Si on leur demandait de citer le pire aspect de leur travail, de nombreux chefs de projet répondraient que la rédaction de rapports est la partie la plus chronophage et la moins gratifiante de la journée. Qu'ils recueillent des rapports d'avancement auprès des membres de l'équipe ou qu'ils préparent des rapports d'état pour les clients ou la direction, les GP consacrent des heures incalculables à s'assurer que toutes les parties prenantes du projet obtiennent les rapports dont elles ont besoin. Des outils de gestion de projet dépassés et des systèmes de rapports encombrants peuvent rendre le processus intensément frustrant. Cependant, malgré la nature fastidieuse du reporting, la plupart des chefs de projet comprennent son importance critique dans la réussite globale d'un projet.
Heureusement, les solutions de gestion de projet sophistiquées d'aujourd'hui peuvent rendre le processus de reporting moins pénible et permettre aux chefs de projet de fournir des informations de haute qualité tout en libérant leur temps pour s'attaquer aux dizaines d'autres tâches qui les attendent chaque jour. Voici un bref aperçu de la manière dont les GP peuvent utiliser les outils de reporting d'entreprise pour résoudre le problème du reporting.
Rapports en temps réel
Les projets à l'échelle de l'entreprise, avec des ressources travaillant 24 heures sur 24 sur plusieurs continents, évoluent si rapidement qu'un rapport sur les données d'hier peut être aussi peu pertinent qu'un rapport d'il y a un mois. Le logiciel de gestion de projet basé sur le cloud comme Planview AdaptiveWork permet aux chefs de projet de visualiser et de faire des rapports sur les budgets, les tâches et autres éléments clés du projet en temps réel, ce qui permet de réagir rapidement aux développements critiques.
Personnalisez vos rapports
Quelle que soit la qualité de conception d'un rapport prêt à l'emploi, les clients ou les dirigeants demandent souvent à voir les informations présentées dans un format différent, ou à voir les données comparées à un autre ensemble de références. Une bonne solution de gestion de projet permet d'adapter facilement les rapports à un public spécifique, ce qui rend les réunions d'état plus rapides et plus productives.
Suivre les projets en mouvement
Les voyages fréquents sont une réalité de la vie dans de nombreux secteurs d'activité, et même les voyageurs d'affaires les plus chevronnés peuvent avoir du mal à rester à jour alors qu'ils font la navette entre les aéroports, les salles de conférence et les hôtels. Les chefs de projet et autres parties prenantes peuvent utiliser l'application mobile de Planview AdaptiveWork pour consulter les données du projet telles que les nouvelles demandes, les problèmes et les éléments de travail clôturés, le tout depuis un appareil mobile.
Rapports de liaison et documentation du projet
Lorsqu'un rapport indique un besoin d'action, Planview AdaptiveWork peut rationaliser le flux de travail en incluant des liens vers des documents de projet tels que des diagrammes de Gantt ou des plans de projet directement dans le rapport. Vous pouvez également utiliser l'outil de reporting Excel add-in optionnel pour extraire les données brutes de Planview AdaptiveWork et générer des rapports complexes basés sur des requêtes améliorées.
Le chef de projet ou les membres de l'équipe peuvent alors naviguer vers les documents pertinents, apporter des modifications si nécessaire et voir ce que les autres parties prenantes ont fait en temps réel. Les clients de Planview AdaptiveWork peuvent également inclure les données des rapports dans leurs KPI afin de faciliter des évaluations plus précises des projets de l'organisation et du portefeuille global de projets.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les moyens de rationaliser votre processus de reporting et d'améliorer la performance de vos projets, explorez les solutions de gestion de projets d'entreprise de Planview AdaptiveWork , leader du secteur.
