Programvara för projektplanering: 3 Kritiska frågor för att välja rätt lösning
Den legendariska croonern Frank Sinatra - tillsammans med legioner av berusade bröllopsgäster som (tyvärr) ansåg sig vara karaoke superstjärnor - har sjungit den episka låten "My Way", som innehåller den karaktäristiska texten "regrets, I've had a few; but then again, too few to mention". När det gäller valet av programvara för projektplanering har vissa företagsledare runt om i världen mer än några få saker att ångra. I själva verket är de fulla av ånger, eftersom den lösning de valde visade sig vara en belastning i stället för en tillgång.
Lyckligtvis är detta elände inte permanent och kan åtgärdas. Ännu bättre är att man kan undvika det från början - förutsatt att beslutsfattarna gör sin pliktskyldighet under bedömnings- och utvärderingsfasen. Här är tre kritiska frågor som hjälper till att skilja bästa projektplaneringsprogramvara lösningar från de som är påhittade.
1. Drivs produktiviteten upp av programvaran för projektledningsplanering?
När vi nu tar oss ur pandemin är det inte de företag som blomstrar och går i spetsen som obevekligt skär ner på kostnaderna och minskar personalstyrkan. De fokuserar snarare på hur man kan maximera varje anställds tid, så att de kan vara så produktiva som möjligt - oavsett om de arbetar på kontoret, på hemmakontoret eller i allt större utsträckning en blandning av båda (även kallad "mix av båda"). hybridarbetskraft). Programvara för projektplanering som driver produktiviteten kontrollerar alla följande rutor:
- Kopplar ihop team, anpassar kommunikationen och förbättrar samarbetet.
- Stödjer en rad olika arbetspreferenser och stilar, inklusive Agil projektledning.
- Ger teamen möjlighet att utveckla anpassade processer för att maximera prestanda och effektivitet, utan att kompromissa med övergripande standarder och styrning.
- Ersätter överflödiga system i miljön.
- Automatiserar repetitiva uppgifter så att de anställda kan fokusera på prioriteringar av hög kvalitet.
- Håll externa intressenter (t.ex. kunder, sponsorer, leverantörer, säljare etc.) informeras under hela projektets livscykel.
2. Driver programvaran för planering av projektledning synlighet?
Det viktigaste för cheferna är inte bara att avgöra om folk arbetar, utan också om den kollektiva ansträngningen lönar sig och leder till påtagliga, relevanta och meningsfulla resultat. Nyckeln till denna undersökning är synlighet. Programvara för projektplanering ger 360 graders synlighet och skapar en enda sanningskälla gör allt följande:
- Säkerställer att arbetet anpassas till organisationens prioriteringar och att resurserna optimeras.
- Kopplar samman resultatmätningar med projektgenomförandet.
- Underlättar risk- och beredskapsplanering på grund av förestående eller potentiella förändringar.
- Centraliserar tillgången till realtidsdata i alla arbetsflöden och för alla typer av arbete.
- Integreras med andra verksamhetskritiska system i miljön (t.ex. finansiella, CRM, HRIS) för att ge ett rikare sammanhang.
- Se till att synligheten omfattar alla arbetsrelaterade data och att alla relevanta externa intressenter får tillgång till dem.
3. Driver programvaran för projektledningsplanering till anpassningsförmåga?
Anpassningsförmågan var viktig före pandemin. Nu är det dock en grundläggande förutsättning för överlevnad. Det har aldrig varit viktigare att anpassa sig och ändra sig för att stödja nya affärsmodeller, hantera och minska riskerna och leverera värde i ljuset av kundernas ständigt föränderliga krav. Rätt programvara för projektplanering främjar anpassningsförmågan genom att göra det möjligt för företag att:
- Ständigt utvärdera och förfina strategier och prioriteringar för att möta nya behov på marknaden.
- Länka mål till genomförande och hjälpa teamet att hålla fokus på affärsresultat - vilket inte bara är viktigt för att maximera resultaten utan också för att optimera engagemanget eftersom teammedlemmarna kan se hur deras insatser bidrar till den övergripande framgången.
- Omjustera arbets- och resursfördelningen på grund av förändrade prioriteringar, men på ett kontrollerat sätt i stället för kaotiskt.
- Definiera och spåra resultat och framsteg i förhållande till relevanta mätvärden och nyckelindikatorer.
- Inför nya arbetsflöden och processer - men utan att orsaka förseningar eller kostnader för leverantörer.
- Minimera redundans samtidigt som du ökar både datatillförlitligheten och tillgången till data i realtid.
Ytterligare råd för att välja den bästa programvaran för projektplanering
Samtidigt som utvärderare och beslutsfattare besvarar de kritiska frågorna ovan bör de också se till att programvarulösningarna för projektplanering finns med på deras lista:
- Snabbare time-to-value med verktyg som färdiga rapporter, instrumentpaneler och mallar - som alla kan anpassas för att passa specifika teamkrav.
- Stöder flera lokaliseringsalternativ, t.ex. valuta, språk och tidszoner.
- Tillhandahåller robust informationssäkerhet för data i vila och i rörelse och följer relevanta standarder och protokoll för efterlevnad (t.ex. GDPR, UK G-Cloud, ISO/IEC 27001:2013, SOC 2, SSAE 16, etc.).
- Vi har kunniga och lyhörda experter som förstår projektplaneringsprogramvaran utan och innan.
Programvara för projektplanering Gratis vs. betald
Ekonomer påpekar gärna att "det finns ingen gratis lunch". På företagsnivå finns det inte heller någon gratis programvara för projektplanering. En så kallad kostnadsfri lösning som erbjuds gratis kan helt enkelt inte göra allt det som företagen behöver. Inom några veckor, dagar, timmar eller kanske till och med minuter efter implementeringen kommer teamet i stället för klarhet att möta förvirring, konflikter och kaos - och det kommer att vara omöjligt att driva produktivitet, anpassningsförmåga och synlighet.
Slutsats
Oavsett om målet är att planera ett programvaruprojekt, ett byggprojekt, ett marknadsföringsprojekt, ett teknikprojekt - eller något annat i affärslandskapet - kan man inte underskatta betydelsen av en exceptionell programvara för projektplanering. Genom att fokusera på lösningar som främjar produktivitet, synlighet och anpassningsförmåga - och undvika de lösningar som inte gör det - kan man se till att företagen gör ett val som är givande i stället för beklagligt.
Om beslutsfattarna väljer att fira sitt kloka val genom att glädja sina kollegor med en livlig tolkning av "My Way" är helt och hållet ett personligt val - även om det kanske inte är den bästa idén (åtminstone inte utan några sånglektioner och omfattande varningar).
