Det råder ingen brist på så kallade tidshanteringsstrategier. I själva verket finns det ett överskott av dem. Men kvantitet betyder inte nödvändigtvis kvalitet, och det här är definitivt ett av dessa fall - eftersom den överväldigande mängden råd om tidshantering är någonstans mellan smärtsamt uppenbart och svindlande opraktiskt - specialitet för chefer.
De bästa strategierna för tidshantering
Om du letar efter praktiska och beprövade råd har du lyckligtvis kommit till rätt ställe! Nedan följer fem effektiva strategier för tidsplanering som faktiskt fungerar:
- Börja och avsluta inte dagen med e-postmeddelanden
Om du är en av de miljontals människor (det kan till och med handla om miljarder) vars första åtgärd när de vaknar är att ta sin smartphone och söka efter ny e-post - och vars sista åtgärd innan de går till sängs är att göra samma sak - så lyssna på denna visdom och varning: sluta!Forskning har visat att denna vana inte ökar din produktivitet. I själva verket undergräver det den, eftersom det tvingar dig att fokusera på uppgifter i stället för prioriteringar. Dessutom är det ohälsosamt och kan med tiden bidra till överdriven stress, utmattning och utbrändhet.Om du har börjat och avslutat din dag med att kolla e-post i flera år kommer det naturligtvis att vara svårt att ändra kurs. Men det är värt besväret i det långa loppet, och det kommer att ge dig mycket mer klarhet när du börjar dagen och mycket mer komfort när du avslutar den (vilket kommer att förbättra din sömnkvalitet och i slutändan hjälpa dig att vara mer produktiv). Det kan också hindra dig från att skicka en av de där "usch, jag önskar att jag inte skickade det utan att tänka igenom det!" e-post - vilket verkligen är en välkommen bonus!
- Börja och avsluta inte dagen med e-postmeddelanden
- Lär känna 80/20 regeln riktigt, riktigt bra
80/20-regeln - även känd som Pareto-principen - är en kvalitetssäkringsteori som säger att 80 procent av resultatet från en situation eller ett system bestäms av 20 procent av insatsen. Vad har detta att göra med strategier för tidshantering? Samma tankesätt kan tillämpas när det gäller arbetsledning. Det vill säga, 20 procent av arbetet ger 80 procent av resultaten.Tillbringa därför de kommande två veckorna med att granska hur du använder din tid. Analysera sedan dina ansträngningar och se om Paretoprincipen fungerar för dig eller emot dig. Om det är det förstnämnda, så kan du berömma dig själv för att du är en mästare på tidsplanering. Men om det är det sistnämnda (och det kommer förmodligen att vara fallet i viss utsträckning), så leta efter praktiska sätt att lägga mindre tid på uppgifter av lågt värde och mer tid på prioriteringar av högt värde. Delegering, automatisering och att lära sig konsten att "säga nej utan att säga nej" kommer alla att hjälpa dig i denna värdefulla strävan. Som Henry David Thoreau klokt påpekade: "Det räcker inte att vara upptagen, det är myrorna också. Frågan är vad vi är upptagna med."
- Lär känna 80/20 regeln riktigt, riktigt bra
- Identifiera när du är mest produktiv
En av de värdefulla insikterna som du får när du granskar hur du spenderar din tid (se ovan) är att du också upptäcker när du är mest produktiv. Du kan till exempel lära dig att du är mest effektiv mellan 9:00om morgonen och 10:00om morgonen och minst effektiv mellan 4:00om kvällen och 5:00om kvällen.Detta betyder naturligtvis inte att du ska planera in allt på morgonen och gå av på exakt 3:59:50om kvällen varje dag. Det betyder dock att du bör försöka schemalägga högprioriterade uppgifter när du är som mest produktiv. Kvaliteten på ditt arbete kommer att öka, liksom din produktivitet och effektivitet.
- Identifiera när du är mest produktiv
- Minimera avbrott och distraktioner
Om du är stolt över att vara en mästerlig multitasker har du tyvärr dåliga nyheter: Det finns inget som heter multitasking. Om du tror på motsatsen minskar du inte bara din produktivitet - och slösar därmed din tid - utan du ökar förmodligen också din stressnivå och sliter ut dig fysiskt, känslomässigt och psykiskt.Genom att minska distraktionerna - vilket kan innebära att du stänger av (eller åtminstone pausar) den oändliga strömmen av app-notiser och att du bara kollar/skickar e-post vid specifika tidpunkter under dagen - blir du en mästare på att hantera alla dina arbetsuppgifter, vilket är mycket mer givande. Du kommer att använda mindre tid och ansträngning för att få mer gjort, och på en högre prestationsnivå.
- Minimera avbrott och distraktioner
- Omfamnande av stillestånd
Tro det eller ej - och det kanske låter lite konstigt just nu - men ett av de säkraste sätten att öka din effektivitet är inte att öka din aktivitetsnivå, utan att minska den. Genom att ta tillvara på din lediga tid ger du ditt sinne möjlighet att packa upp och din kropp att ladda upp. Dessutom kan du bli mycket mer uppfinningsrik. Forskning har visat att kreativa upptäckter sker oftare bland personer som tar korta pauser än bland dem som rusar fram i kapp genom dagen.)
Strategier för tidshantering för chefer
På samma sätt som du måste hålla reda på hur du spenderar din tid (och vara beredd på att bli chockad över skillnaderna mellan vad du tror att du gör och vad du faktiskt gör!), måste du också hålla reda på vad ditt team gör - och vad de inte gör. Det enklaste och lättaste sättet att göra detta är att implementera programvara för spårning i realtid. Detta gör inte bara ditt team effektivare - vilket i slutändan hjälper dig att bli effektivare - utan gör det också möjligt för dig att generera exakta framstegs-, utnyttjnings- och kostnadsmätningar för olika projekt och program.
Tekniker för tidshantering: Gör och låt bli
Innan du tar till dig alla dessa strategier och tekniker för tidshantering, kan du här läsa om några användbara åtgärder för att göra din erfarenhet givande i stället för beklaglig:
- Använd tekniken för att bli effektivare.
- Planera i förväg och sätt upp mål - förutsatt att de är realistiska.
- Försök att planera in lite "bufferttid" mellan två uppgifter.
Och nu till vad du bör undvika:
- Säg inte automatiskt ja till alla förfrågningar. Kom ihåg: att säga ja till något innebär att du tyst säger nej till något annat - till exempel en välbehövlig ledighet.
- Förvänta dig inte perfektion. Det kommer att finnas dagar eller till och med veckor då din tidshantering inte är så bra. Fokusera bara på att komma tillbaka på rätt spår så fort som möjligt. Effektiv tidshantering är ett maraton, inte en vår.
- Fördröj inte och skjut inte svåra eller obehagliga uppgifter på framtiden. Det kan hjälpa att lova dig själv en (hälsosam) belöning för att du åtminstone tar itu med en särskilt avskyvärd men nödvändig uppgift.
Den viktigaste frågan om strategier för tidshantering
Thomas Edison sade en gång att "tiden är det enda kapital som en människa har och det enda man inte har råd att förlora". Genom att använda de strategier för tidshantering som diskuteras ovan kommer du att vara på väg att maximera din tid - vilket kommer att ge dig professionell och personlig belöning på ett sätt som du inte kan föreställa dig och förmodligen på ännu fler sätt som du inte kan föreställa dig!
