Bienvenue dans la série de blogs PMO Spotlight de Planview AdaptiveWork. Ces articles de style interview s'efforcent de mettre en lumière les professionnels de la gestion de projet individuels ; leurs antécédents, leurs stratégies et leurs expériences qui façonnent l'utilisation de notre produit. Cet article est rédigé par Aaron Nicholl, directeur ePMO de l'Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM).
Pourriez-vous nous donner un aperçu de votre formation et de votre début de carrière ?
Pendant mes études universitaires, j'ai fait une double spécialisation en commerce et en économie. Mon programme m'a donné l'occasion de passer du temps en Angleterre dans le cadre de mes études. Cela m'a donné une perspective plus large, car j'ai pu découvrir l'Europe à une époque où le continent connaissait des changements importants. C'était les années de formation de l'Union européenne ; l'euro venait d'être introduit et l'UE étendait son influence. C'était donc une époque passionnante et une expérience d'apprentissage pour quelqu'un qui étudiait le commerce et l'économie.
Après avoir obtenu mon diplôme, ma carrière a débuté dans la vente. Cela m'a permis d'avoir une exposition significative avec les principales entreprises de biens de consommation emballés (CPG), les grands détaillants et leurs chaînes d'approvisionnement connexes. Commencer dans les ventes m'a donné l'occasion de travailler directement avec le client, mais aussi avec les différentes équipes de l'organisation (marketing, opérations, finances, RH, informatique, etc.) qui sont finalement nécessaires pour fournir de grandes solutions et expériences aux clients.
Au fur et à mesure que je me suis impliqué dans la fourniture de solutions clients, j'ai vu le potentiel des organisations à améliorer les processus et à introduire de nouveaux outils qui élèvent l'expérience client. J'ai donc commencé à lancer des mini-projets avec différents départements et à mettre en œuvre des solutions - parfois très tactiques. Je me souviens d'un nouvel outil de devis de vente que j'avais construit (celui que nous utilisions était tout simplement terrible). De nombreux chefs de vente l'ont adopté et finalement la plupart de notre équipe de vente a commencé à l'utiliser.
Aujourd'hui encore, j'essaie de tout aborder à travers le prisme du client et d'utiliser une approche "centrée sur le client" pour m'assurer que les solutions sont déployées pour répondre avant tout aux besoins de nos clients. Je dois à mes débuts dans la vente de m'avoir enraciné dans ce cadre.
Au début de ma carrière, on m'a présenté une opportunité qui a changé ma vie, celle de rejoindre l'un des plus grands projets ERP en Europe à l'époque - un projet SAP global. Je me suis réinstallé en Belgique et finalement en Allemagne pendant quelques années. Travailler avec une équipe aussi vaste et diversifiée sur le plan international m'a donné une perspective plus large et plus globale, ainsi que l'occasion de découvrir de nouvelles cultures et de vivre de nombreuses expériences.
Quand êtes-vous passé à la gestion de projet et qu'est-ce qui vous attire dans l'IT PPM ?
Pour moi, le "moment décisif" a été mon expérience en Europe sur le projet SAP. L'exposition à un projet d'une telle taille et d'une telle complexité a été révélatrice et inspirante. J'ai eu l'occasion d'observer le chef de projet principal, qui venait d'Allemagne. J'ai beaucoup appris de Karsten et je le considère comme un mentor. Nous restons toujours en contact de temps en temps - il est devenu un coach exécutif et un leader d'opinion dans les domaines de la résilience organisationnelle et de la création d'équipes performantes.
Travailler sur le projet SAP m'a exposé aux différents éléments de la gestion de projet - j'ai vu d'emblée l'importance de la résolution de problèmes, de la gestion des personnes, de la gestion des problèmes et des risques et de la gestion du changement. J'ai pu apprécier l'ensemble des compétences nécessaires pour être un chef de projet exceptionnel et cela m'a donné un excellent point de référence pour ma propre carrière et mon développement. À partir de ce moment-là, j'ai orienté ma propre carrière vers des rôles de gestion de projet - en gérant directement des projets et finalement en créant et en dirigeant des PMO avec des équipes de PM travaillant sur un portefeuille de projets.
Comment votre formation en économie et en finance a-t-elle aidé ou influencé votre carrière en gestion de projet ?
J'ai eu la chance d'étudier dans une grande université de l'est du Canada (Memorial). Leur programme commercial est bien équilibré et m'a permis d'acquérir une expérience professionnelle réelle grâce à des stages coopératifs. J'ai également participé à des concours de cas d'entreprise. Ces concours m'ont permis de me confronter, au niveau national et international, à des défis commerciaux réels et de bénéficier d'excellentes opportunités de réseautage.
Bien que la gestion de projet soit pratiquée depuis longtemps, elle n'était pas considérée comme une discipline au même titre que la comptabilité ou d'autres domaines plus traditionnels de l'entreprise dans les établissements postsecondaires à la fin des années 90/début des années 2000. Heureusement, mon programme offrait quelques cours de MIS (Management Information System) et d'informatique, ce qui m'a permis de me familiariser avec les projets.
Plus que tout, j'attribue à mon éducation à Memorial le mérite de m'avoir donné l'exposition et l'opportunité de travailler sur des problèmes commerciaux réels. J'ai également appris d'un groupe de pairs étonnant et j'ai développé de nombreuses amitiés pour la vie.
Lorsque vous ne travaillez pas, qu'aimez-vous faire pendant votre temps libre ?
En temps normal, j'aime voyager et explorer de nouveaux endroits. Pendant la pandémie, cela a certainement été un ajustement majeur du style de vie ! Je suis également un grand fan de sport - surtout de la NBA. Je suis titulaire d'un siège de saison depuis 10+ ans pour les Raptors de Toronto , champions du monde.
J'aime aussi les films (surtout les documentaires) et découvrir la nourriture de différentes cultures. Certains de mes documentaires préférés sont : "Steve Jobs : One Last Thing" et "Capital C" sur Netflix.
Parlez-nous de votre parcours à l'OCRCVM ces 4 dernières années en tant que directeur ePMO.
Ce fut un voyage très intéressant pour moi. Avant l'OCRCVM, j'ai passé ma carrière dans le secteur privé, alors rejoindre un organisme de réglementation du secteur était certainement un grand changement. Le secteur des services financiers traverse une période de changements importants - alimentés par l'innovation technologique et l'évolution du comportement des consommateurs en matière de conseils et de services financiers. Cette toile de fond a conduit à la création de l'ePMO et de notre feuille de route de transformation. Il s'agissait vraiment d'un scénario de configuration ePMO greenfield pour moi. Dans ce scénario, il s'agit toujours de trouver un équilibre entre le temps consacré à la livraison et l'établissement de processus, de normes et d'outils qui, en fin de compte, soutiendront et amélioreront la livraison.
Avec le recul, je pense que nous avons fait un bon travail de gestion de cette dynamique. Comme la maturité relative aux projets a augmenté chaque année, je suis fier que nous ayons pu introduire de plus en plus d'améliorations de processus et d'efficacité. Planview AdaptiveWork a été un élément clé de cette habilitation. Nous avons fait progresser de manière significative notre maturité en matière de gestion de projet et de réalisation de nos projets. Pour l'avenir, il existe des possibilités d'intégration plus poussée avec les équipes commerciales et technologiques afin de faire progresser la réalisation des projets et l'optimisation du portefeuille.
Comment Covid19 a-t-il affecté votre équipe et/ou la façon dont vous gérez le portefeuille & ressources ?
La pandémie a certainement imposé des changements importants dans la façon dont nous vivons et travaillons tous. Heureusement, l'OCRCVM était bien placé pour passer au travail entièrement à distance, car nous venions de réaliser un investissement pluriannuel dans notre infrastructure technologique. Je pense que nous sommes tous très reconnaissants pour le travail effectué sur cette initiative avant que les choses ne s'arrêtent.
Du point de vue de l'ePMO, le fait de gérer nos projets par le biais de Planview AdaptiveWork a permis une transition sans heurts vers un modèle entièrement à distance. Au début de la pandémie, nous avons recalibré nos priorités en tant qu'organisation. Certaines initiatives ont été déplacées, et quelques-unes abandonnées, mais pour la plupart, nous avons conservé notre portefeuille intact. Nos équipes ont pleinement adopté le modèle à distance et, de mon point de vue, nous avons constaté une augmentation de la productivité. Nos processus relatifs à la gestion des ressources n'ont pas fondamentalement changé, mais nous avons certainement mis davantage l'accent sur la vérification des membres de notre équipe pour nous assurer qu'ils gèrent bien les choses et qu'ils ne se sentent pas dépassés par la situation générale que nous connaissons tous.
Quelle est votre approche/stratégie à l'OCRCVM pour équilibrer efficacement les projets prioritaires & ressources disponibles ?
Nous avons mis en place un processus robuste d'admission des projets pour nous aider à établir des priorités et à sélectionner les projets. Ce processus comporte quelques "portes d'entrée" clés qui aident notre comité de gouvernance des investissements à décider si les projets doivent être approuvés ou non. Nous avons également conçu un processus de découverte pour faire ressortir les besoins commerciaux et les estimations de solutions à un niveau suffisamment élevé pour nous permettre de mieux comprendre le projet avant d'accepter de le faire avancer complètement. Nous utilisons Planview AdaptiveWork pour notre planification des capacités et la gestion des ressources.
De nombreuses organisations et industries sont en pleine période de transition vers des méthodes de travail plus agiles & Hybrides. Voyez-vous cette tendance dans le secteur des services financiers et de quelle manière ?
Le passage à l'hybride/agile se produit depuis un certain nombre d'années. Je pense que la plupart des organisations dans le secteur des services financiers utilisent un mélange d'approches basées sur la méthode "waterfall" et la méthode "agile". En fin de compte, chaque organisation doit déterminer ce qui lui convient le mieux en fonction de son environnement unique, des problèmes qu'elle résout, des personnes qui les résolvent et des parties prenantes qui utiliseront finalement les solutions déployées. À l'OCRCVM, nous utilisons un mélange d'approches en cascade et d'approches agiles et nous essayons d'être aussi souples et adaptables que possible lorsque nous abordons de nouvelles initiatives.
Quelle est votre fonctionnalité préférée de Planview AdaptiveWork ? Pourquoi ?
Il y en a beaucoup mais mon préféré est le 'Custom Object'. Les "objets personnalisés" offrent des possibilités et une flexibilité considérables. Par exemple, nous avons pu tirer parti de cette fonctionnalité pour mettre en œuvre une solution de procès-verbal de réunion - cela nous a permis d'automatiser la production et la distribution des procès-verbaux de réunion et de rationaliser le suivi des points d'action et des décisions de la réunion. Cela a permis de réduire les tâches administratives pour les chefs de projet et les membres de l'équipe et d'éliminer les processus papier et les documents hors ligne.
Si un pair vous demandait conseil sur les éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une solution PPM, que lui diriez-vous ?
- La première question que je leur poserais serait,
- "Pensez-vous que votre PMO est suffisamment important pour bénéficier d'une solution PPM ?" (c'est-à-dire tenez compte du nombre et de la taille/complexité des projets, du nombre de chefs de projet, des ressources, etc.)
- La deuxième question serait,
- "Pensez-vous que votre équipe/organisation sera suffisamment disciplinée pour utiliser la solution correctement ?" (c'est-à-dire tenez compte du niveau de maturité de votre équipe et des ressources connexes - ont-ils utilisé des outils PPM dans d'autres organisations ? considérez si vous avez des ressources de soutien en place pour surveiller les données, etc.)
Comme tout investissement dans un outil logiciel, pour obtenir des avantages significatifs associés à l'automatisation et aux gains d'efficacité, votre environnement doit avoir une masse critique suffisante en termes de processus/données/projets/ressources, etc. Il est également important de garder à l'esprit que "garbage in = garbage out". Ne sous-estimez pas le nombre de contrôles et la quantité de surveillance que vous devrez mettre en place pour garantir le maintien de données de haute qualité dans le système. La meilleure solution PPM qui existe sera de peu de valeur si les données sont de mauvaise qualité. Non seulement cela conduira à une mauvaise prise de décision. Vous perdrez également rapidement votre crédibilité auprès des parties prenantes.
Une fois que vous êtes à l'aise avec ce qui précède, le principal élément que je leur dirais de prendre en compte serait la convivialité globale de la solution (c.-à-d. haut niveau de convivialité, interface utilisateur propre, formation minimale requise, etc.) De nombreuses solutions PPM ne sont pas intuitives pour les utilisateurs finaux et, une fois déployées, leur taux d'adoption est très faible.
