Att anpassa projekt- och portföljmålen till de övergripande affärsmålen kan tyckas vara en självklarhet. Det är nästan oundvikligt att de projekt du investerar i stöder dina övergripande mål. Alla projekt är dock inte lika bra, och ibland är de bästa planerna självdestruktiva. För att skapa en plan som verkligen tar hänsyn till affärsmålen och för att försäkra intressenterna om att de projekt som du lägger dina resurser på är de bästa för tillfället måste du granska projekten fullständigt och prioritera utifrån önskade resultat. För låt oss inse att det alltid finns överskott på förfrågningar och brist på resurser. Här är några vägledande principer för att skapa en portföljplan som är anpassad till dina affärsmål.
Om du vill ha en mer undersökande strategi för att få dina projekt i linje med affärsmålen kan du ta en titt på vårt on demand-webinar "The Road to Alignment" och upptäcka hemligheterna bakom hur du får din portfölj på rätt spår.
Utvärdera: Identifiera de projekt som du har fått i uppdrag att genomföra och utvärdera dem. Alla dessa projekt kanske inte når fram till genomförandefasen, men de kan beaktas och antingen investeras i eller avskrivas, beroende på tillgänglig kapacitet och projektets betydelse. Tänk på att projekten måste utvärderas mot andra projekt i portföljen - bara för att ett projekt är en bra idé och stöder affärsmålen kanske det ändå inte är den bästa investeringen för företaget vid den aktuella tidpunkten. Det kan finnas andra viktigare projekt eller helt enkelt inte tillräckligt med resurser för att genomföra projektet.
Ange kriterierna: Du måste definiera kriterierna för att välja projekt. Genom att ha denna process på plats blir det mycket enkelt att utesluta projekt med lägre värde och identifiera de bästa projekten för att stödja dina mål. Genom att hålla dig till de fastställda kriterierna är du på väg att få största möjliga effekt.
Betygsätt dina möjligheter: Betygsättning kan hjälpa till att identifiera projekt med högt värde ur ett opartiskt perspektiv. Vissa projekt har uppenbarligen hög prioritet, medan andra kanske inte är lika tydliga. Genom att skapa ett mått för att bedöma dina förfrågningar kan du motivera varför ett projekt kommer att genomföras eller inte.
Rangordna dina resultat: Överskrid inte dina resurser. När du väl har använt tid, material, människor och pengar i planeringen är det troligt att du slutar att ta emot projekt. Var realistisk och överfördela inte resurser för att undvika att din portfölj misslyckas. Genom att använda realistiska mål och ha en tydlig förståelse för begränsningarna kan du maximera din framgång. Genom att skapa en plan inom dessa ramar kan du fatta bättre beslut.
Efter att ha gått igenom processen med utvärdering, fastställande av kriterier, poängsättning och rangordning av resultaten kanske du fortfarande inte har en helt genomförbar plan. Att införa en portföljprocess i ditt projektledningskontor är inget lätt företag och kommer säkert att innebära utmaningar. Håll utkik efter tidiga tecken på hinder så att du kan agera snabbt och avhjälpa komplikationer innan de blir värre. En portfölj är mest framgångsrik när den tar hänsyn till och överträffar så många förutsägbara utmaningar som möjligt.
Tydlighet, överenskommelse och engagemang är alla stora utmaningar för även de mest omfattande PMO:erna. Du kan motverka eventuella problem med tydlighet genom att ha så många detaljer om process och strategi som möjligt, samtidigt som du förblir objektiv. Tänk på att detta också kan ändras när portföljen utvecklas. Överenskommelse är en annan faktor som är viktig men svår att uppnå när det gäller anpassning av portföljen. Intressenterna måste stödja målen och förstå de mål som anges i planen. Den sista stora utmaningen är engagemanget, och även den är avgörande för ett framgångsrikt projektgenomförande. Gruppmedlemmarna måste engagera sig i planen och hålla sig på rätt spår för att ha störst chans att lyckas.
Om det inte är ett tillräckligt stort åtagande att införliva dessa element är det sista du bör tänka på att planen måste kunna anpassas till förändringar. Det är orealistiskt att tro att affärsriktningen inte kommer att ändras under portföljens livscykel och att planen inte kommer att avvika från kursen. För att vara effektiv måste det finnas en dynamisk plan som kan ändras om det finns goda skäl och om alla berörda parter stöder ändringen.
Vad är det bästa sättet att ta emot förändringar och skapa en formbar plan? Ta en titt på vårt webbseminarium på begäran "Navigating Alignment: Kör framåt och håll dig mellan linjerna" med Mark Mullaly, ordförande för InterThink Consulting och en pionjär inom utvecklingen av organisatorisk projektledning. Mullaly beskriver hur man håller portföljen på rätt spår och hur man håller sig i linje med de svåraste organisatoriska frågorna.
Se webbseminariet på begäran och håll din portfölj i rätt riktning.
