"Ne 'surcontrôlez' pas comme un pilote novice. Restez suffisamment détaché du flux pour pouvoir l'observer, le modifier et l'améliorer." - Donald Rumsfeld
Kanban permet aux équipes de réaliser un flux de travail continu et vise à optimiser la capacité d'une organisation à fournir de la valeur à son client. Parvenir à un flux Kanban régulier au sein de votre système peut sembler une tâche ardue pour les équipes novices en matière de Kanban. Commencez par vous concentrer sur ces 5 conseils pratiques.
5 Conseils pour améliorer le flux Kanban
1. Visualisez votre flux de travail
En termes simples - si vous ne pouvez pas le voir, vous ne pouvez pas l'améliorer. La visualisation du flux de travail Kanban de votre équipe vous aide non seulement à trouver des possibilités d'amélioration, mais aussi à aligner votre équipe sur les autres équipes, les parties prenantes et les dirigeants qui ont besoin de transparence dans le travail.
Avec un flux de travail Kanban bien cartographié, votre équipe peut rapidement s'aligner sur votre processus unique, voir ce qui est nécessaire pour accomplir le travail et identifier les goulots d'étranglement. En outre, les gestionnaires et les cadres ont une vue d'ensemble de l'état d'avancement et de l'achèvement des travaux. Les êtres humains traitent les informations visuelles 6,000 fois plus vite que le texte. La visualisation de votre flux de travail permet donc de diffuser les informations critiques en un coup d'œil, libérant ainsi les membres de votre équipe pour qu'ils se concentrent sur le travail qui apporte réellement une valeur ajoutée.
2. Contrôlez vos en-cours (WIP)
Le WIP désigne toute pièce de travail qui a été commencée mais qui n'est pas encore terminée. Étant donné que la valeur n'est livrée qu'une fois qu'un travail est terminé, la réalisation du flux dépend fortement du déplacement rapide du travail dans le flux Kanban, jusqu'à ce qu'il atteigne son état terminé. S'il est naturel pour nous de vouloir assumer le plus de travail possible, Kanban nous apprend que nous pouvons avancer plus vite si nous nous concentrons sur moins de choses.
Imaginez une autoroute : Lorsque la route est remplie à pleine capacité de voitures, le trafic s'arrête complètement. Lorsque les voitures ne sont pas entassées les unes sur les autres, elles sont en mesure de se déplacer à la vitesse limite et d'atteindre leur destination plus rapidement. En effet, trop d'encours amplifie l'effet négatif de tout blocage dans votre flux de travail Kanban, provoquant des effets en chaîne sur des ressources qui n'auraient peut-être pas été immédiatement touchées.
Trop d'encours peut également entraîner un changement de contexte, ce qui introduit une perte de temps dans le système. Comprendre quel est l'encours idéal de votre équipe et limiter à ce chiffre la quantité de travail circulant dans votre système peut avoir un impact énorme sur votre flux Kanban.
3. Recherchez les files d'attente
Lorsque le travail attend entre deux étapes, une file d'attente se forme. Les files d'attente ont un impact sur votre flux car, même si le travail est simplement en état d'attente et que personne ne s'en occupe activement, il compte toujours dans votre WIP. En réduisant autant que possible le temps passé dans les files d'attente, vous pouvez améliorer le flux dans votre système et améliorer le temps de cycle de votre équipe.
De plus, la formation d'une file d'attente est un signal fort d'une opportunité d'amélioration - lorsque vous voyez une file d'attente se former, demandez-vous "Que puis-je faire pour que ce travail soit à nouveau fluide ?".
4. Éliminer les bloqueurs
Dans les flux de travail Kanban, tout ce qui empêche un travail d'avancer est appelé un bloqueur. Quelques exemples de bloqueurs pourraient être :
- Le propriétaire principal de l'œuvre est en vacances et personne d'autre ne peut la récupérer.
- Une limitation technique empêche l'avancement des travaux
- Le budget n'a pas été approuvé
Le travail bloqué est différent du travail en file d'attente, car le travail en file d'attente attend simplement que l'étape suivante le fasse entrer dans le système, tandis que le travail bloqué attend qu'une dépendance ou une condition externe soit supprimée. Les bloqueurs sont de bons signaux pour que les membres de l'équipe se ruent sur un élément de travail pour le supprimer, car ils entravent le flux en arrêtant les éléments de travail dans leur course.
5. Politiques de processus de l'Institut
Les politiques sont un ensemble minimal de contraintes habilitantes qui permettent aux équipes d'avoir une compréhension commune de la manière dont elles veulent que le travail circule dans leur système. En rendant ces politiques explicites dans votre flux de travail Kanban, vous pouvez réduire la confusion au sujet du processus et faire passer le travail dans le système de manière transparente. Voici quelques politiques courantes en matière de flux de travail Kanban :
- Une politique qui décrit quand il est approprié de déplacer une carte dans le couloir "Déployer".
- Explications des différentes icônes qui représentent des détails critiques sur chaque carte
- Cadence des réunions de standup de l'équipe
Mesure du flux dans Planview AgilePlace
Il existe plusieurs rapports Planview AgilePlace qui aident les équipes à atteindre le flux Kanban. Les rapports sur le délai d'exécution, le temps de cycle et le débit, en plus des diagrammes de flux cumulatifs (CFD), aident tous les équipes à voir à quelle vitesse leur travail passe dans le système et où elles peuvent concentrer leurs efforts pour augmenter le flux. Découvrez comment utiliser ces rapports ici.
L'objectif de la dynamisation du flux Kanban est de fournir de la valeur au client final aussi rapidement que possible, et cela ne se fait pas du jour au lendemain. Commencez par utiliser ces cinq tactiques pour identifier, analyser et agir sur les opportunités d'amélioration. Apprenez à mesurer les progrès à l'aide de données, et vérifiez régulièrement en équipe si les changements que vous mettez en œuvre ont un impact positif sur le flux de votre équipe.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
