Au cœur de tout travail - que l'objectif soit de construire un robot, de bâtir un bâtiment, de lancer une campagne de marketing ou quoi que ce soit d'autre - se trouvent des tâches, des tâches et encore des tâches. Lorsque les tâches sont organisées et exécutées correctement, elles favorisent des flux de travail optimisés, des travailleurs engagés et des résultats fructueux. À l'autre bout du spectre, lorsque les tâches sont désorganisées et mal exécutées, elles conduisent à la frustration et à l'échec. Atteindre le premier résultat et éviter le second est l'objectif essentiel du logiciel de gestion des tâches d'entreprise.
Avantages des logiciels de gestion des tâches d'entreprise
Les logiciels de gestion des tâches d'entreprise présentent plusieurs avantages essentiels :
- Fournir aux membres de l'équipe une vue d'ensemble claire des tâches qu'ils doivent accomplir, et dans quel ordre elles doivent être réalisées.
- Permettre aux responsables d'affecter et de réaffecter efficacement les ressources (tant humaines que physiques), afin d'accroître la productivité et l'efficacité - tout en évitant la surcharge de travail. Comme l'a souligné le Harvard Business Review: "Le burnout concerne votre lieu de travail, pas vos employés".
- Stimuler et renforcer la collaboration, car les membres de l'équipe ont établi une compréhension commune de ce qui doit être fait, et ont la possibilité de discuter des améliorations du flux de travail.
- Amélioration de la qualité et de l'efficacité, car davantage de travaux sont effectués correctement du premier coup, les jalons sont atteints et les délais sont respectés.
Choisir le bon gestionnaire de tâches d'entreprise
Il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion des tâches d'entreprise. Pour aider votre organisation à prendre la bonne décision, considérez ces dix questions :
1. Prend-il en charge la manière dont vos équipes collaborent ?
La collaboration est l'un des éléments essentiels des logiciels de gestion des tâches d'entreprise. Choisissez une solution basée sur le cloud qui rassemble tous les membres de votre équipe et permet - plutôt que d'entraver - un travail d'équipe efficace, efficient et productif. Toutes les informations doivent être centralisées, les commentaires s'appliquant directement à chaque tâche spécifique, et il doit être facile de joindre des documents, des vidéos et des liens aux tâches, afin de ne pas perdre de temps (ou de déclencher des alarmes de panique !). à la recherche d'un fichier manquant.
2. Soutient-il la planification des projets ?
Concentrez-vous sur une solution qui fournit des mises à jour du projet en temps réel, ce qui permet aux gestionnaires d'apporter des changements rapides aux divers aspects du projet. plan de projet (par exemple, calendrier, affectation des ressources, budget, etc.) ainsi que de structurer les produits en phases, y compris les sous-tâches.
3. Cela augmente-t-il la visibilité ?
Le bon logiciel de gestion des tâches d'entreprise augmentera la visibilité de trois manières principales. Tout d'abord, il doit fournir une vue centralisée pour afficher qui travaille sur quoi et quand, et qui permet de modifier facilement les priorités, les affectations et les échéances - le tout à partir d'un seul écran. Deuxièmement, il doit consolider les étapes dans l'ensemble de l'espace de travail, de sorte qu'il soit simple de suivre les progrès réalisés, quelle que soit la façon dont chaque équipe a conçu ses étapes respectives du flux de travail. Troisièmement, il devrait permettre aux gestionnaires de visualiser les charges de travail par effort estimé ou restant (par conseil, épopée, membre, etc.).
4. Offre-t-il une disposition visuelle sans encombrement ?
La solution doit prendre en charge des tableaux personnalisés qui reflètent les besoins des différents projets, équipes, clients et produits, et qui peuvent être ajustés en fonction de l'évolution de la situation. Sans une présentation visuelle propre, la confusion, le chaos et les conflits ne sont pas seulement probables - ils sont pratiquement garantis.
5. S'intègre-t-il aux autres solutions de l'environnement ?
Vos équipes doivent être opérationnelles dès le départ. Choisissez un gestionnaire de tâches d'entreprise qui s'intègre aux solutions existantes dans l'environnement, notamment les systèmes de gestion de projet (nous y reviendrons dans la prochaine section). En outre, la solution doit offrir une API publique permettant de pousser/tirer des données liées aux tâches vers/depuis divers systèmes et tableaux de bord, et être complétée par diverses applications et extensions.
6. Prend-il en charge la méthode Agile ?
Choisissez une solution qui facilite le développement Agile grâce aux épopées, aux histoires, à la gestion des sprint, aux rétrospectives et plus encore. Dans le même temps, la solution doit soutenir les équipes qui n'ont pas adopté pleinement et officiellement Méthodologie Agilemais vous souhaitez néanmoins tirer parti de certains outils et approches agiles fondamentaux.
7. Prend-il en charge l'accès des invités ?
Tous ceux qui ont besoin d'utiliser un logiciel de gestion des tâches d'entreprise ne sont pas forcément des managers ou des membres à part entière de l'équipe. Choisissez une solution qui offre un accès invité pour que les parties prenantes externes telles que les clients, les vendeurs et les partenaires restent dans la boucle - mais pas dans le chemin.
8. Est-il soutenu par une excellente assistance ?
Une excellente assistance disponible 24/7 vous permet de prendre le chemin le plus court vers la valeur. Les ressources qui peuvent aider vos équipes à être rapidement et facilement opérationnelles comprennent des webinaires, des didacticiels, des guides de démarrage rapide et des consultations personnalisées.
9. Est-il sécurisé ?
La sauvegarde des données et la prévention des violations et des fuites sont une priorité absolue. Choisissez une solution construite avec le plus haut niveau de sécurité de niveau entreprise, qui protège vos données en transit et au repos.
10. La démonstration du produit est-elle approfondie ?
Dernier point, mais non le moindre : choisissez une solution qui vous permet de voir les caractéristiques et les fonctions par vous-même. La démo doit être adaptée à vos scénarios d'utilisation spécifiques et vous devez pouvoir interagir avec l'équipe qui fait la démo pour poser des questions détaillées. N'oubliez pas de faire une demande de dernière minute pour voir à quel point l'équipe de démo est agile. Après tout, c'est ce qui arrivera à votre équipe une fois la solution mise en place. Cela peut donc vous aider à voir réellement si une solution va fonctionner à long terme dans votre environnement, et au sein de vos équipes.
Intégration des logiciels de gestion de projets et de tâches
Comme indiqué ci-dessus, l'un des facteurs les plus cruciaux dans le choix d'un logiciel de gestion de projet d'entreprise est d'assurer une intégration transparente avec votre plateforme existante de gestion de portefeuille et de projet. Cela permet aux membres de l'équipe de travailler comme ils l'entendent et d'accroître la visibilité de leurs progrès. Il garantit également que toutes les données relatives aux programmes et aux projets sont automatiquement synchronisées, ce qui est extrêmement important dans les environnements d'entreprise en évolution rapide, où les choses peuvent changer tous les jours - ou plutôt toutes les heures.
Le dernier mot sur un système et un logiciel de gestion des tâches d'entreprise
Le gourou pionnier du développement personnel, Paul J. Meyer, a déclaré que "la productivité n'est jamais un accident. Elle est toujours le résultat d'un engagement envers l'excellence, d'une planification intelligente et d'un effort ciblé." Le bon système et le bon logiciel de gestion des tâches d'entreprise contribuent grandement à l'atteinte de ces résultats - et à faire progresser les équipes et les organisations hautement performantes.
