Hobart Alter a dit un jour : "Si c'est amusant, ça ne marchera jamais. Et si ce n'est pas amusant, ça ne marchera jamais." Des pensées similaires ont été partagées par Andy Jordan (nommé dans les listes des personnes les plus inspirantes et les plus influentes en gestion de projet) dans notre récent webinaire- All I Want for the Holidays is Effective Collaboration. Au cours de ce webinaire, Andy a partagé des perspectives intéressantes sur la collaboration de projet et a expliqué comment la collaboration de projet est capable d'améliorer les taux de réussite des projets.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles, même avec les meilleures intentions, les outils tournent mal - parmi celles-ci, l'absence de normes pour les outils et l'absence de responsabilité. Maintenant, vous pouvez argumenter que l'outil n'est efficace qu'en fonction de l'effort fourni, mais il doit y avoir une certaine valeur inhérente à l'outil ou au problème qu'il résout, sinon il n'est pas nécessaire dès le départ. Nous devons tous convenir que la collaboration est le problème central abordé, et la pièce manquante pour les projets à petite et grande échelle. Voyons pourquoi.
Pourquoi les outils ne fonctionnent pas
Souvent, de nouveaux outils sont adoptés avec l'intention de rendre les choses "meilleures" ou "plus faciles", mais sans objectif quantifiable ou problème identifié. Ils sont alors mal utilisés, mal compris ou ne suscitent aucune adhésion et sont souvent ignorés. Les outils qui sont adoptés finissent par être trop spécialisés, trop nichés ou simplement non pertinents. Avant de vous lancer dans l'utilisation d'un nouvel outil, notamment pour la gestion de projet, commencez par identifier le problème que vous essayez de résoudre, puis examinez quelle solution sera la plus efficace.
Petits projets et collaboration
Les projets sont partout, dans toutes les organisations, à tous les niveaux. Il peut s'agir de nouvelles initiatives, d'anciennes revisitées, de petits projets de maintenance reproductibles ou de projets exploratoires et innovants. Quelles que soient la nature et la combinaison des projets dans votre organisation, à moins que vous n'y travailliez seul en vase clos, ils nécessitent un certain degré de collaboration. Les équipes sont essentielles à l'amélioration et à la réussite des projets. L'intégration d'idées différentes et l'exploration de nouvelles options donnent lieu à des projets bien meilleurs que ceux qui sont réalisés en silo. C'est pourquoi les équipes existent et s'engagent à maintenir les projets sur la bonne voie et à s'améliorer constamment.
Toutefois, dans l'environnement de travail actuel, les équipes ne se trouvent pas toujours dans la même pièce, ni même dans le même pays, et plus elles sont diverses et dispersées, plus un outil de collaboration peut contribuer à leur réussite.
Il est important de suivre tous les projets de manière systématique, car il arrive souvent que les projets les plus grands et les plus importants reçoivent toute l'attention, négligeant les projets plus petits ou parfois moins amusants. Il est important de ne pas laisser les petites initiatives départementales passer entre les mailles du filet ou finir incomplètes par manque d'attention.
Les outils de collaboration peuvent vous aider à faire la planification, à envisager le flux de travail, à suivre le travail quotidien et à saisir les données réelles par rapport au plan. La gestion et la production de rapports sont également des caractéristiques souhaitables. Un outil de collaboration peut faire office de chef de projet virtuel pour les petits projets qui, autrement, resteraient inachevés. Essentiellement, si le bon outil est configuré de la bonne façon et que les gens savent comment l'utiliser efficacement, alors l'outil est toute la "gestion de projet" dont vous avez besoin ! Et si vous êtes capable de mettre en place quelque chose comme cela, vous rendrez votre organisation plus efficace et, en fin de compte, plus performante.
Projets plus importants et collaboration
Les projets plus importants sont ceux qui demandent plus de temps et de travail. La collaboration est-elle utile ? Absolument ! Les principes de base ne sont pas différents : les projets plus importants nécessitent une collaboration efficace et efficiente. Ils ont tendance à avoir des chefs de projet officiellement nommés pour assurer la réussite du projet. Cependant, si un outil de collaboration peut faire la majeure partie du travail, il faut l'utiliser pour que le chef de projet puisse être utile de différentes manières. Idéalement, le chef de projet peut se concentrer sur la planification, la dotation en personnel et la prise de décisions en fonction des besoins actuels, plutôt que sur des tâches administratives qui peuvent être prises en charge par un outil.
Voir ci-dessous les cinq éléments de la collaboration :
Intégrations: Lorsque nous parlons d'intégration, il s'agit d'ajouter un outil de collaboration efficace au-dessus d'une solution PPM pleinement fonctionnelle afin de fournir toute la puissance de cet outil PPM avec une interface commune. Cela permet également l'intégration avec d'autres systèmes comme les ERP, les RH, la comptabilité, etc.
Planification &Suivi: La collaboration minimise la bureaucratie. Il est important d'avoir une structure pour les projets, surtout les plus importants. Un outil de collaboration est essentiel pour gagner du temps et permettre aux gens de travailler sur d'autres parties où ils peuvent ajouter plus de valeur et être plus efficaces.
Modèles de documents & Documents: Lorsque plusieurs personnes révisent des documents et mettent à jour des choses, vous devez vous assurer que la version la plus récente est constamment consultée. Cela permet d'aligner les projets dans l'ensemble de l'organisation.
Gestion des problèmes: L'outil PPM devrait disposer d'une base de données des problèmes survenus dans le passé et de leurs causes profondes, afin que nous puissions en tirer parti et planifier l'avenir.
Gestion des réunions: Il est important de disposer d'un lieu virtuel où tous les membres de l'équipe peuvent se réunir. Cet espace doit être intégré à tout le travail effectué et aux informations nécessaires pour apporter des changements efficaces et améliorés.
Un outil de collaboration apporte beaucoup de valeur et d'amélioration à une organisation. Un outil qui est mis en œuvre correctement, utilisé de la bonne manière avec le bon type de soutien, devient plus qu'un simple outil efficace. Il ajoute de la valeur et vous présente des connaissances dont vous n'étiez peut-être pas conscient auparavant. Il vous montrera ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Pour apprendre comment vous pouvez tirer parti de la collaboration dans votre organisation, regardez le webinaire complet à la demande "All I want for the Holidays is Effective Collaboration."
![Réaliser collectivement la stratégie grâce à la transformation numérique [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/07/Collectively-Deliver-on-Strategy-with-Digital-Transformation-2.jpg)
