Alla branscher står inför sina egna unika utmaningar. Men i dagens snabba affärsmiljö är snabba tjänster och leveranser i tid värdefulla för praktiskt taget alla tjänsteföretag.
![[Blogg] Bild - Hur du kan hålla dina tjänster i tid](https://media.planview.com/changepoint-blog/hubfs/[blog]-image--how-to-keep-your-services-delivery-on-time.png)
Den viktigaste egenskapen hos en chef för leverans av tjänster är naturligtvis att leverera i tid. Det är viktigt att slutföra projekt för kunderna inom deras tidsramar. När du inte gör det? Kunderna börjar betrakta tjänsteleverantörerna som ett hinder för företagets framgång, snarare än som ett stöd med mervärde.
Genom att prioritera service i rätt tid kan organisationer minska antalet kunder, förbättra kundnöjdheten och uppnå effektivitetsvinster i sin egen verksamhet, vilket minskar kostnaderna och ökar produktiviteten. När du har en företagsinfrastruktur som konsekvent möjliggör prestanda i tid kan du planera processer med större säkerhet för att hålla tidsfristerna, vilket höjer ribban för den arbetsbelastning du kan hantera och gör det lättare att tillhandahålla tjänster i stor skala.
Men denna konsekventa och punktliga leverans av tjänster sker inte av sig själv. Det kräver planering, ett företagsövergripande engagemang och rutiner som styr korrigerande åtgärder när tidslinjerna inte håller måttet. Här är en titt på hur du säkerställer att tjänsterna levereras i tid i din organisation.
Ställa upp förväntningar för ditt team och dina kunder
Det första steget för att säkerställa att tjänsterna levereras i tid är att bygga in förväntningarna i arbetsplatskulturen. Att fastställa tidsgränser och tidsfrister är ingen garanti för att tjänsterna kommer i tid. Det måste finnas en djup förståelse, både på individuell och kollektiv nivå, för den kritiska roll som tidsenlig service spelar för organisationens framgång.
Ledningen måste skapa ett budskap som förmedlar vikten av att prioritera leveranser i tid och motivera denna ståndpunkt genom att definiera värdet av punktlighet för kunderna och de potentiella riskerna med att inte hålla det löftet. Men det är inte bara genom att ge läpparnas bekännelse som dina team blir engagerade: Du kommer troligen att behöva stödja dem genom ytterligare utbildning och verktyg som tar itu med problem i arbetsflöden för tjänster.
Automatisering kan vara till hjälp i detta avseende. Genom en tvåvägsdialog med sina anställda kan ledarna för serviceorganisationer identifiera de största operativa utmaningarna för att leverera tjänster i tid, och de kan söka efter lösningar för automatisering av professionella tjänster som tar itu med dessa utmaningar och underlättar smidigare och snabbare arbetsflöden, vilket förhindrar flaskhalsar som kan hindra att tjänsterna levereras i rätt tid. Oavsett om din organisation behöver chatbot-verktyg för att effektivisera kundinteraktioner, mobila arbetslösningar för att stödja en fjärrstyrd personal, verktyg för resurshantering eller allt det ovanstående kan rätt teknik göra hela skillnaden.
Och ledarskapet måste naturligtvis kunna erbjuda protokoll och förfaranden för att hantera dessa arbetsflöden, så att det blir möjligt att uppfylla målen för tidsplanen oavsett vilka operativa utmaningar som de anställda ställs inför.
Utarbeta uppnåeliga tidsramar
Tidsfrister för leverans av tjänster kan inte föreskrivas som en lösning som passar alla. Om du vill ha snabba och högkvalitativa tjänster som tillgodoser varje kunds specifika behov måste dessa tidsramar utarbetas från fall till fall tillsammans med representanter från varje kunds organisation.
Genom att fastställa tidsramar som är till ömsesidig nytta kan både tjänsteorganisationen och dess kunder anta en handlingsplan som är realistisk med tanke på de utmaningar som finns i samband med tillhandahållandet av tjänsterna och som kan uppnås på den detaljnivå och kvalitet som kunden förväntar sig. Dessa tidslinjer underlättar också en bättre kommunikation under hela processen för tillhandahållande av tjänster och identifierar milstolpar som kan följa utvecklingen och förbättra insynen.
Tack vare dessa milstolpar kan kunderna övervaka framstegen mot leverans av tjänster i tid och engagera sig mer om de är oroliga för att projektet inte uppfyller förväntningarna. Tjänsteorganisationer kan använda dessa milstolpar för att bedöma sin leveransstrategi framöver. I vissa fall kan en missad milstolpe leda till strategiska eller operativa förändringar som justerar arbetsflöden, omorganiserar uppgifter och prioriteringsnivåer och hanterar interna resurser för att komma ikapp och uppfylla slutdatumet före tidtabellen.
Tidslinjer är inte ett verktyg för att detaljstyra serviceleveranserna, utan ett sätt att underlätta bättre kommunikation och öka den interna och externa medvetenheten om organisationens utmaningar och behov. I fall där bristande struktur kan leda till missade tidsfrister och missnöjda kunder kan detta organiserade tillvägagångssätt förhindra en katastrof och skapa ett win-win-scenario för alla parter.
Att hålla sig till fastställda tidsramar
På företagsnivå är tillhandahållandet av tjänster en flytande affärsprocess. Behoven och utmaningarna kan utvecklas under projektets gång. Det är omöjligt att ta hänsyn till alla variabler som kan påverka leveransen av tjänster i tid, så de tidsramar som du fastställer med dina kunder kan bli viktiga verktyg som hjälper dig att hantera behov och förväntningar och i vissa fall justera din leveransstrategi.
Denna flytande verksamhet kan vara vägledande för både din ledning av projektgrupper och dina samtal med kunderna - särskilt om beslut eller justeringar måste fattas i farten.
När det gäller ledningen av dina medarbetare kan du använda tidslinjer för att spåra framsteg och kolla in utmaningar som de står inför. Oförutsedda utmaningar kan bromsa utvecklingen, eller det kan krävas ytterligare resurser för att nå de mål som sattes upp i början av projektet. Men du kan också använda tidslinjerna för att påminna ditt team om de risker som du löper om leveranstiderna inte hålls, både när det gäller ekonomiska förluster och tidsförluster som uppstår om ett projekt överskrider sin budget.
När du har att göra med kunder kan du ta emot feedback från ditt team och använda den för att omvärdera tidsramar och mål. I vissa fall räcker den ursprungliga omfattningen av ett projekt inte till för att tillgodose teamets behov. Ledarna måste samarbeta med kunderna för att se över planerna för tillhandahållande av tjänster och besluta om det behövs några ändringar.
Att ta itu med felsteg, hantera kurskorrigering
Oavsett hur väl utarbetade dina rutiner för att hantera leveransen av tjänsterna än är, kan det hända att det uppstår störningar. Detta kan komma från alla håll: kundförfrågningar i sista minuten, oförutsedda affärsutmaningar, intern personalomsättning, dålig resurshantering eller till och med juridiska begränsningar som skapar eftersläpningar eller kräver nya rutiner att arbeta runt.
Detta är inte situationer där din organisation använder sin kontinuitetsplan, men dessa komplikationer kan påverka din leverans av tjänster i tid till en eller flera kunder, vilket äventyrar ditt varumärkes rykte och dina intäktsutsikter.
Det kan vara en utmaning att styra skeppet tillbaka till rätt väg, men det finns bästa metoder för att korrigera kursen (och stödverktyg) som kan hjälpa dig. Även om du inte kan undvika dessa problem i alla fall kan du ha infrastrukturen på plats för att hantera en kursändring som får projekten tillbaka på rätt spår och inom räckhåll för dina ursprungliga tidsramar.
Ett sätt att ge tidslinjerna ett lyft? Automatisering i större skala. Oavsett om du har ignorerat fördelarna med verktyg för tjänsteautomatisering eller om du bara har använt den här tekniken i begränsade situationer kan du genom att luta dig mot automatisering effektivisera verksamheten och påskynda leveranserna för din organisation.
Relaterad artikel: Utvärdering av PSA-programvara: 7 Saker att leta efter
Samtidigt kan projektinstrumentpaneler som ger en överblick över arbetsflöden och resursfördelning hjälpa dig att ordna en omstart av aktiviteterna när förseningar eller andra störningar får projektet att hamna på villovägar. Du kan använda verktyg för övervakning i realtid för att noggrant följa upp projekt när du försöker ta igen tid och det inte finns någon marginal för fel. Detta kan också möjliggöra bättre resurshantering samt tids- och kostnadshantering för att optimera verksamheten på ett sätt som gör att projektet kan komma igång igen - allt i hopp om att hålla den ursprungliga tidsfristen och imponera på kunden.
Slutsats
Företag har inte tid eller resurser att göra allting internt. Det är där tjänsteföretag kommer in i bilden och använder sin specialisering och djupa kunskap för att leverera en kvalitetsprestation som andra organisationer inte kan matcha själva.
Men snabbhet spelar roll. Att leverera tjänster i tid är avgörande för att stödja andra affärsverksamheter utan att skapa flaskhalsar i kundernas arbetsflöden. Rätt teknik kan göra stor skillnad när det gäller att stödja hanteringen av tjänsteleveranser. Ta reda på mer om teknikens inverkan genom att läsa Den ultimata guiden till tjänsteautomatisering.
