända att en konsensus åsikt (läs: grupptänkande) uppstår snabbt, och att idéer som inte är helt nya aldrig når fram till bordet.
Det betyder naturligtvis inte att brainstorming-sessioner - vare sig online eller offline - ska vara kaotiska fritt fram. De måste vara lämpligt strukturerade och organiserade, informationen måste samlas in på rätt sätt och deltagarna måste följa normerna för kommunikation och respekt. Men det finns inget behov av samarbete i verksamheten. Det kommer senare, när det är dags att skapa samförstånd och bestämma det bästa sättet att omvandla idéer till handling och åtgärder till resultat.
- När den bästa personen/gruppen för en uppgift har äganderätten.
Om den bästa personen eller gruppen för en uppgift är den som driver den framåt på rätt sätt är samarbete med det större teamet förmodligen inte till någon hjälp. Istället kommer det sannolikt att sakta ner saker och ting, skapa frustration och försämra kvaliteten.
Det betyder inte att uppgiftsägare - t.ex. specialister eller experter - ska arbeta på en ö eller att deras arbete inte ska granskas och diskuteras. Det betyder snarare att projektledare och andra ledare på arbetsplatsen bör förstå när samarbete är meningsfullt och, lika viktigt, när det inte är det. Med andra ord: för att det ska vara en användbar affärsfunktion och inte bara "många samtal," Samarbete bör vara en avsiktlig åtgärd - inte en standard.
- När ett lämpligt system för Collaborative Work Management (CWM) inte har inrättats.
Vägen till samarbetshelvetet är belagd med goda intentioner, men det är inte allt som fördärvar landskapet. Vanligtvis finns det också en ad hoc. en blandning av ojämna verktyg, som kalkylblad, konventionell (och i grunden anti-samarbetsbaserad) projektledningsprogramvara och tyvärr: e-post, e-post och ännu mer e-post. Att förvänta sig att samarbete ska ske i denna miljö och under dessa förhållanden är mer än optimistiskt. Det är önsketänkande!
Såsom noterats av Forrester Wave™: Hantering av samarbete för företag I rapporten står det att företag som vill utnyttja samarbetet - och slippa störningar i e-post - behöver ett system som:
- Gör det möjligt för grupper att samarbeta i utsedda arbetsutrymmen i syfte att uppnå ett resultat.
- Fångar upp samtal i samband med det arbete som gruppmedlemmarna utför.
- Gör det möjligt för teammedlemmar att planera och hantera projekt utan att behöva följa en formell metodik.
- Anpassar arbetsområdet för att stödja det sätt på vilket varje teammedlem arbetar bäst.
När teammedlemmarna är utrustade med CWM-verktyg som möjliggör ovanstående blir samarbetet effektivt, ändamålsenligt och anpassat till arbetet. Men om de inte har de verktyg de behöver kommer alla ansträngningar i världen inte att göra någon större skillnad. Precis som när målet är att brainstorma och uppgiftsägarna har saker och ting i sin hand fungerar inte samarbete - och kommer aldrig att fungera.
Läs mer
Planview AdaptiveWork skapade CWM-kategorin, och under flera år har vi förespråkat värdet av att integrera projekthantering, konfigurerbar arbetsflödesautomatisering och samarbete i sammanhanget. Dessutom utsågs Planview AdaptiveWork nyligen till "Leader" i den ovan nämnda Forrester Wave-rapporten, där analytiker gav ett toppbetyg 5.000 poäng för: innehållssamarbete, arbetsledning, teamledning, rapportering, globalisering, säkerhet, marknadsstrategier och kundnöjdhet.
Läs mer i den officiella rapporten om pressmeddelande och ladda ner ditt kostnadsfria exemplar av Forrester Wave-rapport.
