Det finns många saker som gör projektledning svårare, mer riskfylld och (mycket) mer stressig än vad den behöver vara. Jag har en mental lista över saker som jag gärna skulle kunna leva utan. Du har säkert också en sådan. Det är troligt att våra listor är mycket lika varandra.
Det finns dock något som är mer irriterande, outhärdligt och hotfullt för projektledarens förnuft och projektledare framgång än något annat.
Det här är farligare än att försöka dela på projektpersonal med en kortsiktig chef som inte är bra på att samarbeta med andra.
Det här är mer skrämmande än att en projektsponsor skickar ett mejl till dig klockan 5:30am och börjar samtalet med: "Jag hade just en otroligt levande dröm om vad vi borde börja göra i projektet..."
Det här är mer outhärdligt än att få veta att din robusta programvara för projektledning online består av: e-post, kalkylblad, och att du är välkommen att använda whiteboardtavlan i konferensrummet om du vill (se bara till att du raderar den när du är klar).
Vad är då denna fruktansvärda sak?
Jag väntar tills du har tagit bort alla barn från rummet. Det är bättre att be alla med svagt hjärta att också gå.
Nu är det dags: Det är en envis tro att projektplanering är ett projektledningssteg. Jag, och alla projektledare som har upplevt den skada som denna galna myt har orsakat, försäkrar dig att det inte är det.
Det vill säga, projektplanering är inte ett steg som kommer efter "projektstart" eller "sammansättning av projektgruppen" eller något annat. Det är inte ett linjärt stopp på projektledningens berg- och dalbana. Varför? Det finns två skäl som är så värdefulla att de bör vara bekräftelser som hälsar dig varje morgon och innan du går och lägger dig på kvällen:
1. En trovärdig dos av projektplanering måste äga rum INNAN projektet ens börjar kalla sig för ett projekt.
Och med "trovärdig" menar jag att de viktigaste intressenterna måste anstränga sig för att se till att projektet behöver existera, att det har en god chans att överleva om/när det existerar och att det finns stödsystem på plats för att hålla vinsterna (dvs. projektets produkt) vid liv efter att projektet har upphört att existera.
Om denna trovärdiga mängd planering inte görs innan projektet börjar ta sina första steg (dvs. ), kan konsekvenserna bli allvarliga och är ofta allvarliga. Det är mycket bättre - läs: billigare, enklare, säkrare och lyckligare - att göra denna inledande planering i ett så tidigt skede som möjligt än att försöka anpassa den i ett befintligt projekt.
Naturligtvis har du inte alla detaljer du behöver för att utveckla en solid projektplan - och det är inte det du gör. Du känner snarare av projektets "fyra hörn". När du har en allmän uppfattning om var de är (och att det finns fyra hörn) är du redo att gå in i dina älskade projektledningssteg.
2. Projektplanering måste ske under hela projektet.
Återigen återkommer vi till den felaktiga tron att projektplanering är ett steg. Den här idén är snygg och prydlig, och det är roligt att ta ett stort, tjockt rött märke och sätta ett jättestort "X" genom orden "projektledningsplan" på en att-göra-lista. Tyvärr är verkligheten inte så bekväm. Åtminstone inte inom projektledning.
Planeringen är snarare ett kontinuerligt åtagande som måste integreras i hela projektet. Saker och ting förändras. Möjligheter uppstår. Det gör även riskerna. Projekt som överlever inom ramen för omfattning, budget och tid (dvs. mindre än 10% av dem!) är tillräckligt flexibla för att kunna reagera på oundvikliga förändringar. Om du tror att projektplaneringen är "klar" och ligger i en fil eller en anteckningsbok, kan du inte anpassa dig - eftersom du är låst i din plan.
Med dessa två punkter sagt, låt oss undvika att skapa ett nytt missförstånd: att du inte behöver ha en omfattande projektplan. Ja, det är klart att det krävs. Rådet här är alltså inte att avskaffa en projektplan. Det är att projektplanering, som koncept och som aktivitet, inte passar in i ett "steg". Man kan hävda att man aldrig är klar med planeringen förrän projektet är avslutat (och precis som i vissa skräckfilmer måste man verkligen försäkra sig om att det är avslutat innan man antar att det är avslutat...).
Så nästa gång du stöter på en snygg och prydlig projektmetodik som antyder, eller ibland till och med hävdar, att projektplanering är ett steg som kommer någonstans efter projektstart och före projektavslutningen, ta ett djupt andetag, krama ihop din stressboll och kom ihåg den vishet som du har vunnit i kampen ovan: Ja, projektplanering är en viktig del av ett projekt. Ja, det finns en konkret sak som kallas projektplan och som kommer att läggas in i din programvara för projekthantering. Men projektplanering är inte ett steg, och du är aldrig klar.
(Och när du ändå är proaktiv är det kanske dags att beställa fler stressbollar.)
