Pour chaque employé, l'effort visant à séparer le signal du bruit, à éliminer les distractions et à se concentrer sur ce qui compte, peut sembler n'être rien de plus qu'une gêne quotidienne. Mais pour les entreprises, la distraction à l'échelle devient un problème de fond.
Le travail prend plus de temps. La créativité en souffre. Lorsque les employés et les équipes luttent pour trouver leur objectif - et luttent encore plus pour le maintenir - les organisations ne parviennent pas à atteindre leur véritable potentiel. Et à l'ère de la transformation numérique rapide, cet échec peut parfois être fatal.
Les données sur la distraction racontent l'histoire. Une étude de Microsoft Research a révélé que les interruptions bombardent l'employé de bureau moyen à un rythme de toutes les 40 secondes. Et il faut en moyenne 23 minutes pour qu'une personne retrouve sa concentration après une diversion, selon Gloria Mark, professeur d'informatique à l'Université de Californie, Irvine.
L'internet regorge de conseils aux particuliers pour trouver un espace calme de l'esprit. Oui, il est utile de désactiver les notifications du téléphone et de porter des écouteurs antibruit. Mais ce sont des mesures réactives.
Les organisations doivent prendre une position active contre la distraction. Au milieu de tout ce bruit, la recherche de la concentration ne devient pas seulement un moyen d'aider les employés à accomplir une tâche de plus. Les entreprises qui cultivent une culture de la concentration auront un avantage concurrentiel sur celles qui ne parviennent pas à éviter un environnement où la distraction est le statu quo.
L'art (et la science) de la consolidation
Pour aider les équipes et les individus à trouver leur centre d'intérêt, les organisations doivent examiner les processus plus larges en jeu.
Il est utile de dépasser l'idée de "gestion du temps" pour se concentrer sur la simplification des flux de travail. Couper les notifications et autres stimuli électroniques peut aider, mais il peut être plus efficace de rationaliser les sources d'information. Tout ce dont les équipes ont besoin pour faire leur travail devrait se trouver effectivement au même endroit.
Les employés épuisent leur capacité d'attention durement gagnée lorsqu'ils sont obligés de mareller entre les différents canaux, des post-it aux e-mails en passant par les gestionnaires de tâches. Suivre le nombre d'endroits où les équipes listent leurs priorités devient une corvée épuisante, et souvent accablante.
La surcharge d'informations, à son tour, peut conduire à se rabattre sur le whack-a-mole des emails au lieu de décider de ce qui requiert vraiment de l'attention. "Réagir est beaucoup plus rapide et plus facile que d'essayer de comprendre ce que vous êtes réellement censé faire", a déclaré Maura Thomas, une experte en productivité, à Fast Company. "Lorsque vous avez six endroits à vérifier, les gens se disent : "Je vais juste vérifier mes e-mails parce qu'ils sont juste là"."
En réduisant le flux d'informations professionnelles pertinentes à une seule source distillée, vous réduirez les bavardages qui détournent l'attention de l'action clé à mener et obscurcissent le véritable travail à accomplir. Les équipes ont besoin de visibilité. Ils ont besoin de transparence. Ils ont besoin d'une source unique de vérité terrain.
Suivi de l'honnêteté
Les patrons et les collègues peuvent demander des comptes aux employés individuels. Mais une organisation qui privilégie la concentration peut également apprendre aux employés à se tenir responsables. Le suivi du temps peut être une merveille pour quiconque n'a jamais vraiment surveillé comment il passe ses journées. Tout comme l'utilisation d'un compteur de calories pour suivre tout ce que vous mangez ou l'écriture de chaque centime que vous dépensez, un suivi honnête du temps peut mettre à nu les fictions que nous nous créons tous sur la façon dont nous allouons réellement notre atout le plus précieux.
Faire un graphique de la journée peut également être utile pour suivre les niveaux d'énergie. Au fil du temps, encouragez les personnes à noter des périodes régulières de grande vigilance afin de déterminer quand se consacrer aux travaux les plus ardus. En reconnaissant que des individus différents fonctionnent sur des rythmes différents - et en les encourageant à identifier leurs propres schémas de productivité - les organisations peuvent aider à intensifier la concentration. Des individus différents y parviendront de différentes manières. "Nous avons constaté que plus nous avons chacun la liberté et la flexibilité d'organiser notre temps en nous laissant guider par ces flux (plutôt que d'essayer de faire en sorte que ces flux se conforment à des horaires fixes), plus nous créons de la valeur, individuellement et en équipe", écrit Shama Hyder, fondatrice de Zen Media, dans Inc.
Dans le même temps, les entreprises peuvent prendre des mesures pour protéger l'espace de concentration pour tous. Créez des opportunités de temps "ne pas déranger". Faites savoir aux employés qu'ils ne seront pas pénalisés s'ils désactivent les notifications. Au contraire, incitez-les à identifier leur travail le plus important et à limiter leurs réponses en temps réel aux courriels, aux textes et aux messages instantanés. Les organisations peuvent et doivent élaborer des politiques anti-distraction autour des différents canaux de communication et encourager l'utilisation de modèles et de réponses automatiques aux questions courantes.
Ces meilleures pratiques numériques au niveau individuel sont une préservation du bon sens. À l'échelle, ils deviennent une économie de coûts significative sous la forme d'une productivité retrouvée et de temps pour la créativité. En tempérant les distractions pour que les équipes n'aient à portée de main que les informations dont elles ont besoin, vous créerez une culture organisationnelle plus propice à un travail significatif. En supprimant l'assaut des stimuli externes, personne ne sera obligé de regarder l'horloge en permanence. Vous saurez déjà que chacun accomplit ce qu'il veut et doit vraiment faire.
