Många marknadsavdelningar och mindre funktionella grupper håller på att optimera sina processer för distansarbete. De är i ett introspektivt läge och bedömer hur de kan fortsätta att vara produktiva och hålla kontakten utan ett huvudkontor, konferensrum eller pausrum. Övergången till en mer distansbaserad arbetskraft är inget nytt koncept, det har varit en trend inom vissa branscher och avdelningar i flera år nu, men COVID-19 har verkligen påskyndat denna trend.
Precis som för alla andra initiativ för förändringshantering finns det inget specifikt slutdatum för den här typen av övningar. I stället är det en resa som innefattar en mängd olika tillvägagångssätt. Experimentera med ny teknik, lära sig nya arbetsvanor eller prova nya strategier. Precis som individer växer genom lärande, gör även företag och grupper av människor det.
Planview AdaptiveWork Go är ett molnbaserat system och passar därför bra för globalt spridda team och helt avlägsna arbetsgrupper. Det finns dock några saker som marknadsteam kan göra med Planview AdaptiveWork Go för att skapa bättre förutsättningar för produktivitet och uppkoppling under denna tid.
Skapa en ny grund
Det bästa första steget i det här fallet är ett steg bakåt. Det kan tyckas uppenbart, men ta ett steg tillbaka och se till att hela teamet har tillgång till systemet. Du kan även bjuda in "gäster" till din Planview AdaptiveWork Go-instans. Det kan vara andra projektintressenter utanför marknadsföringsteamet eller entreprenörer som hjälper till med arbetet.
Överväg att dela in dina Planview AdaptiveWork Workspaces i flera styrelser baserat på den funktionella grupp som ska utföra de tillhörande uppgifterna. I videoexemplet ovan arbetar två grupper med ett nyhetsbrev. Arbetsområdet för nyhetsbrev är uppdelat i två styrelser, en för "innehåll" och en för "produktion". Genom att dela upp styrelserna på detta sätt kan varje funktionellt team fokusera på och hålla koll på endast de uppgifter som de har tilldelats. Men genom att ha de två tavlorna i samma arbetsområde kan ledarna fortfarande se uppgiftsuppställningen för hela projektet.
Utnyttja alla funktioner
Etiketter i Planview AdaptiveWork Go är ett utmärkt sätt att märka olika uppgifter efter arbetsflöde. Ett marknadsföringsteam kan märka sina uppgifter med etiketter som till exempel sociala, kreativa, evenemang och digitala. Tänk på dem som rapportfilers, så att cheferna för varje område enkelt kan se en lista över alla uppgifter som tilldelats deras team i alla projekt, och därmed se hur väl deras team presterar.
Behöver du hålla koll på flera viktiga deadlines? Inga problem! Du kan använda funktionen Milestones för att enkelt identifiera vilka uppgifter som riskerar att hålla tidsfristen i handikapp. I exemplet med nyhetsbrevet finns det milstolpar för utformningen av layouten, det första utkastet för granskning, godkännandet av sluttexten och publiceringen. Alla uppgifter i arbetsområdet för nyhetsbrev, både i innehållsstyrelsen & och i publikationsstyrelsen, tilldelas 1 av dessa 3 milstolpar. Genom att utnyttja milstolparna kan projektledaren hålla sig informerad om projektets status och identifiera vilka uppgifter som behöver mer uppmärksamhet för att hålla tidsfristerna.
Checklistor för uppgifter är ett viktigt och användbart sätt att tilldela enskilda personer specifika deluppgifter. Varje nyhetsbrev behöver till exempel en layout, så det finns en huvuduppgift i innehållsstyrelsen för "Layoutdesign". Inom denna huvuduppgift finns en checklista med underuppgifter som alla måste göras innan vi kan betrakta huvuduppgiften för layoutdesign som slutförd. Genom att markera en person för varje deluppgift meddelas rätt personer när huvuduppgiften ändras, och enskilda teammedlemmar kan se alla uppgifter och deluppgifter som de är ansvariga för i flera projekt och prioritera sitt dagliga arbete därefter.
Distans & Globalt spridda arbetsgrupper har inte lyxen att arbeta i samma rum som sina kollegor. De kan inte bara "titta förbi" till en teammedlems skrivbord eller chefens kontor för att ställa en snabb fråga. Planview AdaptiveWork Go erbjuder dock ett flöde för "aktiviteter" i uppgiftsvyn som gör det möjligt för personer som har tilldelats specifika uppgifter att samarbeta om en handlingsplan för varje uppgift separat, vilket gör att uppgifterna går framåt mot fullbordan.
Aktivitetsfunktionen fungerar också som ett register för alla operativa uppdateringar som rör uppgiften, och registrerar inte bara alla meddelanden som skickats, utan även alla ändringar som gjorts i uppgiftens fält, t.ex. etiketter, uppdrag, förfallodatum och prioritet.
Integrera med andra system
Planview AdaptiveWork Go kan integreras med andra allmänt använda system som Salesforce (via Zapier) och direkt med Microsoft Teams och Zoom, vilket ökar fördelarna med ökad produktivitet och uppkoppling när team arbetar på distans.
Microsoft Teams: Den här integrationen gör det möjligt för organisationer att hantera sitt arbete direkt i MS Teams, utföra uppgiftsrelaterade åtgärder i MS Team Chat och skicka/ta emot meddelanden så att kollegor aldrig missar en viktig uppdatering.
Zoom: Den här integrationen hjälper medarbetarna att hålla koll på allt arbete med uppdateringar i realtid, inspelningar och kommandon i chatten. Projektmedarbetare kan få meddelanden när uppgifter uppdateras. De kan skapa en ny Planview AdaptiveWork Go-uppgift direkt från Zoom Chat och skapa ett nytt Zoom-möte och koppla det till en specifik uppgift i ett specifikt arbetsområde.
