Före pandemin av coronaviruset var virtuella möten planerade för arbetet. Nu verkar det som om arbetet planeras runt virtuella möten. Och även om jag är lika positiv till teknik som alla andra - särskilt när det gäller lösningar som eliminerar geografiska hinder - måste jag erkänna att jag lider av trötthet på virtuella möten.
Dessutom gillar jag virtuella happy hours (som jag skrev om nyligen) och tycker att de är viktiga för att umgås och hålla kontakten, men det kan vara svårt att se fram emot dem när man har suttit i virtuella möten hela dagen.
Det är uppenbart att virtuella möten är det nya normala. De är också viktiga, effektiva och i vissa fall nödvändiga. Det innebär att det är upp till mig att göra anpassningar. Därför har jag sammanställt en spelplan med enkla och praktiska tips. Om du är utsatt för utbrändhet vid virtuella möten kan du låna någon eller några av dessa för att hjälpa dig att återhämta dig:
Tip #1
Planera in minst en paus mellan de virtuella mötena. Observera att detta inte är samma sak som att förbjuda att planera virtuella möten i rad. Vad är skillnaden? Det är att den förstnämnda tvingar dig att faktiskt ta en liten men meningsfull paus så att du kan koppla av och ladda batterierna. Detta innebär att du inte kollar e-post, inte gör några undersökningar eller skriver några memo - ingenting.
Tip #2
Skriv orden "rör på kroppen" på en klisterlapp och fäst den på skrivbordet, väggen, över- eller undersidan av skärmen eller någon annanstans där du kan se den. Och under de virtuella mötena läser du anteckningen och lyder den. Nej, det betyder inte att du ska börja göra jumping jacks eller armhävningar (såvida du inte har ett virtuellt möte med din tränare). Men det innebär att du bör växla mellan att sitta och stå och ge nacken en skön rotation då och då (tricket är att "rita cirklar med näsan").
Tip #3
Medan du har ditt anteckningsblock framme tar du en kvadrat och placerar den över din lilla del av skärmen. Det är mycket lättare att fokusera på högtalaren (eller högtalarna) när du inte stirrar på en liten version av dig själv i ett hörn någonstans.
Tip #4
Utvärdera ditt hemkontor och bestäm om det är lämpligt. Om inte, är det dags att investera i en ergonomisk stol, ett skrivbord, fotstöd, handledsstöd och allt annat du behöver. Här är några goda råd om vilken utrustning, vilka möbler och tillbehör du ska leta efter. Lita på mig, din kropp kommer att tacka dig. Och om det ligger inom din budget kan du överväga att renovera din arbetsplats, eftersom det traditionella kontoret kanske håller på att ta slut. Läs denna artikel för att få en inblick i vad som kan komma att hända i framtiden.
Tip #5
Ta det lugnt med bakgrunderna för att undvika att deltagarna drabbas av sensorisk överbelastning. Visst, vissa bakgrunder är roliga och ofta relevanta, men om det inte är en virtuell happy hour kan det vara störande att byta bakgrund flera gånger under ett arbetsrelaterat samtal.
Tip #6
Stäng av alla meddelanden som ny e-post, chattförfrågningar, snabbmeddelanden, påminnelser från operativsystemet eller webbläsaren om att ladda ner ännu en uppdatering och så vidare. Ju mindre du har att göra, desto mindre energi krävs för att fokusera.
Tip #7
Stirra inte oändligt på skärmen. Titta då och då ut genom fönstret, på ditt akvarium, en trevlig bild på väggen eller något annat trevligt. Detta bidrar avsevärt till att minska ögonstress (se fler tips om god ögonhälsa på här). Vid virtuella happy hours och andra informella sammankomster kan det också vara bra att flytta den bärbara datorn någonstans så att du kan höra vad som händer, men inte se vad som händer. Jag deltog nyligen i en virtuell yogameditation där instruktören rekommenderade denna lilla taktik, och jag blev överraskad av hur uppfriskande den var.
Tip #8
Att stirra på en skärm torkar ut ögonen och orsakar ögonirritation. Håll dig proaktivt vätskekontrollerad genom att ha ett glas vatten i närheten och kom ihåg att ta några klunkar under det virtuella mötet - och under hela dagen för den delen. Om vatten inte är din favoritdryck, försök att undvika allt som innehåller för mycket socker, natrium eller koffein. Här är några andra bra tips för att hålla dig våt.
Tip #9
Om du ska göra anteckningar ska du i stället för att skriva medan du tittar och lyssnar använda papper och penna. Studier har visat att detta hjälper till att öka minnet och att kvaliteten på anteckningarna är bättre, även om den totala mängden är mindre.
Tip #10
Glöm inte att det finns ett annat tekniskt verktyg för att komma i kontakt med andra, nämligen telefonen. Det kan ibland vara mer avkopplande att bara tala med folk via röst, särskilt om du är orolig för att dina barn eller husdjur ska dyka upp spontant eller om du hellre vill ha mötet medan du ligger i hängmattan.
Och här är ett bonustips som skapar mycket glädje vid virtuella möten:
Planview AdaptiveWork Go har nu Zoom-integration, vilket gör dig och ditt team mer produktiva, effektiva och innovativa. Du kan till exempel skapa en Planview AdaptiveWork Go-uppgift direkt från Zoom, ta emot push-meddelanden för uppdateringar av uppgifter (enskilda och team) och starta ett nytt Zoom-möte och koppla det till en uppgift i ett specifikt arbetsområde. Och när mötet avslutas uppdaterar Planview AdaptiveWork Go for Zoom automatiskt uppgiftsbeskrivningen med en kopia av mötets inspelning och utskrift. Hur bekvämt är inte det?
Virtuella möten är här för att stanna och kommer bara att bli vanligare under de kommande månaderna och åren. Jag kommer att använda mig av dessa tips och taktiker för att göra virtuella möten energigivande i stället för utmattande - och jag hoppas att de hjälper dig också.
