Precis som resenärer på motorvägen kan se hur långt de har rest genom att titta på milstolpar längs vägkanten kan projektgrupper använda milstolpar för att mäta hur långt de har kommit mot sina mål. Milstolpar är ett viktigt verktyg för att kommunicera projektstatus till interna och externa intressenter. Att definiera och identifiera projektmilstolpar är faktiskt en av de viktigaste förmågorna som en projektledare måste ha.
En milstolpe är per definition en referenspunkt som inte har någon varaktighet i sig, men som markerar en viktig händelse i en projektuppgift eller grupp av uppgifter. Förutom att hjälpa projektgruppens medlemmar och andra intressenter att hålla sig informerade om projektets status, används milstolpar ofta för att fastställa när betalningar ska göras till leverantörer och tjänsteleverantörer.
Om du tittar på projektets livscykel kan du börja förstå hur milstolparna passar in. På samma sätt som en person växer från spädbarn till barn, från tonåring till vuxen, genomgår ett projekt initierings-, planerings-, genomförande- och avslutningsfaserna. Var och en av dessa faser är förknippade med vissa milstolpar. En milstolpe för ett spädbarn kan vara att säga sina första ord, och på samma sätt har projektets inledningsfas sina egna målpunkter som markerar att vissa utvecklingsstadier är avslutade.
Om du är ny i projektledningsvärlden eller om du planerar ditt första projekt hjälper den här översikten dig att förstå de typiska projektmilstolparna som projektledare och projektgrupper använder på företagsnivå.
Typiska milstolpar i projektledning
Godkännande av projekt
Även om det inte är lika vanligt som andra exempel på projektmilstolpar är den första milstolpen i ett projekt det första godkännandet som gör det möjligt för projektet att gå vidare.
För interna projekt kommer denna milstolpe ofta i form av ett godkännande från en avdelningsdirektör eller annan intressent på hög nivå. För andra projekt markeras denna milstolpe vanligtvis av att ett försäljningsavtal och en arbetsbeskrivning har slutförts.
När projektet är godkänt börjar projektledarna att lägga in delar av projektet i sitt valda projektledningsverktyg .
Översyn av krav
De flesta företagsprojekt innebär en lång process där projektkraven definieras och samlas in genom en rad möten, granskningsmöten och dokumentutbyten. Projektgruppen tolkar och sammanställer sedan vanligtvis deras anteckningar och presenterar kunden med en detaljerad beskrivning av kraven så som de förstår dem.
När klienten eller kunden godkänner att kraven är korrekt dokumenterade har ytterligare en viktig projektmilstolpe uppnåtts.
Godkännande av konstruktionen
Efter att ha samlat in kundens krav måste projektgruppen utforma en lösning som uppfyller kraven och villkoren i arbetsområdet. När den första designen är klar (vilket ofta tar månader eller till och med år för stora projekt) måste kunden granska den föreslagna lösningen och bekräfta att den uppfyller projektmålen.
Detta konstruktionsgodkännande är en viktig milstolpe för projekt inom så skilda områden som programvara, konstruktion och marknadsföring, för att nämna några.
Milstolpar i projektfasen
När projektgruppen börjar bygga eller implementera den föreslagna lösningen definierar projektledaren vanligtvis projektspecifika milstolpar som är relaterade till komponenterna i det arbete som utförs.
I ett byggprojekt kan projektledaren till exempel behöva markera milstolpar (och underlätta milstolpsbetalningar) för slutförandet av faser som t.ex. inramning, betonggjutning, installation av VVS-installationer och inredningsarbeten.
Slutligt godkännande
Den viktigaste av alla milstolpar inom projektledning är naturligtvis den som markerar att projektet är avslutat. Denna milstolpe kommer vanligtvis i slutet av en omfattande test- och inspektionsprocess och ett slutgranskningsmöte där alla intressenter är överens om att arbetet är färdigt och uppfyller projektkraven.
När denna milstolpe har uppnåtts håller framgångsrika projektledare vanligtvis ett uppföljningsmöte med teamet för att diskutera vad som fungerade, vad som kunde ha varit bättre och hur man kan arbeta ännu mer effektivt och ändamålsenligt i nästa projekt.
Om du letar efter en projektledningslösning för att spåra dina projektmilstolpar kan du anmäla dig till en kostnadsfri produktvisning på begäran på Planview AdaptiveWork.
