I del två av den här serien, Agile Transformation Requires Just Enough PMO Governance, diskuterade vi vikten av att PMO:n går från en kontrollmentalitet till en mer samarbetsinriktad och stödjande roll. En del av skapandet av ett PMO som kan stödja agil omvandling innebär att ge projekt- och produktcheferna större självständighet att välja arbetsmetoder som maximerar produktiviteten och bäst lämpar sig för att leverera resultatet.
I den här sexdelade serien ger vi tips till PMO:n för att stödja agil omvandling baserat på whitepaper, The Agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale . I den här bloggen undersöker vi hur framgången med agila arbetssätt och behovet av kontinuerlig planering har skapat ett nytt paradigm för PMO och vad PMO kan göra för att förbli relevant.
Del 3: Olika typer av arbete
Vanligtvis bildas PMO:er för att skapa förutsägbarhet i leveransen av rätt projekt. I detta syfte skulle de förespråka konsekventa styrnings- och projektledningsmetoder. Den valda projektledningsmetoden föreskrevs, och grupperna mättes i fråga om efterlevnad. I dag är den bästa metoden att förespråka den bästa metoden för resultatet - iterativ eller milstolpsdriven, planerad i förväg eller att lära sig och anpassa sig längs vägen.
Enligt PMI:s rapport 2018 Pulse of the Profession förespråkar inte tillräckligt många PMO:er rätt arbetstyp för att uppnå rätt resultat. Istället håller de sig till en specifik, rigid metodik och riskerar att marginaliseras av andra, mer flexibla grupper som levererar värde snabbare.
PMO bör ta till sig nya arbetsmetoder som iterativa, kollaborativa, Lean och Agile och informera sig om de viktigaste principerna, terminologierna och processerna för varje metod.
Agil programvaruutveckling fokuserar till exempel på teamet, där arbetet utförs i mindre, mer lättförbrukade delar eller partier. Det som tidigare var ett program/projekt är nu definierat som en epic. Vattenfallprojektleverans har ersatts av mer frekventa och kontinuerliga releaser, så en enda funktionsförbättring kan nu ta ett par veckor eller månader i stället för flera kvartal. Agila metoder påskyndar inte bara leveransen genom att involvera kunderna och anpassa sig utifrån feedback. Som ett resultat av detta blir det allt fler agila projekt- och produktteam samtidigt som ledningen letar efter sätt att skala upp.
Agila PMO:er måste bli bekanta med agila arbetssätt, Lean-principer, den produktcentrerade metoden och agila ramverk för företag som SAFe, LeSS och DaD så att de kan främja ett gemensamt språk, ge riktlinjer för planering och organisering av arbetsleveranser i större skala och se till att arbetsprioriteringarna och leveranserna främjar de strategiska målen.
Flytta fokus på portföljförvaltning och kontinuerlig planering
För att bli smidiga måste PMO:erna sluta att ha projekten som fokuspunkt i sina stadgar. Detaljerna kring genomförande, prioriteringar och processer blir en uppgift för projekt- och produktcheferna och leveransteamen. Den komplexa karaktären hos företagets strategiska initiativ innebär en extraordinär nivå av samordning mellan strategi, arbete, personal, teknik och resultat och kräver att PMO byter fokus till en agil strategi för att hantera den integrerade portföljen.
Att gå från projektfokus till portföljhantering hjälper PMO att göra det möjligt för PMO att vara smidig när det gäller att omsätta strategin i resultat på en kontinuerlig, tvärfunktionell basis.
Dessutom bör PMO underlätta samordnade planeringsprocesser med relevanta intressenter i hela företaget. Om du vill veta mer om detta ämne kan du ladda ner e-boken Planning Deconstructed: 5 Planeringstyper som är avgörande för att leverera på strategin med ett dynamiskt och kontinuerligt tillvägagångssätt.
De 5 typerna av planering omfattar:
- Strategisk planering
- Kapacitetsplanering
- Finansiell planering och investeringsplanering
- Planering av projekt och arbete
- Planering av teknik
PMO:s har en perfekt position för att skapa en sammanhängande uppsättning planeringsprocesser som gör det möjligt för organisationen att ändra och planera om vid behov. Denna planeringsmetod kan sedan stödja nya affärsinitiativ och gör det möjligt för PMO att ge välgrundade rekommendationer.
Kontinuerlig planering är nyckeln
En portföljförvaltning som bygger på rätt data främjar också kontinuerlig planering. PMO:s måste ständigt omvärdera den aktuella situationen och snabbt ändra finansiering och delade resurser när prioriteringarna ändras, förhållandena förändras och nya möjligheter dyker upp. Kontinuerlig planering möjliggör detta smidiga beteende och säkerställer att organisationen ständigt levererar affärsnytta samtidigt som den tar hänsyn till kapacitetsbegränsningar.
Strategisk vägplanering skapar en ram för hybrid leverans från början till slut, med beaktande av olika typer av planeringsaktiviteter. Processen gör det möjligt att ge en riktning uppifrån och ner och översätta strategin till handlingsbara planer för alla funktioner. Konsoliderade, visuella färdplaner kopplar strategin till investeringar, produkter, tjänster och resultat som driver den digitala omvandlingen. Med en färdplan för företaget kan PMO leda organisationsförändringar, mäta framstegen, förstå effekterna av beslut och anpassa sig dynamiskt.
Följ med i den här sexdelade serien om PMO:s roll när det gäller att omvandla din organisation till en toppresterande organisation med hjälp av en verkligt agil strategi. I nästa avsnitt kommer vi att dyka ännu djupare ner i begreppet att gå från ett projektcentrerat fokus till ett mer produktcentrerat fokus.
Om du vill veta mer kan du läsa de andra delarna i den här serien:
- Del 1: Att driva agilitet i stor skala: Det agila PMO
- Del 2: Agil omvandling kräver precis tillräckligt med PMO-styrning
- Del 4: Att övergå från projekt till ett produktcentrerat tillvägagångssätt
Vi rekommenderar också att du läser hela vitboken The Agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale . Den innehåller betydligt fler detaljer som vi tror att du kommer att finna användbara.
