How to Write a Project Plan

Abraham Lincoln sade: Lincoln Lincoln sade: "Ge mig sex timmar att hugga ner ett träd, och jag kommer att ägna de första fyra timmarna åt att vässa yxan." Och Yogi Berra delade med sig av: "Om du inte vet vart du är på väg, kommer du att hamna någon annanstans." Sensmoralen i dessa kloka uttalanden är enkel, tydlig och tidlös: att investera tid, kraft och andra nödvändiga resurser i planering är aldrig ett misstag. Tvärtom är det en väg till framgång. Det är därför som att lära sig skriva en projektplan kan vara den mest kritiska färdighet som en projektledare kan utveckla.

Vad bör ingå i en projektplan?

Det första och viktigaste att klargöra är att en projektplan är en integrerad samling av flera delplaner. Eftersom Project management Institute påpekar i sin kunskapsöversikt om projektledning (6th Edition) finns det i ett typiskt projekt nio delplaner som tillsammans utgör den övergripande projektplanen:

Plan för hantering av omfattningen: riktlinjer, förfaranden och dokument som rör hur omfattningen kommer att definieras, bekräftas och förvaltas under hela projektet.
Plan för hantering av tidsplanen : riktlinjer, förfaranden och dokument som rör hur tidsplanen kommer att skapas, genomföras och kontrolleras under hela projektet.
Plan för kostnadsförvaltning : riktlinjer, förfaranden och dokument som rör hur kostnaderna kommer att uppskattas, budgeteras, förvaltas, övervakas och kontrolleras under hela projektet.
Plan för kvalitetsstyrning : riktlinjer, förfaranden och dokument som rör hur kvalitet och efterlevnad kommer att påvisas, förvaltas och bekräftas under hela projektet.
Resurshanteringsplan : riktlinjer, förfaranden och dokument som rör hur resurserna (både teamet och de fysiska resurserna) kommer att uppskattas, erhållas, förvaltas, fördelas och kontrolleras under hela projektet.
Plan för hantering av kommunikation : riktlinjer, förfaranden och dokument som rör hur alla relevanta interna och externa intressenter kommer att engageras under hela projektet.
Riskhanteringsplan : policyer, förfaranden och dokument som rör hur risker identifieras, analyseras, prioriteras och hanteras under hela projektet.
Förvaltningsplan för upphandling : policyer, förfaranden och dokument som rör vad, hur och när varor och tjänster från antingen den utförande organisationen eller utanför projektet (externa källor) kommer att förvärvas.
Plan för engagemang av intressenter : riktlinjer, förfaranden och dokument som rör hur intressenterna kommer att engageras, baserat på deras förväntningar och påverkan, under hela projektet.

Ytterligare överväganden

När du lär dig hur man skriver en projektplan är det viktigt att tänka på två viktiga saker:

Den första är att dessa nio delplaner, som utgör den övergripande projektplanen, inte existerar isolerade. De är snarare integrerade och holistiska. När projektledaren utarbetar planen för inköpshantering kan han eller hon till exempel komma fram till att det är lämpligare att köpa en utrustning som behövs för projektet från en extern källa, i stället för att låna den från en annan avdelning inom organisationen som för närvarande använder den. cost management plan kan dock ha en policy som säger att resurser som finns inom organisationen inte kan anskaffas från externa källor.

I den här typen av scenario måste projektledaren använda sitt professionella omdöme för att avgöra hur han eller hon ska gå vidare. Hon kan eskalera frågan till en projektledare eller sponsor och begära ett undantag från upphandlingspolicyn. Eller så kan hon besluta att låna den nödvändiga utrustningen från organisationen, men förlänga schemat för att ta hänsyn till att den inte är omedelbart tillgänglig. Oavsett vilket alternativ som väljs måste hon dokumentera beslutet och visa att det baserades på bästa tillgängliga information vid tidpunkten.

Den andra saken att tänka på när man lär sig hur man skriver en projektplan är att dessa nio delplaner inte är statiska. De måste uppdateras under hela projektet, antingen vid behov eller vid förutbestämda tidpunkter.

Vad är en mall för projektplan?

Projektplansmallar hjälper projektledare att spara tid och arbete genom att fylla en ny plan i förväg med uppgifter, milstolpar, ömsesidiga beroenden, resurser, budgetar och så vidare. Mallar kan härröra från ett befintligt projekt eller vara färdiga.

Naturligtvis är inte två projekt 100 procent identiska. Även om mallar för projektplaner är praktiska ersätter de inte behovet av en robust, datadriven projektplanering . Under den vecka, de månader eller de år som förflyter mellan ett gammalt projekt och ett nytt kan till exempel kostnaden för tillgången på resurser ha förändrats, nya risker eller bestämmelser kan ha dykt upp, intressenternas förväntningar kan ha förändrats och så vidare. Även om det är bra med färdiga mallar är det alltid nödvändigt med en viss grad av anpassning.

Hur skriver du en projektplan som är framgångsrik och inte svår?

Det finns ingen enda etablerad formel för att skapa en projektplan. Det är inte bara olika organisationer som har olika tillvägagångssätt, utan även avdelningar och team inom organisationer har vanligtvis sina egna preferenser och paradigmer. Och eftersom dessa avdelningar och team ständigt förändras kan det hända att en metod för hur man skriver en projektplan som fungerade tidigare inte längre gäller.

I allmänhet finns det dock några viktiga bästa metoder för projektplanering som alla organisationer och projektledare bör ta till sig, bland annat:

När det är möjligt och praktiskt genomförbart bör du använda en "bottom-up"-metod där gruppmedlemmarna hjälper till att bestämma uppgiftsfördelning, uppskattningar av varaktighet och andra aspekter av projektplanen.
Ställ in S.M.A.R.T.-mål för laget. Detta är en akronym som garanterar att målen är specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna.
Underskatta inte den avgörande betydelsen av en omfattande riskhanteringsplan! Även om det kan finnas ett stort tryck på att lansera projektet och börja gå framåt, kan det leda till stora problem om man inte identifierar, analyserar, prioriterar och dokumenterar riskerna - och lika viktigt är att se till att alla relevanta intressenter är medvetna om riskerna och accepterar dem. Som J.R.R. Tolkien varnade: "Det går inte att låta en levande drake stå utanför dina beräkningar om du bor i närheten av en sådan".
Rätt programvara för portfölj- och projektledning är avgörande för en effektiv och ändamålsenlig projektplanering. Leta efter en lösning som: är molnbaserad, har flera färdiga mallar för olika användningsområden (t.ex. ) och har en uppsättning samarbetsverktyg för att hjälpa interna och externa intressenter att dela idéer om planen och hålla sig informerade när projektet utvecklas.

Det sista ordet om hur man skriver en projektplan

Att skriva en projektplan är både en vetenskap och en konst. Den förstnämnda eftersom det finns vissa grundläggande överväganden och bästa praxis. Det senare eftersom ingen projektplan är den andra lik, och ju mer erfarenhet projektledarna (och andra som deltar i planeringsprocessen) får, desto bättre och säkrare blir de.