6 Questions à répondre sur le portefeuille de projets

La gestion de plusieurs projets peut être difficile. En tant que responsable, c'est à vous de veiller à ce que les délais soient respectés, les ressources gérées et les budgets respectés à tout moment. Mais lorsque vous gérez plusieurs projets et que vous coordonnez avec des dizaines d'équipes dispersées sur la carte, rester au sommet de vos différents flux de travail peut sembler carrément impossible.

C'est parce que, d'une certaine manière, c'est le cas. L'approche pratique de la gestion de projet n'est pas toujours adaptée aux gestionnaires en charge de plusieurs projets, c'est pourquoi gestion de portefeuille de projets (PPM) a été créé.

La gestion de portefeuille de projets examine tous les projets du portefeuille d'une organisation et détermine lesquels de ces projets sont les mieux alignés avec les buts et objectifs de l'entreprise. Les projets qui poussent l'entreprise plus loin vers un résultat souhaité sont alors repris, tandis que les projets non pertinents et excessivement risqués sont suspendus ou rejetés complètement.

En d'autres termes, le PPM examine les projets que vous devez entreprendre pour atteindre vos objectifs spécifiques. Après tout, des portefeuilles de projets sains ont plus de chances d'atteindre vos objectifs cibles et de maximiser votre retour sur investissement.

En théorie, cette technique de gestion réduit les frictions en intégrant tous les projets actifs dans un seul portefeuille, ce qui a pour effet de retirer les équipes des silos départementaux et de les faire travailler ensemble, sous un même toit, pour atteindre un objectif commun. Cependant, pour que le PPM fonctionne efficacement, il doit y avoir une transparence totale du projet. Tout, des tâches accomplies aux ressources affectées, doit être documenté et évalué lors de la gestion d'un portefeuille de projets, afin que vous et vos parties prenantes connaissiez à tout moment l'état d'avancement de votre projet, son budget et les ressources allouées.

Quel que soit votre style de gestion préféré, superviser plusieurs projets peut être à la fois décourageant et chronophage. Et si vous perdez le suivi de la progression de votre flux de travail, vous aurez du mal à maintenir la transparence et à assurer la réussite du projet. C'est pourquoi vous devriez toujours répondre aux six questions ci-dessous lors de la constitution de votre portefeuille de projets. De cette façon, vous êtes en mesure d'évaluer efficacement la santé et le succès de votre PPM.

1. Quels sont les objectifs que vous poursuivez actuellement ?

L'objectif du PPM est de faire en sorte que les équipes travaillent à la réalisation d'objectifs communs qui profitent à votre organisation. Il est donc important que vous ayez clairement défini ces buts et objectifs avant de lancer des projets. Une fois que vous avez des objectifs spécifiques que vous voulez atteindre, vous êtes en mesure d'avoir une meilleure idée des projets qui vous aideront à atteindre ces objectifs, ainsi que de ceux qui pourraient potentiellement se transformer en gouffres à temps et à argent.

2. Sur quoi vos équipes travaillent-elles ?

L'objectif du PPM est de suivre les multiples projets alloués à un seul portefeuille. Si vous n'avez pas une idée des projets et des tâches sur lesquels vos équipes travaillent, il est impossible d'avoir une représentation précise de l'avancement et du résultat estimé de chaque projet en cours. De plus, le suivi des initiatives et des progrès de vos équipes vous aide à avoir une meilleure idée de la manière d'allouer les ressources plus efficacement, afin que tous les membres reçoivent l'aide dont ils ont besoin pour atteindre vos différents objectifs.

3. Comment utilisez-vous vos ressources ?

L'un des principaux avantages du PPM est qu'il donne aux organisations la possibilité de minimiser les coûts tout en améliorant leur retour sur investissement. Mais pour atteindre ce résultat, vos ressources doivent être utilisées de manière efficace. Lorsque vous supervisez plusieurs projets, comment vous assurez-vous que les ressources sont utilisées efficacement ?

La meilleure façon de garantir que les ressources sont utilisées de manière appropriée est de ne travailler que sur des projets qui font avancer vos objectifs. Ainsi, vos ressources sont uniquement utilisées pour accomplir des tâches qui font avancer l'entreprise, plutôt que d'être gaspillées sur des projets inutiles qui ne soutiennent pas vos objectifs stratégiques.

4. Comment pouvez-vous prévoir et contrôler les risques ?

Une partie de la gestion de projet efficace consiste à être capable de gérer les risques qui pourraient avoir un impact sur la performance de votre projet. L'avantage du PPM est qu'il vous oblige à adopter une approche de la gestion de projets basée sur les données, ce qui signifie que vous devriez déjà avoir documenté les risques et les préoccupations prémédités, ainsi que les solutions réalisables, au stade de la prise de décision avant le début d'un projet. Si ce n'est pas le cas, il est important que toutes les parties impliquées examinent les risques potentiels avant de commencer, car le PPM n'implique pas la même micro-gestion pratique que la gestion de projet traditionnelle.

Vous pouvez même envisager de faire appel à des consultants externes pour vous aider à réfléchir aux risques et aux solutions, si nécessaire.

5. Pouvez-vous établir un budget précis, fondé sur des données ?

Lorsqu'il s'agit de PPM, data-driven est plus qu'un simple mot à la mode - c'est une nécessité absolue. Étant donné que la gestion d'un portefeuille de projets complet nécessite une approche plus généralisée, les gestionnaires doivent s'appuyer sur des mesures pour éclairer leurs décisions :

Quels projets commencer
Comment estimer les risques, les rendements rentables, les ressources nécessaires
Établir un budget précis

Sans données précises qui reflètent vos performances sur les portefeuilles passés et en cours, vous n'aurez pas une idée complète de ce qui fait le succès de vos projets. Et nulle part ailleurs cela n'est aussi vrai que dans votre budget.

Bien sûr, la collecte et l'analyse de données sur l'ensemble d'un portefeuille de projets semblent être un processus difficile, voire écrasant, à entreprendre par une seule personne. Heureusement, les logiciels PPM peuvent faire le travail à votre place, notamment en vous aidant à établir un budget précis et à allouer les ressources nécessaires pour mener vos projets d'une étape à l'autre. Ou même, dans certains cas, soutenir des projets du début à la fin.

6. Pouvez-vous absorber des changements ?

Les projets n'existent pas dans le vide. Des changements brusques dans le paysage social, politique ou économique d'un ou plusieurs pays peuvent avoir un impact considérable sur la performance et la portée de votre portefeuille de projets. Même quelque chose d'aussi apparemment mineur que des changements technologiques peut avoir un effet énorme sur le résultat de votre projet.

En d'autres termes, aucun projet ne vient sans incertitude.

Se préparer à des changements inattendus commence dès la phase de planification et doit être soigneusement pris en compte lors de l'évaluation de la santé et des performances d'un projet ou de l'ensemble de votre portefeuille. Atténuez les revers causés par les changements en faisant un brainstorming sur les changements potentiels pendant les étapes de planification de votre gestion de portefeuille. Avec l'aide de quelques plans de secours, vous serez plus à même de faire face à tout changement radical et de préserver la santé de votre portefeuille de projets.

Optimisation de votre processus PPM

Lorsqu'ils sont optimisés, les portefeuilles permettent aux équipes et aux chefs de projet de travailler à des objectifs communs qui apportent plus de valeur à leur organisation. De plus, un PPM réussi peut vous aider à récolter davantage de bénéfices en tant que collectif que vous ne le feriez en gérant une série de projets individuels.

Avec l'aide d'un outil complet de gestion de portefeuille de projets, la supervision des portefeuilles de projets n'a jamais été aussi facile. Qu'il s'agisse de développer des plans stratégiques ou de répartir efficacement les ressources entre les projets, ces outils de portefeuille visent à simplifier le processus PPM en automatisant les calculs et en compilant les données importantes, afin que vous soyez en mesure d'élaborer une série de stratégies d'action qui vous rapprochent de vos buts et objectifs.