Om kaos i arbetsytan hindrar ditt team från att uppnå målen och du letar efter ett sätt att planera och hantera ditt team med mindre tid och energi kan den strömlinjeformade enkelheten i ett Gantt-diagram vara svaret för dig. Låt oss ta en titt på de grundläggande sätten du kan börja hantera information och hjälpa dina projekt att löpa smidigare.
Det första steget är naturligtvis planeringen.
Start by outlining project goals and deliverables. Those deliverables can then be broken down into a hierarchy of activities—that’s where a Gantt chart comes in. By breaking them
up into smaller, more manageable tasks, you’re allowing your team to have a clear picture of what the end result should look like and how to get there, together.
Genom att konsolidera dina uppgifter i ett Gantt-diagram får du en överblick över helheten (vilket är mycket praktiskt för dig som projekt- eller programledare) och en tydlig uppställning av varje uppgift som dina teammedlemmar förväntas slutföra. Alla vet vad som händer hela tiden, vilket är avgörande för att hålla saker och ting organiserade och lugna.
Därefter är det dags att tänka utanför boxen när det gäller kommunikationsverktyg.
E-post och telefonsamtal har länge varit pelarna för kommunikation på arbetsplatsen, men om du tar ett steg tillbaka inser du att de inte är de mest effektiva och samarbetsvänliga verktygen. När lät du senast en kollega läsa din inkorg för att hitta information som han behövde? Har du spelat in och delat med dig av några av dina samtal nyligen? Är du någon som kan komma ihåg varje detalj från ett telefonsamtal som du hade för två veckor sedan? Förhoppningsvis kan du se när du försöker besvara dessa frågor att e-post och telefonkommunikation inte alls är ett samarbete, och det kan vara svårt att dra nödvändig information från en konversation som ägde rum för flera veckor sedan eller en e-posttråd som sedan dess har begravts under 200 andra konversationer. Låter det bekant? Det kan vara dags att byta växel.
Slutligen måste du kunna hantera arbetsbelastningen för ditt team.
Det är här som fågelperspektivet som jag nämnde är särskilt användbart. När någon är antingen överarbetad eller underarbetad är det ditt jobb som projektledare att omfördela och omorganisera. För att göra detta måste du ha insyn i allas arbetsbelastning. Ett Gantt-diagram kan ge dig den insynen.
Även om dessa tips är en utmärkt utgångspunkt finns det mer att upptäcka om hur man bäst leder ett samarbetande team (särskilt om det är första gången du arbetar som projektledare). Kolla in whitepaper, How to Work Smarter, Not Harder, för att lära dig mer om hur du kan bekämpa kaos på arbetsplatsen, och lämna en kommentar för att berätta vad som fungerar för dig.
Få tillgång till Survival Guide for Successful Collaborative Work Management. Den innehåller sju praktiska sätt att bekämpa kaos på arbetsplatsen.
Bidragsgivare till innehållet: Rositsa Gencheva
