En tant que chef de projet, la façon dont votre équipe passe son temps est ce qui, en fin de compte, fait gagner ou coûte de l'argent à votre employeur. Et, à la fin de la journée, ces chiffres sont souvent utilisés comme une mesure de votre succès. Non seulement de mauvaises stratégies de gestion du temps peuvent nuire à votre clientèle et à vos pratiques commerciales quotidiennes, mais elles peuvent avoir un impact négatif sur vos résultats. Qu'il s'agisse d'avoir un objectif clair ou de réduire les distractions au minimum, voici quelques conseils pour protéger au mieux le temps de votre équipe et éviter tout piège inutile.
Ayez un objectif clair
La première chose que vous et votre équipe devriez faire au début de chaque journée est de décider des objectifs les plus importants pour cette journée, de la manière dont vous allez les atteindre et de ce qui doit être accompli au strict minimum. Faire cela avant que vous ou quiconque de votre équipe ne réponde à des tickets d'aide ou à des questions internes est un excellent moyen de rester concentré sur la tâche à accomplir tout en encourageant un moral positif. En plus d'avoir des objectifs clairs, il est essentiel de formuler une liste de tâches qui reflète les activités les plus importantes que vous et votre équipe devez accomplir. Cette liste doit être dynamique, et doit évoluer en fonction des besoins de votre entreprise.
Activités percutantes
Si vous n'êtes pas sûr des activités qui auront le plus grand impact sur votre projet, c'est le bon moment pour le découvrir. Plutôt que de perdre du temps à régler les petits problèmes, occupez-vous des problèmes plus importants qui, vous le savez, exigeront immédiatement plus de votre temps. Cela vous aidera, vous et votre équipe, à économiser de l'énergie tout au long de la journée, ce qui vous laissera des tâches plus petites et plus faciles à accomplir dont vous pourrez vous occuper en fin de journée, lorsque la fatigue s'installera.
Le multitâche peut être préjudiciable
Trop de distractions signifient beaucoup de temps et d'argent perdus. Même la science s'accorde à dire que le cerveau humain ne peut vraiment se concentrer que sur une seule tâche à la fois; par conséquent, la perception que nous pouvons être multitâches n'est en réalité rien d'autre qu'une illusion. Pour cette raison, il est important de limiter autant que possible le multitâche. Pour ce faire, organisez votre journée de manière à ce que certaines tâches soient affectées à des blocs de temps particuliers. Cela s'applique également à la planification et à la saisie des données. Si vous essayez d'être conscient de la fréquence à laquelle vous êtes multitâche, notez chaque fois que vous vous surprenez à le faire et mettez un point d'honneur à méditer pendant une minute. Prendre une respiration vous aidera à aborder votre liste de tâches avec un esprit frais et une vigueur renouvelée.
Limitez au maximum les interruptions
Plus vous renoncez aux interruptions, plus vous aurez de temps pour vous concentrer sur la réalisation efficace des tâches nécessaires. Une excellente méthode pour vous assurer de ne pas être constamment interrompu consiste à adopter un certain rythme lorsque vous organisez vos tâches, et à vous abstenir de répondre aux e-mails ou aux appels téléphoniques lorsque vous travaillez sur quelque chose qui n'implique ni l'un ni l'autre. L'accomplissement des tâches avec cette seule volonté vous aidera à les réaliser plus rapidement et plus efficacement.
Investissez dans un logiciel de gestion du temps
Comme vous le savez probablement déjà, la gestion du temps est essentielle pour rester à la tâche. En ce qui concerne les stratégies de gestion du temps, l'un des moyens les plus efficaces de s'assurer que votre équipe reste à la tâche est d'investir dans logiciel de gestion de projet et de suivi du temps. Planview AdaptiveWork reconnaît cette importance et a mis en place plusieurs approches efficaces dans son logiciel de suivi du temps, notamment la possibilité de créer des factures, d'exporter des feuilles de temps et de coordonner les heures facturables avec les bons taux de facturation.
